Организационные процессы: понятия и виды. Проектирование организации: технология, процессы

 

Министерство  образования Российской Федерации

Институт информационных технологий экономики и менеджмента

 

 

 

Контрольная работа

По дисциплине: Теория организации

Тема: Организационные  процессы: понятия и виды. Проектирование организации: технология, процессы.

 

 

 

 

 

Проверил

преподаватель____________

Хорчева М.П.

 

Выполнил

Студент 3 курса  группы МЗ 2/10

Большакова  Ю.С.

___________28.10.2012г.

 

 

 

 

Клин 2012г.

Содержание

Введение………………………………………………………………………...3

Вопрос 1. Организационные  процессы: понятия и виды

1.1 Понятие организационного процесса……………………………………..5

1.2 Процесс организации ……………………………………………………...7

1.3 Типология  организационных процесов………………………………….8

Вопрос 2. Проектирование организации: технология, процессы

2.1 Принципы  проектирование структур организации………………………9

Список литературы……………………………………………………………13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Управление  следует рассматривать как процесс. Процесс управления – это совокупность непрерывных, последовательно выполняемых, взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Эти действия называются управленческими функциями. Таким образом, процесс управления является общей суммой всех функций. Организационный процесс сложен, так как эта область постоянно подвержена изменениям, уходят старые сотрудники, их место занимают новые, вкусы и интересы потребителей меняются, а, следовательно, не должны оставаться неизменными и цели организации. Вновь возникающие политические и экономические тенденции могут повлечь за собой сокращения, реорганизацию, а возможно, и расширение производства.

Организация как  процесс представляет собой функцию  по координации многих задач.

Существует  два основных аспекта организационного процесса:                      — деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям;                                                                                                               — делегирование полномочий.

Делегирование как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Под организационной структурой понимается организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед организацией целями и распределением между её подразделениями функциями. Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы. Основные проблемы, возникающие при разработке структур управления, заключаются в установлении правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, что связано с определением их целей, условий работы и стимулирования, распределением ответственности между руководителями, выбором определенных схем управления и последовательности процедур при принятии решений, организации информационных потоков, выборе соответствующих технических средств. Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделений, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления. Организационная структура направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах. Организационная структура и управление организации постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с изменяющимися условиями.

Важнейшими  факторами, вызывающими необходимость  проведения структурной перестройки организаций, являются следующие:

— ускоренная разработка новых видов продуктов под  воздействием научно-технического прогресса  в условиях обостряющейся конкуренции;

— интенсивное  внедрение наиболее передовых технологий;

— систематическое внедрение новых методов организации и управления производством на базе активного использования компьютерной техники.

 

Вопрос 1. Организационные процессы: понятия  и виды

1.1 Понятие организационного процесса

Организация (как  процесс) представляет собой функцию, которая непосредственно связана с координацией многих задач и формальных взаимоотношений людей, выполняющих их.

Организация - это  процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям  эффективно работать вместе для достижения ее целей.

Организация —  это распределение ролей, заданий, информации и других ресурсов, процессов, методов и технологий, коммуникации, ответственности и полномочий. Организаторская  функция предполагает также распределение  и внедрение процедур, призванных обеспечить выполнение задач организации. Организация имеет место в рамках любого учреждения или предприятия. Зафиксированное и формально закрепленное разделение труда по управлению оформляется в виде организационной структуры. Процесс организации напрямую связан с такими аспектами управления, как процесс, система, структура, технология, ресурсы.

Организация является основной функцией управления, суть которой  – осуществление определенной структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности  взаимодействия относительно автономных частей в системном объекте.

Функция организации  направлена на создание необходимых  условий для достижения поставленных целей. Основными задачами организации  являются:

- формирование  структуры организации исходя  из размеров предприятия, его целей, технологии, персонала и других переменных;

- установление  конкретных параметров, режимов  работы подразделений организации,  отношений между ними;

- обеспечение  деятельности организации ресурсами  (человеческими, финансовыми, материальными, информационными).

Организация как  функция управления должна обеспечивать соответствие существующей системы  новым целям, установленным в  плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то с помощью функции организации  создаются новые системы или  реорганизуются старые в целях придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей.

Основные принципы рациональной организации как управленческой функции – это:

– определение  и детализация целей;

– определение  приемов, способов деятельности, способствующих достижению этих целей;

– поручение  различных задач индивидуумам (разделение труда) и объединение их в управляемые  рабочие группы;

– координация, согласование различных видов деятельности, порученных каждой группе;

– обеспечение единства целей;

– установление эффективного контроля.

Имеется два основных аспекта  организационного процесса. Одним из них является деление организации  на подразделения соответственно целям  и стратегиям. Другой аспект организационного процесса - взаимоотношение полномочий, которые связывают высшее производство с низшими уровнями работающих и обеспечивают возможность распределения и координации задач.

1.2 Процесс организации

Выделяются  следующие необходимые этапы  осуществления организационной  деятельности:

- установление общих целей предприятия или учреждения.

- формулирование производственных  целей, планов и направлений  работы.

- выявление и классификация  видов деятельности, необходимых  для их осуществления.

- группировка этих видов  деятельности, исходя из максимально  эффективного использования имеющихся материальных и людских ресурсов.

- наделение руководителя  каждой группы полномочиями, необходимыми  для ее продуктивной работы.

- горизонтальная  и вертикальная взаимоувязка  этих групп через должностные  связи и систему информационного  обеспечения.

В процессе организации  происходит разбивка на служебные подразделения. Процесс организации непрерывен, и вопросы, связанные как с  отдельными видами деятельности, так и с их группировкой, решаются на всех уровнях управления одновременно.

Этот логический процесс не означает, что специализация  делает работу неинтересной, утомительной и неоправданно ограниченной. В самом  процессе организации нет ничего, что приводило бы к этому. В любой организации виды работ могут быть определены таким образом, что полностью ограничат свободу действий работников или, напротив, допустят максимально возможную свободу действий.

1.3 Типология организационных процессов

Основу организационного процесса составляет взаимодействие между  субъектами управленческой деятельности и между их объединениями в  структурные подразделения организации. Такое взаимодействие разделяется  на административное, информационное и техническое. В процессе административного взаимодействия вышестоящие уровни иерархии управления передают нижестоящим уровням управленческие полномочия и ответственность, распоряжения, инструкции, рекомендации, осуществляют за ними контроль и т.д. Техническое взаимодействие между субъектами управленческой деятельности осуществляется в процессе их участия в практической деятельности - подготовке, принятии и реализации решений, совещаниях и т.д. И техническое и административное взаимодействие между субъектами управления в организации реализуется посредством их информационного взаимодействия, где они обмениваются информацией для принятия решений, как официальной (закрепленной юридически), так и неофициальной (не обладающей официальным статусом). Обеспечение взаимодействия между субъектами управленческой деятельности в организации во многом определяет содержание организаторской деятельности менеджера.

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос 2. Проектирование организации: технология, процессы

2.1 Принципы проектирование структур организации

Проектирование организации - это постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных, таких как:

1. Разделение труда и специализация. Разделение труда происходит по двум направлениям: вертикальному (уровни управления) и горизонтальному (специализация с выделением наиболее критических областей деятельности, например, маркетинг, финансы и т.п.).
2. Департамезация - группировка схожих работ по результатам деятельности (продукт, потребители, рынки) или вокруг ресурсов (технология, вид производства (массовое, опытное), тип оборудования и т. п.).
3. Коммуникации (связи) и механизм координации.
4. Масштаб управляемости и контроля - отвечает на вопрос о количестве людей и работ, которые могут быть эффективно объединены под единым руководством.
5. Распределение прав и ответственности.
6. Централизация и децентрализация отражает концентрацию нрав принятия решений. Централизация предполагает концентрацию прав на верхнем уровне руководства, децентрализация - делегирование полномочий по иерархической лестнице вниз.
7. Дифференциация и интеграция.

Дифференциация  отражает степень различия (обособления) подразделений, интеграция - степень  сотрудничества.

Факторы, влияющие па выбор организационной структуры:

1) внешняя среда  характеризуется сложностью, динамизмом  и неопределенностью внешнего по отношению к конкретному предприятию окружения. Повышение сложности, динамизм и неопределенность среды требует от организации высокой гибкости для обеспечения адаптивности. Пример предприятия, функционирующего в ситуации низкой неопределенности - производство цемента, соли; в ситуации высокой неопределенности - производство ЭВМ;

2) технология  работы в организации. Основными  переменными являются: степень стандартизации  знаний и навыков выполнения  работ, неопределенность в поступлении  работы и ее выполнения, взаимозависимость работ в организации. Наиболее простые схемы будут у подразделений, которые характеризуются высокой стандартизацией работ и определенностью поступления работы в конкретное место выполнения. Например, отдел охраны, ОТК и т. п. Наиболее сложные структурные схемы будут у подразделений, характеризующихся высокой неопределенностью относительно того, как выполнять работу, а также неопределенностью в отношении поступления работы. Например, отдел НИОКР, исследования рынка и др.

Чем выше взаимозависимость работ в организации, тем больших усилий потребуется по интеграции ее элементов. Это потребует усложнения структуры, вплоть до перехода к матричным элементам. Использование современных информационных технологий позволяет эффективно решать проблемы взаимозависимости задач;

3) идеология  управления, которой придерживается  высшее руководство. Ценности, принципы, стиль руководства могут существенно  повлиять на развитие горизонтальных  связей, масштаб управляемости, количество  уровней управления и т. д. Приверженность централизации приводит к установлению многоуровневой иерархии, демократический стиль управления способствует децентрализации управления и делегированию полномочий подчиненным;

4) стадия жизненного  цикла организации. По мере  роста организации от малых размеров до крупной компании, от простой к сложной, должны пересматриваться проблемы разделения труда и кооперации.

На стадии становления (небольшая организация производит один вид продукции) - это линейная или линейно-функциональная структура.

На стадии роста  происходит усиление процесса специализации  функций, появляются новые подразделения, которым делегируется принятие оперативных  решений, одновременно усиливается  контроль за их деятельностью.

На стадии зрелости, по мере увеличения объемов и разнообразия продукции, средние и крупные организации начинают активно менять свои структуры, создавая относительно самостоятельные СБП, возникают дивизиональные структуры, которые в дальнейшем, при росте неопределенности среды, будут искать возможности перехода к гибким структурам.

Скорость перехода от одного вида структуры управления к другому во многом определяется темпами роста отрасли;

5) стратегия  сегментирования, а также критерии  сегментирования потребителей влияют  на выбор принципа департамезации;

6) территориальное  размещение производства. Выход  на зарубежные рынки и размещение  подразделений предприятия за  рубежом делает структуру организации  более громоздкой и потребует  при проектировании учета факторов  глобализации и интернационализации;

7) поведение  работников. На производственное  поведение работников влияют  структура потребностей, уровень  квалификации, профессионализма, компетентности, мотивация.

Созданная организационная  структура предприятия должна соответствовать  следующим принципам:

• отражать цели и задачи организации в соответствии с позицией на кривой жизненного цикла;
• соответствовать функциональному разделению задач и объему полномочий сотрудников (определяются стратегией, политикой, процедурами, правилами);
• соблюдение оптимальности числа звеньев в системе управления (масштаб управляемости);