Разработка руководства пользователю базой данных

    

     Рисунок 6 – Создание связей между таблицами

    В этом окне ставятся галочки в «Обеспечение целостности данных», а также  «каскадное обновление (удаление) связанных полей (записей)». В этом же окне отображается установившаяся связь. В нашем случае связь один-ко-многим. Для завершения необходимо нажать ОК. После этого между таблицами нарисуется линия, на одном конце которой будет 1, а на другом знак бесконечности (много).

    Если  выбрать первую опцию «Каскадное обновление связанных полей», то при  изменении значения ключевого поля в ключевой таблице Access автоматически обновит значения этого поля для соответствующих записей во всех связанных таблицах.

    Если  выбрать «Каскадное удаление связанных записей», то при удалении одной записи в ключевой таблице приведет к удалению тех записей со стороны «много», которые имеют такое же значение ключа.

Рисунок 7 – Схема связей таблиц базы данных «Страховая компания» 

    

2. Заполнение  таблиц средствами Access

    Заполнить базу данных данными можно с помощью  уже созданных таблиц (однако это  не очень удобно) или с помощью  специально созданных форм (более удобно для восприятия пользователем). Поэтому для заполнения базы данных информацией, необходимо дополнительно создать формы для необходимых таблиц и, в случае необходимости, дополнительные элементы управления.

     Для того чтобы начать заполнять созданную  таблицу необходимо на вкладке «Таблицы»  дважды щелкнуть по таблице или же выделить таблицу правой клавишей мыши и выбрать «Открыть». Перемещаться по записям можно как с помощью мыши, так и с помощью клавиш-указателей.

     Открыв  таблицу можно не только ее просмотреть, но и отредактировать. Для того чтобы  удалить определенную запись необходимо выделить ее и нажать delete или правой клавишей мыши и выбрать удалить запись. Запись удалится, а стоящие после нее записи займут ее место.

     Для добавления записей необходимо установить курсор мыши в необходимое поле и начать ввод. Если же необходимо добавить запись, то нужно выделить строку, перед которой должна будет появиться наша запись, нажать правой клавишей мыши и выбрать «добавить строку». В появившейся пустой строке необходимо ввести данные.

     Для заполнения записей также часто  используется «Мастер подстановок», который облегчает ввод данных. Он может содержать данные как другой таблицы или запроса, так и фиксированные значения.

     Для того чтобы использовать мастер подстановок  для заполнения таблиц необходимо в графе «Тип данных» выбрать мастер подстановок. Первое диалоговое окно предлагает выбрать источник формирования списка: на основе таблиц/запросов или фиксированного набора значений. Выбираем первое. Далее необходимо выбрать таблицу или запрос являющуюся источником. Потом выбираем доступные поля, значения которых будут в списке. После всего этого нажимаем «Готово».

     При заполнении таблиц иногда разработчику может не понравится порядок следования записей (столбцов). Для изменения  порядка необходимо открыть таблицу, выделить поля которые необходимо переместить  и перетянуть их на необходимое место. Сохранить изменения.

    Также в процессе заполнения можно изменить тип данных, связь и т.п. Но это  может привести к потере данных. СУБД Access автоматически выдает предупреждение об этом. Для того чтобы не потерять данные необходимо сделать резервную копию базы данных.

 

3. Создание базы данных

    Создание  базы данных включает в себя создание форм, запросов, отчетов, макросов которые  будут помогать пользователю быстрее  «перемещаться» между данными базы данных и находить именно то, что  необходимо. 

    

1. Разработка  форм и запросов средствами Access

    Формы являются основным средством организации  интерфейса пользователя в приложениях Access. Хорошо разработанные формы позволяют работать с приложение даже тем людям, которые не подготовлены для этого.

    Формы создаются для ввода и редактирования данных, позволяют более наглядно представить информацию пользователю.

    Создать формы можно двумя способами:

• С помощью конструктора;
• С помощью мастера.

Разработка  форм с помощью  мастера

    Для создания формы в режиме мастера необходимо перейти на вкладку «Формы» и выбрать «Создание формы с помощью мастера». Появится диалоговое окно, которое предлагает выбор таблицы или запроса на основе которой будет строиться форма. Выбираем необходимую форму, выбираем доступные поля и жмем «Далее».

    Для того чтобы поля и перенести их в выбранные поля необходимо нажать либо > - перенос одного поля, либо >> - перенос всех полей.

    На  следующем шаге выбираем внешний  вид формы. Внешний вид может  быть следующим:

• В один столбец: все поля располагаются в один или несколько столбцов.
• Ленточный: все поля располагаются в строку. Название полей расположено сверху, как в таблице, но каждое значение имеет собственное поле для просмотра.
• Выровненный;
• Табличный: аналогична ленточной, но каждая запись в такой форме находится на отдельной странице.
• Сводная таблица: используется Microsoft Excel для создания объекта сводной таблицы, и Microsoft Access для создания формы.
• Сводная диаграмма: данные представлены в виде диаграммы.

     Далее выбираем стиль формы: диффузный, камень, международный, наждачная бумага, официальный, промышленный, рисовая бумага, рисунок Суми, стандартный, чертеж. 

     На  последнем шаге откроется окно, где  необходимо ввести имя создаваемой формы (по умолчанию имя присваивается то, на основе какой таблицы строится форма) и вариант дальнейшей работы: открытие формы для просмотра или изменение макета формы.

 

     Рисунок 8 – Создание формы «Страховые выплаты»

Разработка  форм с помощью  конструктора

    Режим конструктора позволяет создавать  формы любой сложности, а также редактировать формы, созданные с помощью мастера.

    Для того чтобы начать создание формы  с помощью конструктора необходимо перейти на вкладку «Формы» и  там выбрать «Создание формы  с помощью конструктора». На экране появится окно создания формы и панель элементов.

     Рисунок 9 – создание формы в режиме конструктора

    С помощью горизонтальной и вертикальной линий можно установить необходимый  размер формы.

    При создании формы с помощью конструктора первоначально открывается окно с одной только областью данных. Для того чтобы добавить заголовок/примечание формы или колонтитулы необходимо нажать Вид ->Колонтитулы (Заголовок/Примечание формы).

    

Рисунок 10 – Добавление на форму колонтитулов, примечания и заголовка 

    Данные, размещаемые в заголовке, области  данных и примечании  отображаются в форме. Элементы, расположенные в области  данных, отображаются для каждой записи базовой таблицы/запроса. Элементы, расположенные в разделах заголовка и примечания формы, отображаются только в заголовке и примечании формы.

    Содержимое  верхнего и нижнего колонтитулов отображается только при печати, соответственно в начале и в конце каждой страницы.

    Чтобы поместить какой-либо элемент на форму необходимо щелкнуть по нему, а затем по форме. Теперь необходимо установить свойства элемента. Для  этого необходимо выделить его и  выбрать «Свойства» на панели инструментов. Откроется окно свойств и событий элемента.

    В свойствах указывается имя элемента, маска ввода, значение по умолчанию и т.п. Каждый элемент формы имеет имя. При создании элемента ему присваивается имя, например, поле1.

    Не допускается существование в одной форме двух элементов управления с одинаковыми именами, однако, в разных формах элементы управления могут иметь одинаковые имена. Нельзя присвоить одинаковые имена элементу управления и разделу в одной форме.

    На  форму также допускается поместить кнопки управления формой, перехода по записям и т.п. Кнопки располагаются в примечании формы.

    Для того чтобы создать кнопку необходимо щелкнуть на панели элементов по кнопке, а затем по форме. Появится кнопка и откроется диалоговое окно создания кнопки. Процесс создания кнопки является очень простым – мы просто отвечаем на вопросы по созданию кнопки и выбираем необходимые пункты.

    При создании формы в режиме конструктора создатель сам выбирает, как будут  располагаться элементы на формы. Для выбора расположения элементов на форме необходимо выделить один объект и перетянуть его на необходимое место.

    Если  же необходимо переместить несколько объектов, то зажимаем Shift и выделяем необходимые объекты, а затем перетаскиваем их на необходимое место.

    После того, как поменялось расположение, переход по клавише Tab также поменялся. Для того чтобы переход осуществлялся последовательно необходимо нажать Вид->Последовательность перехода. На экране откроется окно диалога Последовательность перехода.  В этом окне нужно расположить поля в том порядке, в котором должен осуществляться их обход в форме.

    Также можно редактировать размер объекта. Для этого необходимо выделить объект и поместить курсор на черненький квадратик. Зажав его можно редактировать размер, растягивая либо сжимая объект.

    Для того чтобы создать сложную форму  можно использовать 2 варианта:

1. при создании формы вначале выбрать одну таблицу и необходимые поля, а затем выбрать вторую таблицу  необходимые поля. При этом создастся форма, состоящая из данных двух форм.
2. открываем созданную форму в режиме конструктор. На панели элементов выбираем «Подчиненная форма/отчет». Откроется диалоговое окно мастера подчиненных форм. Там выбираем необходимую таблицу, которую необходимо добавить, поля и задаем имя подчиненной формы.

Разработка  запросов средствами Access

    При работе с  таблицами можно в  любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию с помощью  запросов.

    Запрос - это обращение к БД для поиска  или изменения в базе данных  информации, соответствующей заданным критериям.

    С помощью СУБД Access могут быть созданы следующие типы запросов: запросы на  выборку,  запросы на изменение, перекрестные запросы, запросы с параметром.

    Наиболее  распространенным запросом является запрос на выборку, который осуществляет отбор данных из одной или нескольких таблиц, не изменяя самой базы данных. 

    Для того чтобы создать запрос необходимо перейти на вкладку «Запросы»  и нажать «Создать». Откроется окно создания запроса, где необходимо выбрать  запрос. 

     

     Рисунок 11 – Создание запроса в режиме конструктора

    Конструктор - создает запрос на основе пустого  бланка запроса.

    Простой запрос  - создает простой запрос из определенных  полей.

    Перекрестный  запрос - создает запрос, данные в котором имеют компактный формат, подобный формату сводных таблиц в Excel.

    Выбираем  «Конструктор». Откроется окно, где  необходимо выбрать таблицы, которые  будут участвовать в запросе. 

Рисунок 12 – Выбор таблиц, которые будут участвовать в запросе