Современные информационные технологии в организации

 
 
 

      Реферат 

      Тема: Современные информационные технологии в организации

      по  дисциплине: Теория организации 
 
 
 
 
 
 
 

 

       Содержание 

Введение

1 Виды современных  информационных технологий

1.1 Информационная  технология обработки данных

1.2 Информационная технология управления

2 Современные  информационные системы в организации

3 Результаты  внедрения информационных технологий

Заключение

Список используемых источников 

 

       Введение 

      Информация - явление несравненно более древнее, чем сам человек. Уже природа  в ходе своей эволюции передавала закодированную информацию в растениях и живых организмах. С первых шагов своих люди ищут и находят новые средства передачи и хранения информации. Об этом рассказывают и наскальные рисунки, и иероглифические плиты цивилизации Майя в "Храме надписей", и папирусы древних египтян Однако никогда ранее человечество не накапливало информацию и знания столь стремительными темпами.

      В последние три десятилетия получил  распространение и термин "информатика", под которым обычно подразумевают  информацию плюс автоматику. Лондонский институт информатиков дает термину следующее определение: "Информатика занимается теорией, методикой и практикой представления информации преимущественно, но не исключительно для поддержания профессиональной и академической деятельности. С этой целью она изучает информацию от ее создания до ее использования, а также ее передачу в различных формах и по различным каналам". Поскольку распространяющаяся информация охватывает сотни миллионов, миллиарды людей, она становится все более заметной материальной силой, воздействующей не только на технический вопрос, но и на экономику, на социальную сферу, на характер современного мышления.

      Значение  информатики в современном мире велико, как никогда. Качество и эффективность  такого рода работ все в большей степени начинают определять и качество и эффективность экономики. По подсчетам академика А.А. Харкевича, суммарный информационный поток возрастает в среднем пропорционально квадрату промышленного потенциала. Иначе говоря, увеличение вдвое производительных сил страны потребует 4-кратного увеличения потока информации.

 

       1 Виды современных  информационных технологий 

      1.1 Информационная технология  обработки данных 

      Информационная  технология обработки данных предназначена  для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся- операций управленческою труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

      На  уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

      - обработка данных об операциях,  производимых фирмой;

      - создание периодических контрольных  отчетов о состоянии дел в  фирме;

      - получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

      Примером  может послужить ежедневный отчет  о поступлениях и выдачах наличных средств банком, формируемый в  целях контроля баланса наличных средств, или же запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности.

      Существует  несколько особенностей, связанных  с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

      «выполнение необходимых фирме задач по обработке  данных. Каждой фирме предписано законом  иметь и хранить данные о своей  деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания  контроля на фирме. Поэтому в любой  фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;

      - решение только хорошо структурированных  задач, для которых можно разработать алгоритм;

      - выполнение стандартных процедур  обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

      - выполнение основного объема  работ в автоматическом режиме  с минимальным участием человека;

      - использование детализированных  данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

      - акцент на хронологию событий;

      - требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

      Хранение  данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.

      Создание  отчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года. 

 

       1.2 Информационная  технология управления 

      Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников  фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

      Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы  управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

      Информационная  технология управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работником различных  функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

      Для принятия решений на уровне управленческого  контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде, так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, пользователя.

      Язык  пользователя — это те действия, которые пользователь производит в отношении системы путем использования возможностей клавиатуры; электронных карандашей, пишущих на экране; джойстика; "мыши"; команд, подаваемых голосом, и т.п. Наиболее простой формой языка пользователя является создание форм входных и выходных документов. Получив входную форму (документ), пользователь заполняет его необходимыми данными и вводит в компьютер. Система поддержки принятия решений производит необходимый анализ и выдает результаты в виде выходного документа установленной формы.

      Язык  сообщений — это то, что пользователь видит на экране дисплея (символы, графика, цвет), данные, полученные на принтере, звуковые выходные сигналы и т.п. Важным измерителем эффективности используемого интерфейса является выбранная форма диалога между пользователем и системой. В настоящее время наиболее распространены следующие формы диалога: запросно-ответный режим, командный режим, режим меню, режим заполнения пропусков в выражениях, предлагаемых компьютером. Каждая форма в зависимости от типа задачи, особенностей пользователя и принимаемого решения может иметь свои достоинства и недостатки. Долгое время единственной реализацией языка сообщений был отпечатанный или выведенный на экран дисплея отчет или сообщение. Теперь появилась новая возможность представления выходных данных— машинная графика. Она дает возможность создавать на экране и бумаге цветные графические изображения в трехмерном виде. Использование машинной графики, значительно повышающее наглядность и интерпретируемость выходных данных, становится все более популярным в информационной технологии поддержки принятия решений.

      Знания пользователя —это то, что пользователь должен знать, работая с системой. К ним относятся не только план действий, находящийся в голове у пользователя, но и учебники, инструкции, справочные данные, выдаваемые компьютером.

      Совершенствование интерфейса системы поддержки принятия решений определяется успехами в развитии каждого из трех указанных компонентов. Интерфейс должен обладать следующими возможностями:

• манипулировать различными формами диалога, изменяя их в процессе принятия решения по выбору пользователя;
• передавать данные системе различными способами;
• получать данные от различных устройств системы в различном формате;
• гибко поддерживать (оказывать помощь по запросу, подсказывать) знания пользователя.

 

       2 Современные информационные  системы в организации 

      В последние десятилетия для организации работы в наиболее развитых странах, в частности, в США и Японии, персонал перешел на творческие (созидающие) информационные технологии так называемого третьего (высшего) уровня. Они охватывают полный информационный цикл — выработку информации (новых знаний), их передачу, переработку, использование для преобразования объекта, достижения новых, более высших целей.

      Информационные  технологии третьего уровня означают высший этап компьютеризации менеджмента, позволяют задействовать ЭВМ в творческом процессе, соединить силу человеческого ума и мощь электронной техники.

      Полная  интегрированная автоматизация  менеджмента предполагает охват  следующих информационно-управленческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, подготовка текста, поддержка индивидуальной деятельности, программирование и решение специальных задач. Основные направления автоматизации информационно-управленческой деятельности компаний следующие: автоматизация процесса обмена информацией, включая учрежденческую АТС, “ электронную почту”.

      Для более эффективной организации  и использования информации многими  западными фирмами были разработаны  информационные системы менеджмента (ИСМ). Информационная система менеджмента  – это система сбора информации, обрабатывающая и представляющая ее в форме, наиболее удобной для принятия на ее основе решений, и распределяющая ее между конечными пользователями. Хорошая информация должна быть точной, своевременной, уместной, легко доступной и представленной в необходимом формате.

      Мощь  информационных систем менеджмента  используется многими западными  компаниями. Например, корпорация XEROX использует свои ИСМ для посылки и получения  электронной почты, обзорных отчетов, финансовых документов, для изучения информации по потребителям и рынкам сбыта, а также для получения самых последних новостей. В компании 3М информационные системы менеджмента используются для капитализации сэкономленных на издержках средств и внедрения инновационных технологий. ИСМ позволяют 3М пользоваться децентрализованной системой управления, обеспечивающей наибольшую гибкость в принятии решений. Это достигается за счет увязки ИСМ в региональных представительствах компании в одну большую сеть, регулирующую критические аспекты деятельности фирмы в целом. Данные по финансам, управлению персоналом и инженерными проектами могут быть легко пересланы из одного представительства в другие, а также консолидированы в штаб-квартире компании с целью получения общей картины деятельности фирмы. Подобная интеграция децентрализованных усилий позволяет значительно экономить время и средства.

      Для разработки конкретных ИСМ необходимо прежде всего установить цели ее создания, определить возможные ограничения, определить источники получения  информации и каналы ее редистрибуции, и только затем приступать к конкретному планированию. В процессе разработки необходимо обеспечить тесные контакты между разработчиками и собственно конечными пользователями. Следует помнить, что целью создания информационных систем является обеспечение информационной поддержки менеджеров при принятии ими решений. Эта поддержка заключается в следующем: