Этика и этикет делового общения

8. Если вам для работы обязательно нужны горы бумаг, устройте аккуратно прибранную приемную для посетителей, а текущую работу делайте в другой комнате. Если ваш кабинет маленький или вы имеете стол в общем отделе, заведите себе выдвижной «мусорный ящик», в который будете прятать все бумаги, как только к вам придет посетитель.

9. Номера телефонов и документов, которые доверили лично вам, храните так, чтобы их нечаянно не смог прочесть другой работник фирмы или посетитель.

10. Если можно, не пользуйтесь телефоном со встроенным микрофоном. Если вы вынуждены воспользоваться громкоговорителем, объясните вслух, что заставило вас прибегнуть к его помощи.

Создавая  удобства для профессиональной деятельности, не забывайте об отдыхе, так любая работа требует переключения.

Отдыхая от работы, постройтесь восстановить собственный психологический комфорт. Для этого необходимо, чтобы стены  офиса, шторы на окнах, цветы, картины  или гравюры на стенах помогли  создать соответствующую атмосферу. Например, содержание предметов изобразительного искусства не должно провоцировать агрессивное настроение или уныние. В большинстве случаев рекомендуется украшать пейзажами, натюрмортами, которые создают покой и уравновешенность.

Цветы являются прекрасным украшением служебных помещений, поскольку они не только украшают, но и создают неформальную обстановку, смягчают психологическую напряженность. Предпочтение отдается крупнолистым цветам и небольшим вечнозеленым деревьям в кадках из дерева или керамики, стоящих на полу.

Пол в  служебном помещении в последнее  время стали делать из плитки, которая  преобладает в холлах и коридорах. Паркетный пол выстилают в  кабинетах менеджеров высокого ранга  или в парадных служебных помещениях. Во всех других случаях используют стандартное напольное покрытие, например ковролин. Значительно реже используется линолеум.

Мебель  в офисе должна быть удобной, не громоздкой и выдержанной в одном стиле.

В современном  деловом мире принято оборудовать  рабочие помещения организации современной стандартной, часто изысканной мебелью. Стены служебных помещений принято красить или оклевать обоями светлых нейтральных тонов, например светло-серыми, бежевыми и т.п. Украшением стен может служить лицензия, диплом или другой документ, который является свидетельством о высоком уровне исполнения служебных обязанностей или о реализации направлений деятельности. Кроме того, при художественном оформлении рабочего помещения не следует забывать о психологическом влиянии «цветового климата» на настроение человека.

Неуместно украшать служебное помещение или  отдельное рабочее место различными картинками (открытками), наклеенными  на стену. Недопустимым считается держать  в офисе предметы личного характера (например, мелкие фигурки, фотографии своей семьи и т.п.). Следует помнить, что украшение кабинетов или индивидуального рабочего места должно сводится к минимуму, поскольку в служебных помещениях необходимо соблюдать официальность обстановки.

Но главным  украшением фирмы, создающим ее профессиональный имидж, являются люди, умеющие так организовать общение с клиентами и партнерами, что оно становится приятным и радостным 

              

                       2.3 Сувениры и подарки в деловой сфере

Как вручать  подарки, как их принимать, когда, что  и как дарить? Эти вопросы неоднократно вставали перед нами с приближением различных праздников.

Что же такое подарок? Подарок - это то, что дарят, это знак внимания, который радует. Согревает тех, кому он предназначен. Главное в подарке, чтобы он был сделан искренне. Подарок в определенной мере является показателем ума, щедрости, расточительности или скудности, тщеславия, юмора, вкуса или безвкусицы. Покупку подарка нельзя рассматривать как обременительную обязанность или как очередную денежную трату. Лучше не забывать о намерении сделать приятное, но не ждать за это щедрую компенсацию.

Приходя в дом, даже если речь идет не о дне  рождения или юбилее, гость должен не забыть оказать внимание хозяевам. Ведь букет цветов хозяйке дома, матери или возлюбленной - это проявление внимания, которое превращает будни  в праздник.

Работа  и подарок. Подарки могут делать: сотрудник - сотруднику; коллеги - сотруднику; сотрудники - руководителю (начальнику); руководитель - секретарю; фирма - сотрудникам; фирма - фирме. Нередко мы сталкиваемся с проблемой, что же подарить сослуживцу. В большинстве случаев подарок оказывается безликим, бесполезным, сделанным не от души, а по обязанности, так как в основе его приобретения лежит собранная сумма. Как известно, сбор денег на работе для подарка является принудительной традицией. Иногда практикуют сбор денег раз в месяц или сразу на весь год.

Конечно, оказать сослуживцу знак внимания - дело хорошее. Однако чаще всего это  воспринимается не как подарок от коллег, а как купленная на твои же деньги совершенно ненужная вещица. Часть сотрудников рассматривают  эту процедуру как постоянное посягательство на их кошелек и участвуют в ней только для того, чтобы не противопоставлять себя коллективу. Лучше отказаться от крупных систематических сборов на подарки, за исключением тех случаев, когда у коллеги произошло важное событие (рождение ребенка, свадьба, юбилей), и его товарищи по работе, собрав деньги, хотят преподнести неожиданный и приятный подарок.

Подарок не должен быть дорогим, т.к. человек, получающий подарок. Чувствует себя обязанным  ответить тем же. Если же подарок  превышает его возможности, это может поставить человека в неловкое положение. Привилегией делать дорогие подарки обладают только близкие люди.

Следует также помнить, что молодым мужчинам и девушкам не принято дарить друг другу предметы туалета. Не вызовет  восторг и подарок, намекающий на необходимость выполнения какой-либо работы, доставляющей мало удовольствия.

Все другие подарки вручают в упакованном  виде. Нежелательно, чтобы упаковка создавала ощущение праздничности, поэтому нельзя для этой цели использовать газету. Вручение подарка сопровождается теплыми словами, а в знак уважения или особого внимания подарок вручают двумя руками с легким поклоном (исключение - мелкие предметы). Принимают подарок также двумя руками.

Получивший  подарок должен сразу распаковать его и поблагодарить за доставленную радость, даже если это третий по счету одинаковый подарок. Если же подарок вручается в торжественной обстановке, например на собрании коллектива, распаковывать подарок не следует.

Если  у человека состоятельного все есть, подарите ему цветы (молодому человеку цветы не дарят), коробку дорогих конфет и хорошее вино. Однако помните, что спиртные напитки должны быть в фирменной картонной коробке. Женщине не принято дарить крепкие спиртные напитки. Приняв в подарок конфеты, угостите ими всех присутствующих.

Отказываться  от подарка неприлично, если только это действительно подарок, а  не взятка, или вы считаете его настолько  дорогим, что будете чувствовать  себя должником.

В деловой  сфере часто приходится обмениваться подарками и сувенирами, поскольку это свидетельствует о хороших взаимоотношениях, способствует улучшению деловых связей. Отметим, что основная цель сувенира - напоминание о какой-либо встречи или событии.

В деловой  практике принято дарить подарки  по случаю: юбилейной даты в деловой жизни сотрудников; значительных дат (или юбилейных) в жизни организации (фирмы); общепринятых праздников (Новый год, Рождество и т.п.) и в других случаях. Однако помните: если приходится дарить подарок по случаю деловой встречи с зарубежными партнерами, то первыми подарки преподносят представители принимающей организации.

В качестве подарков принято преподносить: записные книжки, деловые календари, авторучки, пепельницы, зажигалки и другие предметы, как правило, используемые в офисе. Хорошим подарком считается гравюра, книга подарочного издания, небольшая  картина. При этом важно, чтобы подарок соответствовал интересам того сотрудника, которому он предназначен. Если подарок от фирмы, то он должен быть украшен монограммой фирмы или дарственной подписью.

В особо  торжественных случаях к подарку  прикладывается «адрес», т.е. текст - поздравление, подписанный коллегами или руководителем фирмы.

Не рекомендуется  дарить личные вещи: губную помаду, духи, галстук и т.п. Справочные пособия  всего мира напоминают: не следует  дарить часы (в этом случае западная и восточная культура солидарны).

В мировой  деловой практике вопрос о стоимости  презента, преподнесенного сотруднику организации в знак внимания или  благодарности решен так: его  цена не должна превышать 20 долл. США. Некоторые  фирмы запада позволяют своим  сотрудникам принимать подарки  «со стороны на сумму не более 50 долл. США.

В последнее  время в документах по регламентации  протокольных дел фирмы появилось  указание о том, что в случае получения  подарка высокой стоимости сотрудник  не должен возвращать его дарителю, а обязан передать в казначейский отдел фирмы, оформив акт передачи.

Подарок, предназначенный для дарения  на деловых встречах, носящих международный  характер, должен соответствовать национальным и культурным традициям стран - участниц деловой встречи. Поэтому в современном  деловом мире каждая фирма должна иметь протокольную группу, хорошо знающую нормы делового этикета и способную оказать консультацию по вопросам национальной этики. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3 ПРАКТИЧЕСКОЕ  ПРИМЕНЕНИЕ ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ И  ЭТИКЕТА НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

3.1 Кодекс профессиональной этики работников Санкт-Петербургской торгово-промышленной палаты (фрагменты)

                                     1 .общие положения

1.1 В  Кодексе обобщены нормы профессиональной  этики работников Санкт-Петербургской  торгово-промышленной Палаты (далее - Палата). Под работниками Палаты в настоящем Кодексе понимается любая организация, которой Палата оказывает услуги.

1.2 Соблюдение  общечеловеческих и профессиональных  этических норм является непременной  обязанностью и высшим долгом  каждого работника Палаты.

1.3 Соблюдение  профессиональных этических норм  гарантируется высокими моральными  качествами и профессиональной  ответственностью работников Палаты, объективной необходимостью поддерживать  в общественном мнении уважение  и доверие к Палате.

1.4 Каждый работник Палаты знакомится с настоящим Кодексом и заявляет о своем согласии соблюдать Кодекс.

1.5 Нарушители  этических норм, приведенных в  настоящем Кодексе, проявляют  неуважение к членам Палаты  и самой Палате и наносят  им моральный и материальный  ущерб. По отношению к нарушителям этических норм руководство Палаты принимает необходимые меры.

1.6 Каждый  штатный работник Палаты, подвергшийся  критике своих коллег по поводу  нарушения норм профессиональной  этики, имеет право на объективное  публичное расследование допущенных отступлений от норм, предусмотренных настоящим Кодексом. По желанию конкретного нарушителя расследование может проводиться конфиденциально.

2. общепринятые  моральные нормы и принципы

Работники Палаты:

2.1 обязаны  придерживаться общечеловеческих моральных правил и нравственных норм в своих делах;

2.2 руководствуются  в своих действиях общечеловеческим  правилом «Старайся не делать  другим того, что не хотел бы, чтобы сделали тебе».

2.3 соблюдают  правила и нормы общей морали:

а) правдивость  и честность в делах;

б) внимательность, вежливость и простота в общении  с другими людьми;

в) самостоятельность  и объективность в суждениях  и выводах.

3. объективность  и внимательность работника палаты

3.1 Объективной  основой для выводов, рекомендаций  и заключений работника Палаты может быть только достаточный объем требуемой информации. Работники Палаты не должны представлять факты сознательно не точно или предвзято.

3.2 Оказывая  услуги, работники Палаты обязаны  объективно рассматривать все  возникающие ситуации и реальные факты, не допускать, чтобы личная предвзятость, предрассудки либо давление со стороны могли сказаться на объективности их суждений.

3.3 При  оказании услуг работники Палаты  обязаны проявлять максимальное  внимание. Работники Палаты должны  внимательно и серьезно относиться к своим обязанностям, соблюдению предъявляемых требований, планированию своей работы, контролю за работой подчиненных.

4 независимость  работника палаты

4.1 Работники  Палаты, занимающиеся оказанием  услуг по экспертизе других  услуг, где требуется их независимость от организации-заказчика, обязаны отказаться от оказания услуг, если имеются обоснованные сомнения в их независимости от организации-заказчика и ее должностных лиц во всех отношениях. Независимость работника Палаты в контексте данного раздела рассматривается как по формальным, так и по фактическим обстоятельствам.