Проектирование баз данных с помощью Microsoft Access

МИНИСТРЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГОУ НИЖЕГОРОДСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИМ. Р.Е. АЛЕКСЕЕВА

 

ИНСТИТУТ  РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

КАФЕДРА "ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ"

Дисциплина "Информатика"

 

 

 

 

Отчет

 

По курсовой работе

Тема: Проектирование баз данных с помощью Microsoft Access.

 

 

 

Выполнил:

Кульнев Андрей Александрович,

 студент группы: 10-В-2

 

 

Проверил:

Панкратова А.З.

 

                                      

 

 

            

 

                                      Нижний Новгород 2011

Введение.

 

Целью данного проекта является выработка умений и навыков проектирования структуры базы данных, предназначенной  для функционирования автоматизированной информационной системы. Для достижения этой цели в данном проекте выполняется  разработка структуры базы данных для  вымышленного книжного магазина "Большая  книга".

Вымышленный книжный магазин "Большая книга" предназначен для выполнения деятельности обычного книжного магазина: хранения информации о заказах, продажа, закупка книг.

Разрабатываемая база данных предназначена  для учёта действий фирмы, с целью  в будущем легко, если это потребуется, вернуться к прежним изменениям в системе.

Разрабатываемая база данных предназначена  для учета действий книжного магазина.

 

Краткое описание предметной области.

Контроль продаж и поступлений  товара подразумевает хранение и  постоянное обновление следующей информации:

1. список продавцов.
2. список заказчиков.
3. список поставщиков книг.
4. список книг и информации о них.
5. Список отделов магазина и разделов.
6. список заказов.
7. Список поставок.
8. и т.д.

 

Разрабатываемая БД вымышленного книжного магазина должна выполнять следующие функции:

• учёт поставщиков и поставок;
• учёт продаж по отделам;
• подсчёт остатков (по отделам);
• оформление заказов на книги, запасы которых подходят к концу;
• подведение финансовых итогов дня (по отделам и в целом по магазину);
• анализ результативности работы продавцов (для премирования);
• анализ объёмов продаж по дням и по месяцам.
• поиск литературы по требуемым разделу, теме, автору, ключевому слову (с заданием интересующего периода);

Краткая характеристика СУБД MS ACCESS .

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы. Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Кроме того, в базе данных Access есть другие важные компоненты, которые называются объектами. Объектами Access являются:

Таблицы – содержат данные.

Запросы – позволяют задавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные.

Формы – позволяют просматривать и редактировать информацию.

Отчеты – позволяют обобщать и распечатывать информацию.

Макросы – выполняют одну или несколько операций автоматически.

 

Проектирование  базы данных.

 

В Microsoft Access прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных

Ниже приведены основные этапы  проектирования базы данных:

1 Определение цели создания базы данных.

2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3 Определение необходимых в таблице полей.

4 Задание индивидуального значения каждому полю.

5 Определение связей между таблицами.

6 Обновление структуры базы данных.

7 Добавление данных и создание других объектов базы данных.

С целью создания базы данных мы определились выше. Теперь рассмотрим содержание таблиц нашей базы данных.

Определение требований к операционной обстановке

Объём памяти, отводимой  под данные.

При рассмотрении вопроса  об объёме памяти отводимой под данные необходимо рассмотреть в отдельности каждую таблицу. Рассчитаем объем памяти для хранения данных на месяц.

Авторы
Код Автора	Фамилия/Псевдоним	Имя Отчество
4 байта	30 байт	50 байт

 

Тогда размер под данные таблицы составляет:

D_авторы =(4+30+50)*40=3360 байт

Заказы Магазина
КодЗаказаУпоставщика	КодКниги	Название книги	Автор	Кол-во	ДатаОформленияЗаказа	КодПоставщика	Актуальность
4 байта	2 байта	50 байт	30 байт	2 байта	8 байт	2 байта	0.125 байт

 

D_{заказы магазина}=(4+2+50+30+2+8+2+0.125)*1=98.125 байт

Заказы Покупателей
КодЗаказа	КодПокупателя	КодКниги	Кол-во	КодПродавца	Дата Заказа	Актуальность
4 байта	2 байта	2 байта	2 байта	2 байта	8 байт	0.125 байт

 

D_{закзы покупателей}=(4+2+2+2+2+8+0.125)*14=281.75 байт

 

Книги
Код Книги	Название	Раздел	Код Автора	Код Поставщика	Год издания	Количество	Цена	ДатаПоставки
4 байта	100 байт	50 байт	2 байта	2 байта	2 байта	2 байта	8 байт	8 байт

 

D_книги=(4+100+50+2+2+2+2+8+8)*45=8010 байт

Отделы
Код Отдела	Название отдела
4 байта	10 байт

 

D_{отделы=}(4+10)*4=56 байт

Покупатели
КодПокупателя	Фамилия	Имя	Отчество	Город	Адрес	Страна	Телефон
4 байта	20 байт	20 байт	20 байт	20 байт	50 байт	20 байт	2 байта

 

D_{покупатели}=(4+20+20+20+20+50+20+2)*9=1404 байта

Поставщики
Код Поставщика	Название поставщика	Адрес поставщика	Телефон
4 байта	30 байт	50 байт	2 байта

 

D_{поставщики}=(4+30+50+2)*7=602 байта

Продавцы
Код Продавца	Фамилия	Имя	Отчество	Название отдела	Дата приема	Контактный телефон	Семейное положение	Возраст	Хобби
4 байта	20 байт	20 байт	20 байт	10 байт	8 байт	2 байта	20 байт	2 байта	30 байт

 

D_{продавцы}=(4+20+20+20+10+8+2+20+2+30)*8=1088 байт

Разделы
Раздел	Код Отдела	Код Продавца
50 байт	2 байта	2 байта

 

D_{разделы}=(50+2+2)*10=540 байт

 

Тогда суммарный объём  памяти отводимый под данные на месяц:

D_month= 2*(D_авторы+ D_{заказы магазина}+ D_{закзы покупателей} +D_{закзы покупателей} +D_книги +D_отделы +D_{покупатели} +D_{поставщики} +D_{продавцы} +D_{разделы)} =30880 байт=31Kб.

А теперь рассчитаем приблизительный  объем памяти отводимой под данные на год с учётом тог, что в каждом месяце может быть больше объем данных для хранения чем в выше рассчитанном(поэтому умножаем на 1,5):

D_year=D_month*12*1,5=558 Кб

ER–диаграммa:

 Уточнённая ER–диаграмма книжного магазина.

 

 

 

Создание таблиц .

Реляционные БД представляют связанную  между собой совокупность таблиц-сущностей  базы данных (ТБД). Связь между таблицами  может находить свое отражение в  структуре данных, а может только подразумеваться, то есть присутствовать на неформализованном уровне. Каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы - атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления.

При практической разработке БД таблицы-сущности зовутся таблицами, строки-экземпляры - записями, столбцы-атрибуты - полями.

Одно из важнейших достоинств реляционных  баз данных состоит в том, что  можно хранить логически сгруппированные  данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Такая организация  данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и  организацию запросов и отчетов.

 

Таблица Авторы содержит информацию об авторах книг ,  книги которых есть в книжном магазине.

И т.д.

Таблица Заказы Магазина содержит информацию о заказах самого магазина. Т.е если была распродана какая-нибудь книга, то магазин ее заказывает у поставщика и эта информация хранится в данной таблице.

Заказы Магазина
КодЗаказаУпоставщика	КодКниги	Кол-во	ДатаОформленияЗаказа	КодПоставщика	Актуальность
1	28	20	01.05.2011	4	Да

Таблица Заказы Покупателей содержит информацию о заказанных покупателями  книгах.

 

Заказы Покупателей
КодЗаказа	КодПокупателя	КодКниги	Кол-во	КодПродавца	Дата Заказа	Актуальность
1	9	20	1	3	28.03.2011	Да
2	10	28	2	6	20.04.2011	Да
3	11	2	15	2	28.03.2011	Да
4	12	34	1	8	29.03.2011	Да
5	13	10	4	1	29.04.2011	Да
6	14	31	15	7	04.04.2011	Да
7	15	15	10	4	14.04.2011	Да
8	16	23	11	5	11.04.2011	Да
9	11	18	3	4	09.04.2011	Да
10	9	3	7	2	09.04.2011	Да
11	15	30	3	7	24.04.2011	Да
12	12	25	9	5	13.04.2011	Да
13	14	14	10	4	28.03.2011	Да
15	17	6	1	1	07.05.2011	Да