Организация как система

Организация как система 

Основные признаки систем.

     1. Система — это прежде всего целостная совокупность элементов. Это означает, что, с одной стороны, система - целостное образование и, с другой — в ее составе отчетливо могут быть выделены целостные объекты (элементы).

     2. Наличие устойчивых связей. Система  существует как некоторое целостное  образование, когда мощность (сила) существенных связей между элементами  системы на интервале времени,  не равном нулю, больше, чем мощность  связей этих же элементов с  внешней средой. Для информационных  связей оценкой потенциальной  мощности может служить пропускная  способность данной информационной  системы, а реальной мощности - действительная величина потока  информации. Однако в общем случае  при оценке мощности информационных  связей необходимо учитывать  качественные характеристики передаваемой  информации (ценность, полезность, достоверность  и т. п.).

     3. Организация. Это свойство характеризуется наличием определенной организации, что проявляется в снижении энтропии (степени неопределенности) системы H{S} по сравнению с энтропией системоформирующих факторов H{F), определяющих возможность создания системы.

     4. Эмерджентность. Эмерджентность предполагает наличие таких качеств (свойств), которые присущи системе в целом, но не свойственны ни одному из ее элементов в отдельности.

     Любой объект, который обладает всеми рассматриваемыми свойствами можно называть системой. Одни и те же элементы (в зависимости  от принципа, используемого для их объединения в систему) могут  образовывать различные по свойствам  системы. Поэтому характеристики системы  в целом определяются не только и  не столько характеристиками составляющих ее элементов, сколько характеристиками связей между ними. 
 

Внутренняя структура организации.

     В повседневной практике часто используется понятие "организация", причем в  него вкладывается самое различное  содержание. Самые распространенные значения термина "организация" следующие:

     Во-первых, организация обозначает некоторую  деятельность по выработке новых  норм, налаживанию устойчивых связей, а также координации усилий отдельных  членов социальной группы. Эта деятельность называется организацией производственного процесса.

     Во-вторых, организация часто понимается как  атрибут какого-либо объекта, его  свойство иметь упорядоченную структуру. Это значит, что социальный объект имеет некоторое внутреннее строение и состоит из частей, определенным образом связанных. Обычно термин "организация" в этом смысле применяется для  различения организованных и неорганизованных структур. Какая- либо группа организована, если в ней существует устойчивые социальные роли (то есть каждый выполняет  свою часть общего дела), правила, регулирующие поведение людей, а также упорядоченные  связи с окружающими группами.

     В-третьих, под организацией понимается искусственно созданная социальная группа институционального характера, выполняющая определенную общественную функцию. Банк в этом отношении  представляет собой организацию, члены  которой участвуют в выполнении функций накопления, распределения  и упорядоченного использования  денег, а школа - организацию, коллектив  которой участвует в выполнении функции-передачи знаний молодому поколению  и его социализации

     Кроме того, организации - это такие группы, которым свойственна высокая  степень формализации. Их внутренняя структура высоко формализована  в том смысле, что правила, регламенты, распорядок охватывают практически  всю сферу поведения ее членов.

     На  основании перечисленных основных специфических черт можно дать определение  организации как социальной группы, ориентированной на достижение взаимосвязанных  специфических целей и формирование высокоформализованных структур.

Элементы организации.

     Организации - это весьма изменчивые и высокосложные социальные образования. Однако их анализ нужно начинать с достаточно простой модели. Рассмотрим отдельные элементы этой модели.

     1. Социальная структура является  центральным элементом любой  организации. Она относится к  шаблонным, или регулируемым, аспектам  взаимоотношений между участниками  организации. Каждый индивид окружен  множеством правил, запретов, разрешений. Они необходимы для упорядочения  общественной жизни, но практически  жить постоянно по правилам  просто невозможно: наша жизнь  - постоянное отклонение от правил, но в то же время ориентация на них.

     2. Нормативная структура включает  в себя ценности, нормы, ролевые  ожидания. Ценности - это критерии  привлекательности и разумного  выбора целей, а также оценки  окружающих социальных норм. Нормы  - это управляющие поведением  обобщенные правила, которые изменяются  и совершенствуются, приводя индивидов  к достижению коллективных целей, целей организации. Роли определяют вклад в общую деятельность в зависимости от занимаемой позиции, а также взаимное ожидание участников, взаимный контроль за их поведением. Ценности, нормы и роли организованы так, что составляют относительно связанные и стойкие системы взаимного доверия и предписаний, управляющих поведением членов организации.

     3. Поведенческая структура. Она  значительно отличается от нормативной  структуры прежде всего тем, что в ней на первый план выступают личностные качества участников и их взаимные оценки этих качеств. Поведенческая структура состоит из действий, взаимодействий и сантиментов, не регламентированных нормами и правилами. Действия и взаимодействия участников здесь во многом зависят от сантиментов, под которыми понимается первичная форма взаимной избирательности членов организации. К сантиментам прежде всего относятся симпатии и антипатии, привязанность и неприязнь. Здесь есть позитивные и негативные чувства, выбор или отторжение окружающих людей. В целом же поведенческая структура - это система отношений между людьми, находящаяся в рамках нормативной структуры, но в то же время отклоняющаяся от нормативной структуры в известных пределах, обусловленных личностными чувствами, предпочтениями, симпатиями и интересами.

     Таким образом, социальная структура включает в себя совокупность взаимосвязанных  ролей, а также упорядоченных  взаимоотношений между членами  организации, в первую очередь отношения  власти и подчинения.

Цели организации.

     Не  имеющая цели организация бессмысленна и не может существовать сколь-нибудь продолжительное время. Вместе с  тем цели - один из наиболее спорных  моментов в понимании организации. Одни ученые считают, что цели необходимы при анализе организационного поведения, другие, напротив, пытаются принизить  их значение. Бихевиористы, например, считают, что цели могут быть только у индивидов, а группы и коллективы их не имеют.

     Современная наука ставит цель организации на одно из первых мест по значимости. Цель рассматривается как желаемый результат  или те условия, которых пытаются достичь, используя свою активность, члены организации для удовлетворения коллективных потребностей. Существует три вида организационных целей: цели-задания, цели-ориентации и цели-системы.

     Цели-задания - это оформленные как программы  общих действий поручения, выдаваемые извне организацией более высокого уровня. Предприятиям даются министерством  или диктуются рынком (совокупностью  организаций, включая смежников  и конкурентов) задания, которые  определяют целевое существование  организаций. Очевидно, что эти цели являются приоритетными и на их выполнение направлено внимание и основная деятельность всех без исключения участников организационного процесса. Преподавание в школе, лечение  и прием пациентов в больнице, лабораторные работы в научно-исследовательских институтах - все это цели-задания, определяющие смысл существования организации.

     Цели-ориентации - это совокупность целей участников, реализуемые через организацию. Сюда относятся обобщенные цели коллектива, включающие и личные цели каждого  члена организации. Важным моментом совместной деятельности является совмещение целей-заданий и целей-ориентаций. Если они значительно расходятся, утрачивается мотивация на выполнение целей-заданий, и работа организации  может стать неэффективной. Стремясь к выполнению целей-ориентаций, члены  организации отмахиваются от целей-заданий  или стремятся выполнить их лишь формально.

     Цели-системы - это стремление сохранить организацию  как самостоятельное целое, то есть сохранить равновесие, стабильность и целостность. Другими словами, это стремление организации к  выживанию в условиях существующего  внешнего окружения, интеграция организации  в ряду других. Цели-системы должны органично вписываться в цели-задания  и цели- ориентации. В случаях  организационной патологии цели-системы  могут заслонять другие цели. При  этом на первый план выступают желания  любой ценой сохранить организацию, невзирая на выполнение ею заданий  или удовлетворение коллективных целей  участников. Такое явление нередко  наблюдается при крайних степенях проявления бюрократии, когда организация, утратив реальные цели, существует только для того, чтобы выжить, сохранить  свою самостоятельность.

     5. Члены организации, или участники  - важная составляющая организации.  Это совокупность индивидов, каждый  из которых должен обладать  необходимым набором качеств  и навыков, позволяющих ему  занимать определенную позицию  в социальной структуре организации  и играть соответствующую социальную  роль. Все вместе члены организации  представляют собой персонал, который  взаимодействует друг с другом  в соответствии с нормативной  и поведенческой структурой. Обладая  различными способностями и потенциалом  (знаниями, квалификацией, мотивацией, связями), участники организации  должны заполнить все без исключения  ячейки социальной структуры,  то есть все социальные позиции  в организации.

     6. Внешнее окружение. Каждая организация  существует в специальном физическом, технологическом, культурном и  социальном окружении. Она должна  адаптироваться к нему и сосуществовать  с ним. Если рассматривать современную  организацию, то сразу же бросаются  в глаза ее связи и взаимозависимости  с вышестоящими организациями,  поставщиками, правоохранительными,  политическими и многими другими  организациями и институтами,  существующими в данном конкретном  обществе. Так, очень немногие  организации принимают на себя  полную ответственность за социализацию  и обучение своих членов. Чаще  всего культурные образцы, профессии  и материальное обеспечение поступают  из внешних систем.

     Каждая  организация имеет искусственную, созданную людьми природу. Кроме  того, она всегда стремится к усложнению своей структуры и технологии. Эти два обстоятельства делают невозможным  эффективно контролировать и координировать действия членов организации на неформальном уровне или уровне самоуправления. Каждая более или менее развитая организация должна иметь в своей структуре специальный орган, основным видом деятельности которого служит выполнение некоторой совокупности функций, направленных на обеспечение участников организации целями, координацию их усилий. Такой вид деятельности называется управлением.

     Управление - это функция специфического органа организации, которая обеспечивает направление деятельности всех без  исключения элементов организации, удерживает в допустимых пределах отклонение отдельных частей и организации  в целом от поставленных целей. Например, отдел в государственном учреждении имеет нормы и правила, по которым  регулируется рабочее время сотрудников, количество и качество их работы, отношения  с другими отделами и т. п. Руководство  отделом, выполняя функцию управления, контролирует соблюдение этих норм и  правил, применяя методы вознаграждения или наказания.

     Одна  из современных систем управленческих функций может быть представлена следующим образом:

1. деятельность как руководителя  и лидера организационного объединения,  интеграции членов организации;

2. взаимодействие - формирование и  поддержание контактов;

3. восприятие, фильтрование и распространение  информации;

4. распределение ресурсов;

5. предупреждение нарушений и управление  текучестью кадров рабочих;

6. ведение переговоров;

7. проведение инноваций;

8. планирование;

9. контроль и направление действий  подчиненных.

     Очевидно, что это далеко не полный перечень возможных действий специалиста  по управлению. Опыт показывает, что  ему приходится заниматься рекламой, "выбиванием" дополнительных средств  и многими другими видами деятельности. Ясно, что настоящий управленец должен быть высокопрофессиональным работником, в организации, то есть, кто занимается выполнением функций управления, входят в особую группу, называемую бюрократической организацией.