Сущность организационного проектирования

     Оглавление 

      Введение 

     Научно  обоснованное формирование организационных  структур управления - актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих  субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

     Без развития методов проектирования структур управления затрудняется совершенствование  управления и повышение эффективности производства, так как, во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления.

     Во-вторых, в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления (АСУ) - работой исключительно важной, но не единственной в развитии управления на всех уровнях. Создание автоматизированных систем управления нередко ведется в отрыве от улучшения структуры управления, недостаточно связано с организационными факторами.

     В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и, наконец, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования.

     В-четвертых, проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

     Организационное проектирование достаточно широко рассмотрено  в литературе. Данную тему изучают  такие российские ученые как: Т.А. Акимова, В.Г. Алиева, Б.З. Мильнер, М.Г. Миронов, В.И. Подлесных, С.В. Рогожин, и др.  
Цель данной работы – ознакомиться с понятием, этапами и методами организационного проектирования.

     В задачи работы входит ознакомление с понятием организационного проектирования; основными подходами и методологическими принципами построения организационных структур; этапами и методами организационного проектирования; оценкой эффективности организационных проектов; а также примерами необходимости внедрения корректировки организационных структур.

     Практическое  значение темы состоит в том, что освещаемые в работе теоретические положения проектирования организационных структур можно применить в повседневной работе менеджера.

     1 Сущность организационного  проектирования 

     Организационное проектирование представляет собой  разработку проектов новых или комплекс работ по совершенствованию деятельности существующих организаций (фирм, компаний, служб). Необходимость организационного проектирования обусловлена следующими факторами:

     1. Быстро меняющимися условиями,  в которых уже нельзя использовать  организационные формы, хорошо  служившие в прошлом, и которые не удовлетворяют требованиям современных рыночных отношений.

     2. В сфере управления организациями  уже нельзя использовать механистический  подход ("отрасль – винтик государства,  завод – винтик отрасли, а  человек - винтик завода").

     3. Проектирование новых организаций или совершенствование существующих должно опираться не только на опыт, аналогию, интуицию, волевой подход, но и на научные методы организационного проектирования.

     4. Проектирование новых организаций  и совершенствование существующих должно осуществляться специалистами управления, специалистами-консультантами с участием руководителей всех уровней управления этих организацией.

     Основной  целью проектирования является создание такой организации, которая достигает  поставленных целей с максимальной эффективностью. Существует два вида оргпроектирования: комплексное и локальное.

     Комплексное оргпроектирование предусматривает разработку системы мероприятий по созданию новой или совершенствованию деятельности организации. Комплексное оргпроектирование проводится одновременно по нескольким основным направлениям, например: 1. Разработка проекта новой организации. 2. Рационализация организационной, функциональной и других видов структур. 3. Рационализация технологии выполнения основных видов работ, совершенствование условий труда, использования рабочего времени. 4. Совершенствование информационного, кадрового, финансового, материально-технического и других видов обеспечения. 5. Совершенствование документационного обеспечения процессов управления, рационализация документооборота. 6. Комплексное оснащение рабочих мест сотрудников организации средствами механизации, автоматизации, вычислительной и организационной техники. 7. Совершенствование технологии управления и других направлений.

     Кроме того, к основным направлениям организационного проектирования можно отнести:

• определение числа основных подразделений организации и их функций;
• разработка организационных структур отдельных подразделений;
• разработка рациональных процедур выполнения подразделениями, аппаратами управления своих основных функций;
• определение состава, численности работников аппарата управления и подразделений и направлений организации их труда;
• проектирование рационального пространственного размещения структурных подразделений организации.

     Локальное организационное проектирование осуществляется по одному из выбранных направлений или участков работы организации.

     В основе организационного проектирования должна быть концепция, специально разработанная для создания новой или реформирования (перестройки) конкретной организации. В основе концепции должно быть положение о принципиальной возможности улучшить деятельность организации. Концепция создания новой или перестройки существующей организации должна строиться с учётом следующих факторов:

• социальных, экономических, политических и других условий в стране и регионах;
• миссии и целей новой (или обновлённой) организации, её целевой ориентации;
• требований к новой организации;
• возможностей новой организации;
• научных достижений в области теории управления, теории организации и др.;
• отечественного прогрессивного опыта создания и перестройки организаций в новых условиях; зарубежного опыта, который может быть использован в условиях нашей страны.

     К главным элементам проектирования организации относят:

• вертикальное и горизонтальное разделение труда и кооперацию;
• централизация и децентрализация;
• охват контролем;
• иерархия в организации;
• распределение прав, обязанностей и ответственности.

     Перечисленные элементы должны обязательно использоваться в процессе любого процесса организационного проектирования. Концепция должна предусматривать изменения всех структурных подразделений и их элементов (информационного, технического, кадрового, финансового и других видов обеспечения). В процессе разработки концепции оргпроектирования следует уделить особое внимание выработке нового управленческого мышления на всех уровнях управления, созданию новой системы методов организации и управления. Объектом оргпроектирования является организация как вид социальной системы. Процесс оргпроектирования охватывает практически все аспекты функционирования организации, непосредственно связанного с деятельностью её работников.

     Такой подход позволяет рассматривать  организацию как систему и  использовать в процессе оргпроектирования системный подход, анализ и их основной инструментарий, а также многие элементы ситуационного подхода. Организация (предприятие, фирма и т.п.) представляет собой большую и сложную динамическую систему, для которой характерно:

• наличие социальной, экономической, информационной, технической и других подсистем и элементов;
• наличие большого числа самых разнообразных связей между подсистемами и между элементами;
• наличие связей между организацией и внешней средой (государство, поставщики, потребители, конкуренты);
• движение внутри организации больших информационных и материальных потоков.

       При проектировании организационной  структуры на основе системного подхода целесообразно исследовать его составные части - исторический, коммуникативный, функциональный, элементный, организационный аспекты.

     Ретроспективный (исторический) аспект позволяет изучать историю возникновения и развития организации и учитывать это при разработке стратегии и тактики её деятельности. Коммуникативный аспект позволяет изучать внешние связи организации и факторы внешней среды, влияющие на организацию. При исследовании функционального аспекта определяют круг функций, которые должны реализовываться в данной организации и её структурных подразделениях. Для реализации этого подхода обычно строят "Дерево целей", вершиной которого является главная, глобальная цель организации, а ветвями – цели, подцели, задачи, задания, а также средства достижения целей и реализации задач. Для достижения каждой цели, подцели, решения задачи необходимо выполнить определённую работу, реализовать определённую функцию, т.е. каждая цель соответствует определённой цели или задаче и поэтому можно считать, что "Дерево целей" представляет собой дерево функций (целей, задач). Элементный подход предусматривает выделение в организации отдельных её подразделений с чётким указанием их функций. При этом сначала определяют функции специалистов и исполнителей, затем эти функции; после этого и специалисты и исполнители объединяются в группы – структурные подразделения, где назначаются их руководители.

     Организационный подход позволяет формировать состав и содержание связей между подразделениями, т.е. окончательно оформить структуру организации. Связи объединяют подразделения организации в единое целое и позволяют им взаимодействовать для достижения главной цели. Большой эффект при организационном проектировании может быть получен при использовании системного подхода и Алгоритма системного анализа организации. Применение системного подхода к оргпроектированию позволяет организации получить преимущества.

     1. Создать систему чёткого распределения  задач между подразделениями  и исполнителями и, следовательно,  прав и ответственности руководителей  за их решения.

     2. Точно ориентировать деятельность  каждого подразделения, исполнителя  и руководителя на достижение общей цели организации, обеспечив при этом их необходимую оперативную самостоятельность и творческий подход к достижению поставленных целей.

     3. Повысить эффективность планирования  деятельности организации, создав  ясную систему бизнес-планирования, исключающую проблемы взаимоотношений между структурными подразделениями организации.

     4. Сформировать систему объективной  оценки работы всех структурных  подразделений организации –  от функциональной подсистемы  до конкретного отдельного исполнителя и, следовательно, объективную информационную базу управления.

     5. Создать условия для заинтересованности  работников организации в наилучшем  выполнении их функциональных  обязанностей и реализации прав, которыми они наделены.

     6. Обеспечить максимальную восприимчивость организации к любым нововведениям – техническим, технологическим, экономическим, организационным и управленческим – и преодолеть сопротивление их внедрению.

     Использование системного подхода к оргпроектированию  на практике приводит к более эффективному использованию всех ресурсов организации – материально-технических, финансовых и трудовых, что создаёт экономические преимущества – главный фактор рыночного успеха организации. Содержание работ по организационному проектированию при создании новой и совершенствовании давно функционирующей организации на начальном этапе отличаются друг от друга, а затем эти процессы становятся почти идентичными. При использовании ситуационного подхода исследуются следующие факторы: