Разработка руководства пользователю базой данных

    Далее мы выбираем необходимые поля. Для  этого дважды необходимо щелкнуть по ним, и они появятся в поле запроса.

    Если  создаем запрос на выборку, то необходимо записать условие выборки в строке «Условие отбора». Например, буду искать данные по номеру договора. Для этого в столбце № договора в строке «Условие отбора» пишу следующее: [введите параметр].

     

Рисунок 13 – Создание запроса на выборку

     При запуске данного запроса пользователю выведется окошко вида:

Рисунок 14 – Диалоговое окно ввода № договора

    Введя данные, и нажав OK, запрос будет выполнен:

Рисунок 15 – Таблица с данными по выполненному запросу

3.2 Разработка отчетов средствами Access

    Отчеты  служат для представления данных по формам, запросам более наглядно. Отчеты можно как просматривать на мониторе так и распечатать на бумажный носитель.

    Создание  отчета начинается с того, что необходимо перейти   на вкладку «Отчеты» и выбрать «Создание отчетов  с помощью мастера». Далее выбирать таблицу/запрос,  на основе которой будет строиться отчет. Выбирать поля необходимые для отчета.

Рисунок 16 – Создание отчета с помощью мастера

    На  следующем шаге, если нужно, выбираем уровни группировки.

    Уровни  группировки необходимы для группировки  вывода данных по определенным значениям. Например, в алфавитном порядке, по первой букве, по дате (по месяцам, годам и т.п.). Для того чтобы создать уровень группировки необходимо дважды щелкнуть по тому полю, по которому будем группировать.

Рисунок 17 – Добавление уровней группировки

    Интервалы группировки для разных значений разные.

    После того, как выбрали условие группировки, выбираем порядок сортировки: по убыванию либо же по возрастанию выбранного поля.

Рисунок 18 – Выбор порядка сортировки

     На  следующем шаге выбираем вид отчета, его стиль.

Рисунок 19 – Выбор макета для отчета

Рисунок 20 – Выбор стиля отчета

На последнем  шаге указываем имя отчета и нажимаем готово.

Рисунок 21 – Просмотр отчета «Договора»

    Для создания сложных отчетов открываем  отчет в конструкторе и на панели элементов выбираем «Подчиненная форма/отчет». Указываем отчет, который нам необходим и сохраняем.

    Обязательным  условием правильной работы отчета и  взаимодействия связанных отчетов  является то, что они должны быть связаны между собой связью.

    При создании отчетов пользователь может  сам выбирать вид отчета, расположение в нем полей и данных, редактировать так, как ему удобнее.  
4. Разработка руководства пользователю базой данных

    Разработка  поможет и объяснит пользователю, как правильно работать с программой, как происходят процессы обработки  данных. 

    

1. Назначение  и возможности  базы данных

    Разработанная мной АСУ «Страховая компания» предназначена для ведения учета договоров по страхованию.  Она должна наглядно показывать сведения о клиентах страховой компании, о договорах, заключенных с клиентами, об объектах страхования, о суммах страховых выплат по договорам, а так же о сотрудниках страховой компании.

    Возможности базы не заканчиваются на наглядном предоставлении информации. Она также защищена от несанкционированного доступа, содержит справочную систему. В базе данных содержится главная кнопочная форма, которая позволяет быстро без лишних действий перейти к основным формам и отчетами.

    Предусмотрена возможность вывода отчетов на печать. 

4.2. Правила и порядок  работы с базой  данных

    Для того чтобы начать работу с базой  данных необходимо запустить приложение под именем «Страховая компания.mdb». На вопрос о блокировке небезопасных выражений ответить «нет», а потом «открыть».

    При открытии АСУ «Страховая компания» появляется заставка главной формы базы данных:

    

    Рисунок 22 – Главная форма базы данных «Страховая компания»

    Форма имеет два блока кнопок: Сведения о компании и печать отчетов. При  нажатии на кнопку любого из отчетов (Договора, Клиенты, Работа сотрудников, Прошлый год), он отправляется на печать. В следующем блоке есть следующие кнопки: Сотрудники, Клиенты, Страховые выплаты, Окно базы данных.

    При нажатии на кнопку «Сотрудники» открывается  форма для просмотра сотрудников  страховой компании: 

    

    Рисунок 23 – Форма Сотрудники базы данных «Страховая компания»

    При нажатии на кнопку «Клиенты» открывается форма для просмотра клиентов страховой компании:

    

    Рисунок 24 – Форма Клиенты базы данных «Страховая компания»

    При нажатии на кнопку «Страховые выплаты» открывается окно для просмотра  выплат клиентам страховой компании:

    

    Рисунок 25 – Форма Страховые выплаты базы данных «Страховая компания»

    По  нажатию на кнопку «Окно базы данных» открывается окно базы данных страховой компании, в котором можно просматривать и редактировать информацию о компании и ее объектах:

    

    Рисунок 26 – Окно базы данных «Страховая компания»

    Так же на главной форме присутствует кнопка выхода, по нажатию на которую  мы выходим из приложения.

    Для вызова справки по каждой форме достаточно нажать клавишу F1.

    При запуске приложения мы так же можем увидеть специальную панель, благодаря которой мы можем работать с таблицами, формами, запросами и отчетами страховой компании. 

 

    Заключение:

    В результате проделанной работы мною была разработана автоматизированная система управления «Страховая компания» соответствующая всем требованиям задания. Программа автоматизирует труд страховщика и организует  надежное хранение и обработку данных.

    Актуальность  разработанной АСУ «Страховая компания» заключается в следующем:

• приложение «Страховая компания» представляет собой программу для управления базой данных;
• программа автоматизирует труд оператора ПЭВМ: автоматически заносит вводимые пользователем данные в таблицы базы данных, изменяет структуру таблиц (добавление/удаление записей);
• при использовании программы значительно снижается трудоёмкость ведения базы данных взятых и оставшихся книг.

    АСУ «Страховая» может быть использована в различных страховых компаниях.

    Для использования программы не требуется  очень мощного компьютера. Необходимостью является установка на компьютере Microsoft Office с Microsoft Access.

 

       Список используемой литературы 

    

1. Антонов Г. TeachPro MS Access 2003./ Г. Антонов. – М.: ММТиДО, 2006. —  424 с.: ил.
2. Бакаревич Ю. Б. Самоучитель Microsoft Access 2002. / Ю.Б. Бакаревич. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 328 с.: ил.
3. Голицина О. Л. Базы данных. / О. Л. Голицина. – М.: Форум, 2003. – 457 с.: ил.
4. Дубнов П.Ю. Access 2000. Проектирование баз данных/ П.Ю. Дубнов–М.: «ДМК», 2000 – 272 с.: ил. – Алфавитный указ.: с.268-271
5. Каратыгин С.А. Access 2000: Руководство пользователя с примерами/ С.А. Каратыгин – М.: «Лаборатория Базовых Знаний», 2000 – 376 с.: ил.
6. Михеева В., Харитонова И. Microsoft Access 2003/ В. Михеева, И. Харитонова – СПб.: «БХВ-Петербург», 2004 – 1072с.
7. Хоменко А.Д. Базы данных. Учебник для высших учебных заведений./ А.Д. Хоменко. – Спб.: Корона принт, 2004. – 736 с.