БУИС для учета реализации товаров со склада

Образовательный консорциум

Среднерусский университет

 

ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ, БИЗНЕСА И  ТЕХНОЛОГИЙ

 

 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовой работе на тему:

«БУИС для учета реализации товаров со склада»

 

 

 

 

 Выполнил студент

5 курса, П-507 группы

 Лазарев Дмитрий  Александрович

 Руководитель – консультант

 Мишин Пётр Николаевич

 

 

 

 

 

 

Дата  сдачи: «__» _______ 2012г.

Дата  защиты: «__» _______ 2012г.

 

Калуга 2012г.

 

Содержание.

 

Введение.            1

Глава 1. Аналитическая часть.        2

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области. 2

1.2. Экономическая сущность задачи.      3

1.3. Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи.        4

1.4. Постановка задачи.              12

         1.4.1. Цель  автоматизированного варианта решения задачи.       13

        1.4.2. Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ.15

Глава 2. Проектная часть.              16

2.1. Информационное обеспечение  задачи.          16

2.1.1 Информационная модель и ее описание.                          16

2.1.2 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации.             18

2.1.3 Характеристика результатной информации        23

2.2. Программное обеспечение задачи           28

2.2.1 Общие положения              28

2.2.2 Проектирование  сценария диалога          30 

2.2.3 Описание программных модулей          31

2.3. Технологическое обеспечение            32

 

Заключение.                34

Список используемой литературы.             35

 

 

 

 

 

Введение

 

Данный  курсовой проект, выполненный по теме «БУИС для учета реализации товаров со склада» построен с целью достижения автоматизации поставленной задачи бухгалтерской информационной системой. Бухгалтерская информационная система должна реализовать следующие задачи:

1. Учет  товаров на складах магазина.

2. Учет  прихода товаров на склады  магазина.

3. Учет  выбытия товаров со складов  магазина.

4. Возможность  выдачи готовой печатной информации  о проводимом движении товара.

Для разработки проекта используется бухгалтерская  информационная система с интегрированными возможностями конфигурирования –  «1С Предприятие» версии 7.7.

Актуальность  темы подчеркивается крайней необходимостью автоматизации данного процесса на предприятии. Любое предприятие, имеющее в своем составе склады или офисные помещения для хранения товара должна вести учет и данная БУИС способна полностью автоматизировать данный процесс используя все возможности баз данных и программирования.

Помимо  основных задач решаемых БУИС должны быть выполнены следующие цели:

1. Разработана  работоспособная, готовая к внедрению  на предприятие система.

2. Система  должна быть реализована в  соответствии с правилами и  требованиями «1С Предприятия». Должна  иметь возможность быть дополненной  или измененной при дальнейшей  работе.

 

При выполнении поставленных целей и  задач на выходе можно будет получить БУИС которая не только будет соответствовать требованиям данного курсового проекта, но и иметь возможность быть реально примененной благодаря следованию правил и требований БУИС в которой будет производиться конфигурирование.

 

Глава 1. Аналитическая часть.

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области.

 

В качестве предметной области в курсовом проекте будет  выступать отдельный вид деятельности предприятия – учет реализации товаров на складах. Цель данной деятельности – слежение за товаром на складе, его перемещении и продаже.

Данная деятельность является основой для работы основных задач предприятия – в данном случае продажи товаров. Благодаря  данной деятельности формируются отчеты о наличии товаров о его  продаже и возможном перемещении  со склада на склад с целью дальнейшей продажи. Так же она отражает передачу товаров в «Торговый зал» и  продажу покупателю.

Все проводимые операции должны обязательно сохраняться  в специально отведенных журналах и  иметь возможность дальнейшего  обращения к ним с целью  получения необходимой информации. Каждая операция должна иметь стандартные  пункты такие как:

1. Тип операции.

2. Дата / время.

3. Инициатор  проведенной операции.

4. Суть операции  ( отражает фактически необходимые данные о перемещении товара.

 

В качестве результатов  должен быть полный учет товаров с  возможностью предоставления официальной  отчетности. А основные этапы должны быть подразделены:

1. Фактический приход товара.

2. Занесение  в специальный справочник вида  товара при его отсутствии.

3. Занесение  информации о складе в специальный  справочник при его отсутствии.

4.  Занесение  информации о поставщике или  покупателе в зависимости от  лица, которому будет передан  товар.

5. Формирование  официального документа содержащего  все выше перечисленные свойства, а так же дополнительную информацию  – количество поступившего товара.

 

По завершению всех этапов деятельности предприятие  получает

информацию о перемещении  товара.

 

 

1.2 Экономическая сущность задачи.

 

Полученные  на выходе документы, свидетельствующие  о состоянии товаров, в дальнейшем используются предприятием для работы иных подразделений и возможных  действий:

1. Перемещение  товаров между складами.

2. Продажа  товаров.

3. Предоставление  информации третьим лицам о  наличии товаров.

 

Задача, решаемая конкретной деятельностью, имеет  некоторые особенности при выполнении:

1. Предоставляемая  информация должна быть актуальной. То есть после прибытия товара  на склад дальнейшие его перемещения  должны быть полностью отражены  в соответствующем журнале.

2. Информационная  база, содержащая данные о товарах  складах и лицах должна быть  нормализована в соответствии  с требованиями баз данных.

 

Данные  особенности учитываются при  работе с БУИС с целью

оптимизации,  как данного вида деятельности, так  и всех смежных видов деятельности протекающих в процессе работы предприятия.

 

 

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи.

 

Для решения задачи учета товаров  на данный момент могут быть использованы 2 варианта.

 

1. Вариант  подразумевает под собой документный  оборот с использованием бумажных  записей о проводимых действиях.  Является крайне не эффективным  вследствие сложности выполнения  ( постоянный контроль и перепись товаров ) а так же составления большого количества документов в процессе работы. Все документы, создаваемые в процессе работы, придется дополнительно отсортировывать, что создаст новую подзадачу, которая автоматически выполняется данной БУИС. Вариант крайне не эффективен особенно при больших объемах товара оборота на предприятии. В целом можно подчеркнуть следующие минусы данного варианта:

• Высокая трудоемкость.
• Низка производительность.
• Выходные данные включают в себя все действия с товарами.
• Выходные  данные требуют сортировки и дополнительного хранения.
• Человеческий фактор, представляющий собой возможность не состыковок в документах вследствие ошибок / сокращений при вводе информации.
• Необходимость перевода в электронный вид по требованию.
• Низкая оперативность предоставления информации.
• Несовершенство организации документооборота, которое может повлечь за собой утерю некоторых документов.

Что бы оценить данный вариант можно  обратиться к следующей таблице:

 

Характеристика	Минута	День	Месяц	Год
Время, расходуемое для создания 1 документа ( примерно ).	1 минута	7 часов	~160 часов.	249 дней.
Количество созданных документов.	1	420	8400	100800
Дополнительная информация.	Созданный документ может иметь ошибки, которые приведут к сбою элементов системы.	За 1 рабочий день предприятие получает более 400 единиц документов требуемых  сортировки и хранения.	За месяц это значение более 8 тысяч, что подразумевает под собой отдельно выделенной помещение для хранения документов.	В год количество документов переходит  за 100 тысяч, хранить и сортировать которые возможно лишь с высокими дополнительными расходами.

Таб. 1. Трудоемкость при использовании  1ого варианта.

 

Имея  подобное количество отрицательных  сторон, рекомендуется использование  вычислительной техники для выполнения задачи. Это рассматривается в  варианте №2.

2. Вариант представляет собой возможность проведения учета с товара с использованием вычислительной техники, но без инструментов автоматизации. При его использовании потребуется ручное составление каждого документа с дальнейшим хранением его на вычислительной технике. Для данного варианта потребуется набор специализированных офисных программ ( Microsoft Office, Open Office ) или использование стандартных средств операционной системы, таких как блокнот. Организация и хранение документов будет упрощена вследствие использования возможностей операционной системы. Но при данном варианте потребуется регулярный ввод всех составляющих документа или использование заранее подготовленных шаблонов, что может повлечь за собой создание ложных документов и будет крайне проблематично при большом количестве наименований товаров.

Можно выделить следующие минусы при  использовании данного подхода:

• Высокая трудоемкость при вводе однотипной информации в процессе создания документов.
• Низкая производительность связанная с необходимостью сохранения единого шаблона при сохранении документа ( например название документа которое должно будет иметь определенный шаблон ).
• Человеческий фактор, представляющий собой возможность ошибок при вводе информации в документах, а так же создания ложных документов при использовании шаблонов вследствие ошибки.
• Хранимые документы будут сортироваться с использованием возможных средств операционной системы, которые включают в себя создание каталогов и подкаталогов.
• Низкая оперативность предоставления информации вследствие многоуровнего поиска требуемых документов в имеющихся каталогах.
• Несовершенство хранения данных.

Что бы оценить  этот вариант можно обратиться к  таблице из предыдущего варианта.

 

 

Характеристика	Минута	День	Месяц	Год
Время, расходуемое для создания 1 документа ( примерно ).	30 секунд	7 часов	~160 часов.	249 дней.
Количество созданных документов.	1	840	16800	201600
Дополнительная информация.	Созданный документ обязательно должен быть сохранен в соответствии с правилами.	За 1 рабочий день предприятие получает более 800 единиц документов отсортированных по каталогам.	За месяц это значение более 16 тысяч, что усложняет поиск по требованию, а так же создает высокую нагрузку вычислительной технике при запросе.	В год количество документов переходит  за 200 тысяч, хранить и сортировать которые по каталогам становится крайне проблематично и требует высокие дополнительные расходы.

Таб. 1. Трудоемкость при использовании 2ого  варианта.

 

Как можно определить из представленных вариантов оба имеют свои минусы. Однако само использование вычислительных мощностей приносит увеличение производительности в два раза без использования средств оптимизации. Использование техники в данном случае является крайне выгодным фактором позволяющим организовать процесс учета с максимальной эффективностью, а благодаря средствам представляемых базами данных так же их хранение сортировку и дальнейшую работу с ними.

При использовании вычислительной техники  БУИС должна ставить в качестве своих  целей стремление к увеличению производительности, качества сортировки и хранения документов, оперативность предоставления информации.

 

1.4 Постановка задачи.

 

Проанализировав все данные из предыдущего пункта можно вывести  задачу разработки проекта, а так же выделить основные требования к проектируемой БУИС.

Задача разработки проекта  сводится к необходимости создания современного инструмента использующего  все возможные средства автоматизации  для обеспечения эффективной  работы подразделения предприятия. Созданный инструмент должен соответствовать  всем предоставляемым требования, выполнять  все функции и являться реальной возможностью для выполнения поставленной задачи.

В качестве основных требований к БУИС в качестве инструмента  для решения поставленной задачи  можно выделить:

1. Современность. БУИС  должна быть разработана под  актуальное программное обеспечение  и с его использованием.