Коммуникативные системы организации

Содержание:

Введение…………………………………………………………………..…….2

Глава 1. Функции коммуникации…………………………………………3-8

1. Виды коммуникаций………………………………………………………3-8
2. Коммуникационный процесс……………………………………………….8

Глава 2. Внешняя система  коммуникаций……………………………...8-11

Глава 3. Методы развития коммуникационных систем организации11-13

Заключение……………………………………………………………………...14

Список  литературы……………………………………………………………15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

       Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация.

Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей.

Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

     Хотя коммуникация имеет широкое  применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля.

Именно  потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом. 
 

Глава 1. Функции коммуникации

       В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии – осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

Существует  две основные функции коммуникации: информационная и личностная.

Первая  осуществляет процесс движения информации, вторая – взаимодействие личностей. Эти две функции теснейшим образом связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.

1.1 Виды коммуникаций

       Коммуникации можно классифицировать по множеству различных показателей. По отношению к организации коммуникации бывают двух типов: внешние и внутренние. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношения с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне.

Основную  роль в организации играют коммуникации между уровнями и

подразделениями. Информация перемещается с уровня на уровень в рамках

вертикальных  коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с

высших  уровней на низшие. Таким путем, подчиненным  уровням управления

сообщается  о текущих задачах, рекомендуемых  процедурах и т.д.

Помимо  обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низшего уровня на высший может существенно влиять на производительность.

Коммуникации  по восходящей также выполняют функцию  оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей – это создание групп из рабочих, которые регулярно собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. В дополнение к обмену информацией по нисходящей и восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

Дополнительные  выгоды от коммуникаций по горизонтали  заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

       -Коммуникации могут быть одноканальные и многоканальные.

Каждый  человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Это часто отражает и определенный стиль управления: управление по ограниченному составу проблем или суженной задаче.

Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Он как бы не обращает внимания на другие проблемы, все подчиняя одной из них. В этом случае и все его связи сводятся к одной, ограниченной данной проблемой.

Напротив, многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.

Кроме того, характеристики одноканальности  и многоканальности коммуникаций определяются и системой информационного обеспечения управления. Множество каналов поступления информации, разнообразие информации создают многоканальные коммуникации.

       -Коммуникации могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот, и другой их вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом - напротив, неустойчивые. Все зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения, как они влияют на процесс разработки управленческих решений. Конечно, понятие устойчивости коммуникаций имеет условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему мешают в работе и какие способствуют ,какие устойчиво мешают, а какие могут быстро безболезненно исчезнуть. 

В управленческой деятельности отдельно выделяется межличностная коммуникация.

Это такой  тип коммуникационного обмена, при  котором и отправителем и получателем  выступают отдельные индивиды. Для  этого типа обмена информацией, знаниями характерен непосредственный контакт  между субъектами общения. В процессе межличностной коммуникации важно  уметь преодолевать возникающие  преграды. Одна из преград, связанных  с восприятием в межличностной  коммуникации, возникает из-за конфликта  между суждениями и убеждениями  отправителя и получателя. Люди могут  интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта. Расхождения в основаниях суждений могут становиться причиной избирательного восприятия информации. Или возьмем семантические барьеры  — поскольку слова могут иметь  разные значения для разных людей, то сообщение, сформулированное одним  человеком, необязательно будет  интерпретировано и понято таким  же образом получателем информации. Существуют невербальные преграды (обмен  взглядами, выражение лица, интонация, модуляция голоса и другие характеристики речи). Неумение слушать и плохая обратная связь в межличностной  коммуникации также мешают установить, действительно ли сообщение, принятое получателем, истолковано в изначально придававшемся ему смысле. Еще одним основанием для типологии коммуникации в организации может служить степень их формализации.

Формальная  коммуникация стандартизирует взаимоотношения между коммуникатором (передающим информацию) и реципиентом (принимающим информацию) в организации, строго регламентируемые организационными нормами, правилами, основными ценностями. Эти связи обладают высокой устойчивостью и надежностью и направлены на достижение организационных целей.

Неформальная  коммуникация возникает в том случае когда формальные связи не могут удовлетворять потребности членов социальных групп в организации. Данные связи обладают меньшей устойчивостью и направлены в основном на достижение целей малых социальных групп и отдельных личностей. Так, неформальные связи используются для информационного обеспечения взаимодействия между подразделениями (горизонтальные деловые связи), для удовлетворения потребностей членов организации в общении, взаимодействия с лидерами, комфортности по отношению к групповым нормам. Неформальные связи не носят иерархического характера, но могут быть как горизонтальными (в подавляющем большинстве), так и вертикальными (например, дружеское общение между лидером и рядовым членом группы). Один из каналов неформальной коммуникации — распространение слухов. Таким образом, информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения.

Эффективность коммуникационных процессов в организации  зависит от многих факторов: уровня и масштабности поставленных задач, организационной структуры, организационной  культуры, квалификации менеджеров, стиля  лидерства и др. 
 
 

1.2 Коммуникационный процесс

 Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей. 
 
 
 

Глава 2. Внешняя система коммуникаций

       Внешняя система коммуникаций представлена также взаимодействием организации с органами власти. Данное направление обращено к экономическому, социальному и политическому окружению предприятия. Задачей коммуникативного взаимодействия с органами власти является обеспечение совместной работы с государственными структурами, обществом, действием в структуре общей экономической системы.

• Объектами коммуникативных контактов являются:

o органы законодательной власти;

o органы исполнительной власти;

o органы муниципальной власти;

o хозяйственные государственные организации;

o регулирующие и контролирующие государственные органы;

o правоохранительные органы;

o организации социального развития;

o государственная инфраструктура;

o международные организации.

Множество связей и отношений предприятия с  властью и государственными структурами  представляет тесное переплетение разнообразных  контактов, иных форм взаимодействия, образующихся в ходе развития организации. Они представляют как обязательные и долгосрочные отношения (с регулирующими  и контролирующими организациями, государственными партнерами), так  и необязательные связи, возникающие  по конкретному поводу. Часть из них регламентируется нормами и правилами, часть-сложившейся традицией, часть — инициируется бизнесом, часть — государственными контрагентами.

Важным и деликатным направлением взаимодействия с органами власти является лоббирование. Под  лоббированием традиционно понимается влияние заинтересованных групп  или организаций на принятие решений  властными структурами, как правило, законодательными органами. Термин происходит от английского слова коридор, кулуар, так как исторически давление на власть часто осуществлялось в  парламентских коридорах.

В рамках внешней  среды организации также имеют  место коммунальные и экологические  связи.

Коммунальные  связи — это связи, ориентированные  на проживающих в месте расположения предприятия (организации) людей и  нацеленные на формирование добрососедских отношений.

Развитие коммунальных связей определяется не только экономическими интересами предприятия или организации. Отстраненность предприятия от социальных проблем, его ориентация исключительно  на производственный процесс уже в прошлом. Современное предприятие определяет свое место не только в экономической, но и социальной жизни общества. Конкретными и реальными направлениями социальных интересов предприятия являются не только его сотрудники и спонсорские объекты. Социальная роль предприятия активно проявляется в месте расположения его производственных структур. Коммуникационная политика, ориентированная на прилегающие к предприятию территории, обусловлена и кадровыми интересами. В населенных пунктах, расположенных вблизи предприятия, проживают, как правило, его сотрудники и члены их семей. Таким образом, муниципальная активность предприятия является также фактором взаимодействия с персоналом.