АСУ на тему материально-техническое снабжение

1. Анализ процесса материально - технического обеспечения предприятия

 

Одним из важнейших процессов  в деятельности любой организации является процесс материально-технического обеспечения или снабжения предприятия. Он необходим для бесперебойного функционирования производства. Главной задачей органов снабжения предприятия является определение потребности предприятия в материалах и технических ресурсах, изыскании возможностей покрытия этой потребности, организации хранения материалов и выдачи их в подразделения, а также в проведении контроля за правильным использованием материально-технических ресурсов и содействия в их экономии. Владельцем процесса в рассматриваемом случае является начальник отдела материально-технического обеспечения, а исполнителями - сотрудники подразделения.

Содержание функций  органа снабжения предприятия включает три направления.

1. Планирование, которое предполагает:

- изучение внешней  и внутренней среды предприятия,  а также рынка отдельных товаров;

- прогнозирование и  определение потребности всех видов материальных ресурсов, планирование хозяйственных оптимальных связей;

- оптимизацию производственных  запасов;

- планирование потребности  материалов и установление их  лимита на отпуск цехам;

- оперативное планирование  снабжения. 

2. Организация, которая включает:

- сбор информации о  потребной продукции, участие  в ярмарках, выставках-продажах, аукционах  и т. п.;

- анализ всех источников  удовлетворения потребности в  материальных ресурсах с целью  выбора наиболее оптимального;

- заключение с поставщиками хозяйственных договоров на поставку продукции;

- получение и организацию  завоза реальных ресурсов;

- организацию складского  хозяйства, входящего в состав  органов снабжения;

- обеспечение цехов,  участков, рабочих мест необходимыми  материальными ресурсами;

3. Контроль и координация работы, в состав которых входят:

- контроль за выполнением  договорных обязательств поставщиков,  выполнение ими сроков поставки  продукции;

- контроль за расходованием  материальных ресурсов в производстве;

- входной контроль за качеством и комплектностью поступающих материальных ресурсов;

- контроль за производственными  запасами;

- выдвижение претензий  поставщикам и транспортным организациям.

Входами в рассматриваемый  бизнес-процесс являются заявки руководителей  подразделений на приобретение оборудования и ресурсов (комплектующие, полуфабрикаты, необходимые для производства) и финансовые средства, с помощью которых можно осуществить закупки. Под бюджетами в данном случае подразумевается следующее:

Результатом процесса материально-технического снабжения является новое оборудование, полученные ресурсы и реестр поставщиков. Сотрудники подразделения во время работы руководствуются стандартами предприятия, своими должностными инструкциями и планом закупок. Под планом закупок подразумевается намеченная на определенный период работа с указанием целей, содержания, объёма, методов, последовательности, сроков выполнения закупок.

 

 

1.1 Анализ информационных  потоков в процессе материально  - технического снабжения

 

На предприятии, на котором рассматривается процесс материально-технического обеспечения, разработана, задокументирована, и внедрена система менеджмента качества (СМК). СМК основывается на процессном подходе, при этом деятельность предприятия рассматривается как управляемый процесс, в котором входные материальные и информационные потоки преобразуются в выходные потоки продукции и услуг. С целью визуализации и структурирования разработана модель системы качества, основанная на процессном подходе которая представлена на рисунке 1.

Как видно из рисунка одним из главенствующих процессов является менеджмент ресурсов, основные функции и упрощенные потоки которого отображены.

Если рассматривать более подробно информационный обмен, осуществляемый информационными потоками. и происходящий в процессе снабжения предприятия ресурсами, то можно представить его в виде, изображенном на рисунке 2.

В данном случае под информационными  потоками понимается информация, находящаяся  в упорядоченном движении по заданным направлениям с фиксированными начальными, промежуточными и конечными точками.

Из структурных подразделений  предприятия в отдел материально-технического обеспечения поступают заявки на приобретение определенных изделий  или комплектующих, необходимых  либо в производстве, либо для организации  труда, оказание определенных видов услуг т.п. В соответствии с заявками происходит поиск поставщика: производится анализ фирм, предоставляющих необходимые товары и услуги, изучается их ценовая политика, ведутся переговоры с менеджерами фирм.

 

 

Рисунок 1 – Модель системы менеджмента качества

 

Рисунок 2 – Направления  информационных потоков в процессе материально-технического обеспечения

 

После того как обговорены все детали с поставщиком, оформляется договор  на оказание услуги или поставку материально-технической ценности. Далее производится процесс поставки заказа на склад предприятия. При получении заказа производится контроль целостности, пригодности и работоспособности полученного изделия, после чего заказавшее материально-техническую ценность (МТЦ) подразделение может его получить со склада.

 

 

1.2 Постановка задачи моделирования бизнес - процесса материально -технического обеспечения

 

Новые условия развития общества и  экономики предъявляют жесткие  требования к эффективности решения задач управления для создаваемых, действующих и развивающихся предприятий и учреждений различного типа (производственных, финансовых, торговых, офисных и т.д.). Их конкурентоспособное функционирование на современном этапе становится невозможным без решения комплекса задач, связанных с реорганизацией их бизнес-процессов:

- формализации деятельности предприятия;

- анализа и верификации моделей бизнес-процессов;

- формирования предложений по реорганизации бизнес-процессов;

- автоматизации бизнес-процессов

Моделирование деятельности - ключевой компонент построения бизнес-систем, поскольку стратегия функционирования компании выражается в действиях. Для успешного управления компанией необходимо иметь наглядное представление процессов, протекающих в ней, визуализацию всех осуществляемых действий. Наличие модели значительно сокращает временные затраты и облегчает принятие и повышает количество корректных решений возникающих в процессе деятельности организации проблем.

Целью создания модели процесса материально-технического снабжения предприятия является совершенствование деятельности организации в данном направлении: сокращение временных затрат на поиск поставщиков и доставку ресурсов, а также сокращение финансовых затрат на организацию процесса.

Для достижения данной цели необходимо решить ряд задач, таких как, детальное изучение предметной области рассматриваемого процесса, разработка функциональной модели и сценариев, возможных вариантов проведения процесса, оптимизация процесса снабжения и создание на основе выполненных разработок связи с базой данных.

 

 

2 Моделирование существующего процесса материально - технического снабжения

 

Неизбежное постоянное усложнение систем, создаваемых человеком - искусственных организационно - технических  систем в первую очередь - в разных областях деятельности, привело к осознанию необходимости предвидеть результаты длительных и дорогостоящих работ по их созданию и к поиску инструментария для этого. Этот поиск шёл в направлении обретения способности увидеть и оценить функционирование создаваемой системы раньше, чем она будет создана физически. Решение этой задачи связано с технологией моделирования работы систем.

Взаимная совокупность методик  и моделей концептуального проектирования IDEF разработана в США по программе Integrated Computer-Aided Manufacturing. В настоящее время имеются методики функционального, информационного и поведенческого моделирования и проектирования, в которые входит и IDEFO - функциональное моделирование (Function Modeling Method). Наиболее известной реализацией IDEF0 является методология SADT (Structured Analysis and Design Technique). Эта методика рекомендуется для начальных стадий проектирования сложных искусственных систем управления, производства, бизнеса, включающих людей, оборудование, программное обеспечение. IDEF0 модель - графическое описание системы или объекта, которое разработано для определенной цели и с выбранной точки зрения. Набор из одной или большего количества IDEF0 диаграмм, которые изображают функции системы или предметной области в графике, тексте и глоссарии.

Значительный спрос на функциональное моделирование вызывают работы по созданию систем менеджмента качества (СМК) в  соответствии с международными стандартами ISO 9000:2000. Создаваемая функциональная модель позволяет сформировать описание работы (функционирования) создаваемой системы и проанализировать, с её помощью, реальность предстоящих улучшений, величины необходимых затрат и другие характеристики создаваемой, или подвергающейся модернизации, системы. А также грамотно скоординировать работу подсистем.

 

 

2.1 Case - средство моделирования BPWIN

 

Существенное расширение возможностей осуществления функционального  моделирования принесло введение в 90-х годах истекшего века его  компьютерной поддержки. Широко распространённым современным средством компьютерной поддержки функционального моделирования является пакет прикладных программ AllFusion Process Modeler, поставляемый компанией Computer Associates International, Inc., США. Помимо IDEF0, AllFusion Process Modeler поддерживает, также, методику моделирования информационных процессов DFD, а также методику потокового моделирования IDEF3. Поддерживаются как монометодические модели, так и "гибридные" функциональные модели, состоящие из диаграмм в методиках IDEF0, DFD, IDEF3. IDEF0 поддерживает моделирование как материальных систем, так и систем информационных. IDEF3 также поддерживает моделирование систем обоих видов. Все методики в составе AllFusion Process Modeler имеют возможность информационного пополнения модели данными о затратах на осуществление функций, о длительности выполнения функций и их повторяемости - в технологии функционально - стоимостного моделирования - Activity Based Costing (ABC).

Для проектирования процесса материально-технического снабжения используем MS Access. Создадим сначала функциональную модель, содержащую 4 типа диаграмм: контекстную диаграмму, диаграммы декомпозиции, диаграммы дерева узлов, диаграммы потоков данных.

 

 

2.2 Разработка контекстной диаграммы

 

Функциональная модель (ФМ) разрабатывается как некоторый набор диаграмм, текстов и глоссария.

Каждая диаграмма разрабатывается  как отдельный лист в формате  от А4 до А1 или Customer (пользовательский). Основой функциональной модели является Activity - функция, графическим символом которой является прямоугольник (Box - в первоисточнике), в котором вписано имя функции в виде глагола или отглагольного существительного.

Каждая функция (прямоугольник Activity) встраивается в ФМ четырьмя типами связей - вход (Input) - всегда стрелка, символизирующая  вход, направлена слева, в левую грань прямоугольника функции; выход (Output) - всегда из правой грани прямоугольника направо; управление (Control) - всегда стрелка сверху вниз, на верхнюю грань прямоугольника; механизм (Mechanism) выполнения функции - стрелка снизу к нижней грани прямоугольника Activity.

Это означает, что осуществление  указанной в прямоугольнике функции  приводит к преобразованию входа - в  выход; что это преобразование осуществляется при помощи механизма и под  управлением, символизированным стрелкой Control.

Первая диаграмма ФМ, называемая ТОР (верхней или контекстной) диаграммой, имеет только один прямоугольник Activity, который символизирует работу системы в целом. Все связи на этой диаграмме являются связями моделируемой системы со средой функционирования. [4]

Так как целью курсового  проекта является рассмотрение процесса материально-технического снабжения, который является одним из множества  процессов, осуществляемых на предприятии  и функционирует в непосредственной взаимосвязи с ними, то наименованием  контекстной диаграммы будет «Деятельность предприятия». На рисунке 3 представлена контекстная диаграмма, разрабатываемой модели. Из него видно, что входом в «деятельность предприятия» являются звонки клиентов, на выходе получаем «Выполненные заказы». Деятельность регулируется с помощью нормативных документов и осуществляется персоналом, оборудованием, программным обеспечением и информационной базой.

Стрелки на диаграмме  верхнего уровня соединяют работу и  границы диаграммы, они же - границы  моделирования.

 

 

Рисунок 3 – Контекстная диаграмма деятельности предприятия

 

В настройках модели определили наименование модели, наименование проекта, обозначили цель и точку зрения. Деятельность компании можно рассматривать с точки зрения различных людей: оператора процесса, лидера процесса, исполнительного директора, заказчика, акционера, партнера компании, продавца продукции компании и т.д. С точки зрения каждой из перечисленных выше категорий людей компания выглядит по-разному, т.е. каждой категории необходимы различные модели. Так, генеральный директор должен иметь общую картину, включающую все аспекты компании в целом: концепцию бизнеса, процессы, продукцию, персонал, инвестиции, финансы, перспективы и т.д. В связи с выше сказанным выбранная нами точка зрения – это точка зрения генерального директора.

 

 

Рисунок 4 – Диалоговое окно настройки свойств модели

 

 

2.3 Разработка диаграмм декомпозиции

 

После описания контекста  проводится функциональная декомпозиция- система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается в том же синтаксисе, что и система в целом. Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так до достижения нужного уровня подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции. Диаграмма декомпозиции предназначена для детализации работы. В отличие от моделей, отображающих структуру организации, работа на диаграмме верхнего уровня в IDEF0 – это не элемент управления нижестоящими работами. Работы нижнего уровня – это то же самое, что работа верхнего уровня, но в более детальном изложении. После каждого сеанса декомпозиции автором диаграммы формируется папка – набор документов, в который входит сама диаграмма, дополнительные отчеты и т.д. Папка направляется эксперту предметной области (т.е. человеку, хорошо разбирающемуся в моделируемом фрагменте деятельности предприятия) для проведения экспертизы. На уровне контекстной диаграммы это может быть управляющий предприятия, на уровне первой декомпозиции – начальник отдела и так далее вплоть до рядового исполнителя. Прежде чем декомпозировать далее, на текущем уровне необходимо внести в диаграмму все замечания экспертов. Таким образом, каждый из экспертов дополняет модель в той ее части, в которой он наиболее компетентен. В результате получается полностью адекватная системе модель, которая позволяет наглядно представить существующие недостатки, перенаправить и усовершенствовать бизнес – процессы, провести анализ стоимости производства, а также послужить основой для создания информационной системы.