Управление процессами на основе IDEF-моделей

Введение 

     Актуальность  исследования определяется тем, что  современные предприятия вынуждены  постоянно заниматься улучшением своей  деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения  бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий.

     Не  так далеко ушли те времена, когда  административная система управления была основной в управлении процессами. Тогда каждое подразделение или отдел не несли ответственности за конечный результат.

     Это сказывалось на эффективности работы целой компании. Кроме того, это  отражается и на оценивании временных  затрат, что в результате приводит к снижению её стоимости и ухудшению  управления проектами. Однако мир изменился и стали необходимы поиски новых идей и способов управления бизнес-процессами.

     Интерес компаний к процессному управлению постепенно растет. Его всплеск в современных условиях вполне объясним: оптимизация бизнес-процессов, четкое их исполнение и управление ими — залог преодоления кризиса и дальнейшего развития.

     Управление  бизнес-процессами является достаточно сложным инструментом, требующим  перестройки всей системы управления компанией, ломки складывавшихся годами стереотипов и изменения корпоративной культуры.

     Совершенствование управления компанией на базе методологии бизнес-процессов подразумевает моделирование деятельности компании. С помощью такого моделирования можно достаточно эффективно анализировать «узкие места» в управлении и оптимизировать общую схему деятельности.

     Моделирование бизнес-процесса - процесс отражения  субъективного видения потока работ  в виде формальной модели, состоящей  из взаимосвязанных операций. Целью  моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации.

     Основу  многих современных методологий  моделирования бизнес-процессов  составила методология SADT (Structured Analysis and Design Technique). В настоящее время наиболее широко используемая методология описания бизнес-процессов - стандарт США IDEF (Integrated DEFinition).

     С помощью IDEF-моделей можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными.

     Целью данной контрольной работы является изучение особенностей IDEF-моделирования.

     Исходя  из поставленной цели, можно определить следующие задачи:

     - раскрыть сущность и значение моделирования бизнес-процессов;

     - рассмотреть стандарты семейства  IDEF.

     Проблемами моделирования бизнес-процессов на основе стандартов IDEF посвящены работы отечественных специалистов, занимавшихся изучением моделирования в управлении, таких как, М.С. Клейменовой, С.В. Черемных, И.О. Семенова, В.С. Ручкина  
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Сущность и значение моделирования бизнес-процессов 

     Современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий.

     Идея  моделирования бизнес-процессов  это уже сигнал к тому, что для  современного руководителя и всех работников предприятия необходимо четкое видение  всей деятельности и, главное, ее конечного  результата.

     Имея  модель предприятия, всех его бизнес-процессов, сориентированных на конкретную цель, мы открываем возможность его совершенствования. Анализ предприятия как модели - это удобный способ ответа на вопрос, что необходимо и достаточно для достижения конкретной поставленной цели.

     Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только, как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте.

     Существует  несколько подходов к определению понятия «моделирование бизнес-процессов»:

     Моделирование бизнес-процессов - это описание бизнес-процессов предприятия позволяющее руководителю знать, как работают рядовые сотрудники, а рядовым сотрудникам - как работают их коллеги и на какой конечный результат направлена вся их деятельность;

     Моделирование бизнес-процессов - это эффективное средство поиска возможностей улучшения деятельности предприятия;

     Моделирование бизнес-процессов - это средство позволяющее предвидеть и минимизировать риски, возникающие на различных этапах реорганизации деятельности предприятия. [1].

     Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения и последовательность документооборота [4].

     Моделирование бизнес-процессов организации включает два этапа структурное и детальное. На этапе структурного моделирования в модели должны быть отражены:

     1) существующая организационная структура;

     2) документы и иные сущности, используемые при исполнении моделируемых бизнес-процессов и необходимые для моделирования документооборота, с описаниями их основного смысла;

     3) структуру бизнес-процессов, отражающую их иерархию от более общих групп к частным бизнес-процессам;

     4) диаграммы взаимодействия для конечных бизнес-процессов, отражающие последовательность создания и перемещения документов (данных, материалов, ресурсов и т.п.) между действующими лицами.

     Детальная модель бизнес-процесса должна включать:

     1) набор прецедентов отражающих возможные варианты выполнения бизнес-процессов «как есть»;

     2) диаграммы действий, детально описывающие последовательность выполнения бизнес-процессов;

     3) диаграммы взаимодействия, отражающие схемы документооборота.

     Модели  должны быть согласованы с ведущими специалистами организации, обладающими  необходимыми знаниями.

     В случае если после построения моделей  согласование не было достигнуто - в модель должны быть внесены необходимые уточнения и коррективы. Процесс итерации (согласование, внесение корректив и уточнений) должен повторяться до момента полного подтверждения, что модель понятна и однозначно представляет детали бизнес-процессов. 

2. Стандарты IDEF-моделирования бизнес-процессов 

     2.1. Стандарт функционального моделирования IDEF0

     Стандарт IDEF0 считается классическим методом  процессного подхода к управлению. Основной принцип процессного подхода  заключается в структурировании деятельности организации в соответствии с ее бизнес-процессами, а не организационно-штатной структурой. Именно бизнес-процессы, формирующие значимый для потребителя результат, представляют ценность, и именно их улучшением предстоит в дальнейшем заниматься.

     Стандарт IDEF0 представляет собой совокупность правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. [2].

     Графический язык IDEF0 удивительно прост и гармоничен. В основе методологии лежат четыре основных понятия:

     Первым  из них является понятие функционального блока (Activity Box). Функциональный блок графически изображается в виде прямоугольника (см. Рис. 2.1.1) и олицетворяет собой некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемой системы. По требованиям стандарта название каждого функционального блока должно быть сформулировано в глагольном наклонении (например, “производить услуги”, а не “производство услуг”).

     Каждая  из четырех сторон функционального  блока имеет своё определенное значение (роль), при этом:

     Верхняя сторона имеет значение “Управление” (Control);

     Левая сторона имеет значение “Вход” (Input);

     Правая  сторона имеет значение “Выход” (Output);

     Нижняя  сторона имеет значение “Механизм” (Mechanism).

     Каждый  функциональный блок в рамках единой рассматриваемой системы должен иметь свой уникальный идентификационный номер.

      
Рисунок 2.1.1. Функциональный блок  

     Вторым  “китом” методологии IDEF0 является понятие интерфейсной дуги (Arrow). Также интерфейсные дуги часто называют потоками или стрелками. Интерфейсная дуга отображает элемент системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, отображенную данным функциональным блоком.

     Графическим отображением интерфейсной дуги является однонаправленная стрелка. Каждая интерфейсная дуга должна иметь свое уникальное наименование (Arrow Label). По требованию стандарта, наименование должно быть оборотом существительного.

     С помощью интерфейсных дуг отображают различные объекты, в той или иной степени определяющие процессы, происходящие в системе. Такими объектами могут быть элементы реального мира (детали, вагоны, сотрудники и т.д.) или потоки данных и информации (документы, данные, инструкции и т.д.).

     В зависимости от того, к какой из сторон подходит данная интерфейсная дуга, она носит название “входящей”, “исходящей” или “управляющей”. Кроме того, “источником” (началом) и “приемником” (концом) каждой функциональной дуги могут быть только функциональные блоки, при этом “источником” может быть только выходная сторона блока, а “приемником” любая из трех оставшихся.

     Третьим основным понятием стандарта IDEF0 является декомпозиция (Decomposition). Принцип декомпозиции применяется при разбиении сложного процесса на составляющие его функции. При этом уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели.

     Декомпозиция  позволяет постепенно и структурированно представлять модель системы в виде иерархической структуры отдельных  диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко усваиваемой.

     Модель IDEF0 всегда начинается с представления  системы как единого целого –  одного функционального блока с  интерфейсными дугами, простирающимися  за пределы рассматриваемой области. Такая диаграмма с одним функциональным блоком называется контекстной диаграммой, и обозначается идентификатором “А-0”.

     В пояснительном тексте к контекстной  диаграмме должна быть указана цель (Purpose) построения диаграммы в виде краткого описания и зафиксирована  точка зрения (Viewpoint). Точка зрения определяет основное направление развития модели и уровень необходимой детализации.

     Последним из понятий IDEF0 является глоссарий (Glossary). Для каждого из элементов IDEF0: диаграмм, функциональных блоков, интерфейсных дуг существующий стандарт подразумевает создание и поддержание набора соответствующих определений, ключевых слов, повествовательных изложений и т.д., которые характеризуют объект, отображенный данным элементом. Этот набор называется глоссарием и является описанием сущности данного элемента.

     Рекомендуется прекращать моделирование, когда уровень  детализации модели удовлетворяет  ее цель. Общее число уровней в  модели не должно превышать 5-6.  

2.2. Стандарт информационного моделирования IDEF1

     Стандарт IDEF1 был разработан как инструмент для анализа и изучения взаимосвязей между информационными потоками в рамках коммерческой деятельности предприятия. Применение методологии IDEF1 как инструмента построения наглядной модели информационной структуры предприятия по принципу «как должно быть».

     Применение  методологии IDEF1, как инструмента  построения наглядной модели информационной структуры предприятия по принципу "Как должно быть" позволяет  решить следующие задачи:

     1) Выяснить структуру и содержание существующих потоков информации на предприятии

     2) Определить какие проблемы, выявленные в результате функционального анализа и анализа потребностей, вызваны недостатком управления соответствующей информацией.