Планирование организационных систем

      Пока  ещё ни у нас в стране , ни за рубежом практически нет организаций или коллективов , специализирующихся на их создании . Популярные в последнее время центры управленческого консультирования этим пока тоже не занимаются . Учитывая почти полное отсутствие отечественного и зарубежного опыта организации проектирования ОС , можно привести ряд общих положений , которые могут быть полезны для практических целей . 

      В разработке системы должны участвовать :

      - организация-заказчик ( т. е. организация  , ответственная за решение проблемы  и обладающая соответствующими полномочиями и ресурсами ) ;

      - организация-разработчик ( научно-исследовательский  или проектный институт по  созданию ОС ) ;

      - НИИ ( или их подразделения  ) , специализирующиеся на данной  проблеме , называемые проблемными  НИИ ;

      - организации ( подразделения ) , входящие в состав ОУ . 

      Аналогично  АСУП процесс создания ОС должен осуществляться в три стадии с включением в  первую стадию дополнительного этапа  НИР , связанного с постановкой и  исследованием проблемы , выбором  границ и обследованием ОУ , а также синтезом СУ . Таким образом , весь процесс создания ОС включает следующие три стадии :

      1. Предпроектная стадия . Включает  этапы : подготовительный , проведения  НИР , разработки технико-экономического  обоснования ( ТЭО ) и технического задания ( ТЗ ) на создание ОС .

      2. Стадия проектирования ( планирования ) . Включает этапы : разработки  технического ( ТП ) и рабочего ( РП ) проектов или технорабочего ( ТРП ) проекта .

      3. Стадия ввода в эксплуатацию  ОС . Включает : выполнение монтажно-наладочных работ , опытную эксплуатацию и приёмосдаточные испытания системы . 

      На  подготовительном этапе уточняется постановка проблемы , определяются заказчик , разработчик и проблемные НИИ , заключается договор на проведение НИР , формируется экспертный совет , составляется и утверждается план-график совместных работ .

      На  этапе НИР проводится исследование проблемы , определяются границы проблемного  объекта , составляется ЦКП по решению  проблемы , делается вывод о целесообразности или нецелесообразности разработки проекта ОС . Реализация плана мероприятий должна окупать затраты , связанные с проведением НИР . При положительном решении вопроса о целесообразности создания ОС заключается договор на разработку и внедрение системы .

      На  этапе ТЭО формируются альтернативные варианты построения ОС , оценивается их эффективность и выбирается наиболее приемлемый вариант . ТЭО должно подтверждать необходимость и целесообразность создания ОС . В ТЭО обосновывается основная идея проектных решений по всем видам обеспечения ОС , выявляются и оцениваются факторы и источники эффективности , производится оценка затрат и эффекта , ожидаемого от внедрения системы .

      На  этапе ТЗ разрабатываются варианты структуры ОС , определяется её функциональный состав , устанавливаются основные требования к информационному , программному , техническому , правовому и лингвистическому обеспечению системы , разрабатываются план-график создания системы и перечень организационно-технических мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы . Этап заканчивается составлением и утверждением ТЗ , которое должно содержать :

- основание  для создания ОС ;

- постановку  и описание решаемой проблемы ;

- результаты  проведения НИР ;

- назначение  и цель создания ОС ;

- требования  к ОС и средствам её обеспечения ;

- мероприятия  по подготовке ОУ к внедрению  ОС ;

- показатели эффективности  функционирования системы (источники  ожидаемой эффективности , методика  расчёта эффективности , результаты  расчёта) ;

- стадии  создания ОС (перечень стадий , этапов  и видов работ , график их выполнения ) ;

- порядок  контроля и приёмки ОС (элементов  и системы в целом) . 

      На  этапе ТП принимаются проектные  решения по общесистемным вопросам , в т. ч. по структуре ОС , составу  реализуемых задач процессу функционирования системы ; производится разработка решений по организационному , техническому и другим видам обеспечения ; производится увязка различных видов обеспечения между собой ; осуществляется разработка проектно-сметной строительной документации . Этап завершается составлением и утверждением ТП , включающего три основных компонента : общесистемную документацию , проектные решения обеспечивающей части и проектные решения функциональной части .

      Общесистемная документация должна содержать :

- пояснительную  записку к проекту (перечень документов , на основании которых разрабатывается система , их содержание , исполнители и сроки выполнения работ , постановка проблемы , характеристика ОУ и основных проектных решений) ;

- план  мероприятий по подготовке ОУ  к внедрению системы (уточнённый перечень работ по этапам создания , их содержание , объём , сроки выполнения , исполнители и форма завершения) ;

- смету  затрат на создание и эксплуатацию  системы ;

- расчёт  эффективности (исходные данные , расчёт и результаты расчёта) . 

      В состав проектных решений по обеспечивающей части должны входить решения  по каждому из видов обеспечения : организационному , информационному , техническому , программному , математическому , лингвистическому , правовому . Так , например , проектные решения по организационному обеспечению должны содержать решения по функциям персонала ОС и по организационной структуре системы . Проектные решения по информационному обеспечению должны содержать : описание организации информационной базы , описание системы классификации и кодирования , описание условий и требований по обеспечению обмена информацией в системе , макеты форм документов и др. Проектные решения по техническому обеспечению должны содержать : описание КТС , проектную оценку надёжности КТС , технологическую схему обработки данных и т. д.

      На  этапе РП разрабатываются программы  и эксплуатационная документация проекта  по информационному , организационному и др. видам обеспечения ; проводится адаптация программ и программной  документации ; разрабатывается документация для технических средств разового изготовления . Этап завершается подготовкой РП , включающего :

- технологическую  схему обработки информации ;

- формы  документов и описание маршрутов  их движения ;

- инструкции  по внесению изменений в информационную базу ;

- перечень  стандартных программ , альбомы классификаторов  и кодов ;

- инструкции  по эксплуатации КТС для решения  предусмотренных проектом задач  ;

- рабочие  программы , блок схемы алгоритмов ;

- описания  контрольных примеров ;

- описание входной информации и результатов работы ЭВМ и других технических средств ;

- технологические  инструкции по обработке данных ;

- уточнённый  расчёт экономической эффективности  системы . 

      Особой  частью РП должны явиться организационная  структура , штатное расписание и должностные инструкции , определяющие права , обязанности сотрудников аппарата управления и обслуживающего персонала системы . 

      Создание  ОС требует , как правило :

- формирования  новых организационно-функциональных  структур ;

- введения  новых документов и документопотоков ;

- формирования  новой информационной базы ;

- разработки  нового программного обеспечения  ;

- установки  и обслуживания дополнительных  технических средств . 

Ввод  в эксплуатацию ОС заключается в  выполнении монтажно-наладочных работ , комплексной отладке всех звеньев системы , проверка её работоспособности в реальных условиях и заканчивается сдачей системы межведомственной комиссии . 
 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

      В заключении можно отметить , что  многие существующие ОС обладают большой  избыточностью , "омертвляя" значительную часть закреплённых за ними народохозяйственных ресурсов (трудовых , материальных , финансовых) , которые могли быть использованы для решения актуальных задач социально-экономического развития страны.

      Сейчас  или в ближайшем будущем необходимо пересмотреть действующий механизм формирования ОС , чтобы исключить  или по крайней мере ограничить практику создания неэффективных систем . В самом деле , дальнейшее игнорирование ОС как самостоятельного класса систем , требующего специального изучения , при наблюдаемом росте их количества неизбежно приведёт к дальнейшему снижению эффективности использования ресурсов . До тех пор , пока общество не научится создавать высокоэффективные ОС , ему не удастся увеличить отдачу от используемых ресурсов . Именно поэтому вопросы разработки научного фундамента планирования , проектирования и построения ОС требуют первостепенного внимания и незамедлительного решения .