Характеристика торговой фирмы

      1. Заявление

      2. Паспорт

      3. Фотографии (2 шт. 3х4)

      4. Квитанции об уплате регистрационного  сбора

      В свидетельстве указывают:

      1. Ф. И. О.

      2. Паспортные данные

      3. Место жительство

      4. Вид деятельности

     После регистрации предприниматель встает на учет в налоговой инспекции, а  также в пенсионном фонде, в фонде  обязательного медицинского страхования, а использующий наемный труд, как  ИП Малова, - в фонде социального  страхования. В налоговой инспекции  предпринимателю присваивают ИНН.

     Дееспособное  физическое лицо получает статус ИП после  государственной регистрации и  внесения сведений в Единый государственный  реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИН).

      Выбор миссии является первым и самым ответственным  решением в деятельности организации, поскольку миссия служит ориентиром для всех последующих этапов планирования и одновременно накладывает определенные ограничения на направления деятельности организации при анализе альтернатив развития.                                         

      Модуль  III. Анализ  организационной структуры управления в торговой фирме «Фантазия» (ИП Малова) 

     В торговой фирме «Фантазия» (ИП Малова)  применяется линейная  структура управления (Рис.1).

                                                       

    

    Рис. 1 Организационная структура управления торговой фирмы «Фантазия» (ИП Малова) 

     Линейная  организационная структура управления - это наиболее распространенный тип  иерархической (бюрократической) структуры. 

     Многоуровневая  иерархическая система управления, в которой вышестоящий руководитель осуществляет единоличное руководство  подчиненными ему нижестоящими руководителями, а нижестоящие руководители подчиняются  только одному лицу - своему непосредственному  вышестоящему руководителю. По такому принципу формируется иерархия служб, пронизывающая всю организацию до самого низа.

     Преимущества  линейной структуры управления:

• четкая система взаимных связей функций и подразделений;
• четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
• ясно выраженная ответственность;
• быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.
• согласованность действий исполнителей;
• оперативность в принятии решений;
• простота организационных форм и четкость взаимосвязей;
• минимальные издержки производства и минимальная себестоимость выпускаемой продукции;

Недостатки  линейной структуры управления

      

Отмечаемые  недостатки	Причины недостатков	Пути устранения недостатков
Отсутствие  звеньев, занимающихся вопросами стратегического  планирования;	Вопрос стратегического  планирования –в первую очередь вопрос руководителя	Подготовка  или замена руководителя. Введение дополнительной штатной единицы, переход к линейно-штабной  структуре
В работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими; Перегрузка управленцев  верхнего уровня;	Недостаточное делегирование полномочий нижестоящим  уровням. Вопросы в пределах их компетенции  они должны решать самостоятельно.	Определение зоны компетенции нижестоящих руководителей  и делегирование им соответствующих  полномочий. Введение штатной  единицы помощника, на которого возложить  рутинные работы.
Тенденция к волоките и перекладыванию ответственности  при решении проблем, требующих  участия нескольких подразделений;	Отсутствие  горизонтальных связей	Введение процессного  подхода, налаживание горизонтальных связей
Малая гибкость и приспособляемость к  изменению ситуации;	Недостаточное делегирование полномочий нижестоящим  уровням. Они должны приспосабливаться  к изменениям, не дожидаясь команды  сверху	Определение зоны компетенции нижестоящих руководителей  и делегирование им соответствующих  полномочий.
Критерии  эффективности и качества работы подразделений и организации  в целом - разные	Это не недостаток, это само собой разумеющееся	Разработать критерии эффективности и качества подразделений  и системы мотивации ориентированной  не только на результаты конкретного  подразделения, но и предприятия в целом.
Тенденция к формализации оценки эффективности  и качества работы подразделений  приводит обычно к возникновению  атмосферы страха и разобщенности	Исключение  из оценок экономических факторов, замена их субъективными	Введение экономических  оценок, введение системы бюджетирования
Большое число "этажей управления" между  работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;	Недостаточное делегирование полномочий нижестоящим  уровням. Высшие руководители и не должен принимать решения по вопросам, непосредственно  касающихся лиц, выпускающих продукцию.	Определение зоны компетенции нижестоящих руководителей  и делегирование им соответствующих  полномочий.
Повышенная  зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.	Это не недостаток, это аксиома	Правильный  подбор кадров, в первую очередь  первого лица предприятия и топ менеджеров.

 

      Таким образом, отмечаемые недостатки лежат  не в плоскости конкретной линейной организационной структуры управления, а в плоскости организации  работ предприятия, и могут быть устранены заменой части бюрократических элементов на экономические.

     Вывод: может широко использоваться и в современных условиях, но требует применения современных методов организации работы предприятия в целом.

     Линейная  структура управления проста, ее легко  понять. Ясно очерченные права и  обязанности всех ее участников создают  условия для оперативного принятия решений.

     По  мере роста фирмы, усложнения технологии, расширения номенклатуры выпускаемых  изделий возникает необходимость  в создании в структуре предприятия дополнительных функциональных подразделений, решающих общие и функциональные задачи. 

     Модуль  IV. Охарактеризовать один любой закон организации на конкретном примере

Закон информированности - упорядоченности 

     Закон информированности - упорядоченности  означает, что любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной достоверной и упорядоченной (структурированной) информацией. Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей.

     Достоверность информации — необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений.

     Упорядоченность информации подразумевает структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией.

     В потоке информации, используемой данной организацией выделяют два направления: информационный обмен с окружающей средой и коммуникации внутри организации.

     В информационном обмене системы с окружающей средой могут быть выделены два основных вида информации: входная информация и выходная.

     Входная информация отражает структуру рынка, содержит информацию о деятельности государственных органов и о социально-экономическом состоянии общества.

     Главной задачей управленческого звена организации (директор, главный бухгалтер) является анализ структуры рынка и маркетинговый анализ, так как основная цель организации - коммерческая идея. Ее реализация рассматривается с позиции удовлетворения запросов потребителя, поэтому обработку поступающей в систему маркетинговой информации осуществляют в следующей последовательности: определение потребностей рынка; выявление товаров и услуг, способных удовлетворить потребности рынка; сбор и анализ информации о конкурентах, оценка конкурентоспособности отобранных для реализации товаров и услуг; оценка потребительских качеств и доходности выявленного набора товаров и услуг; поиск надежных поставщиков; оценка возможности удовлетворения спроса путем продажи товаров и услуг в рамках реализации коммерческой идеи торгового предприятия; организация рекламы и другие мероприятия, способствующие повышению спроса на предлагаемый товар или услуги.

     Что касается получения необходимой  юридической информации о деятельности государственных органов, то для этой цели используют централизованные юридические базы данных, которые содержат всю необходимую информацию о документах и постановлениях, регламентирующих деятельность организаций. Наиболее распространенными базами данных указанного типа в настоящее время являются «Гарант» и «Консультант +».

       В части отслеживания социально-экономического  состояния общества приходится также считаться и с «капризами моды», которая, несомненно, во многом определяет потребительский спрос.

     Выходная  информация является активным средством, которое обеспечивает создание имиджа организации и способствует вхождению организации в рынок. С этой целью используется реклама. Рекламная деятельность — это самое существенное приложение закона информированности и упорядоченности. Директор фирмы использует следующие каналы: городское радио; телевидение; газеты «Горожане»; «Дзержинское время», «Эконом- инфо» и др.

     Основными источниками объективной и достоверной  выходной информации о деятельности организации являются, безусловно, документы и материалы статистической, финансовой и бухгалтерской отчетности, при составлении которых должны выполняться все требования соответствующих государственных стандартов.

     Распространению выходной информации способствует двусторонний информационный обмен с партнерами и клиентами, возникающий в процессе переговоров.

     В рамках действия закона информированности  и упорядоченности рассмотрим информационные потоки и связи внутри организации, которые реализуются в соответствии с иерархической структурой.

     В связи с этим выделяют восходящие и нисходящие информационные потоки, т.е. потоки информации с нижних уровней системы на верхние и наоборот. Обмен информацией между отдельными подразделениями одного уровня иерархической структуры относится к типу горизонтальных коммуникаций. Кроме того, существует информационный обмен между неформальными группами и межличностные коммуникационные связи.

     В исследуемой организации нет  должности секретаря-делопроизводителя, эти обязанности выполняет руководитель. На каждого сотрудника разработана  должностная инструкция, которая  доводится до сведения персонала  под роспись.

     В фирме разрабатываются бюджеты  для каждого магазина в отдельности, в которых определяются предельные значения затрат различных ресурсов, которые не позволяют допустить  перерасход этих ресурсов.

     Текущий контроль (обратная связь) осуществляется в ходе выполнения работ. Для такого контроля деятельности магазинов используется компьютерная программа, позволяющая осуществить учет материальных средств, прослеживать объем продаж по каждому магазину и по каждому товару. Данные касс поступают на компьютер бухгалтера, а затем используются им для прогнозирования и принятия решений относительно дополнительных закупок ходового товара. Каждый понедельник бухгалтер собирает информацию о фактических результатах каждого магазина, и составляет отчет, в котором указаны основные показатели, их фактическое и плановое значения. Данный отчет позволяет руководителю оценить общее состояние дел на фирме и если необходимо, то принять корректирующее решение в случае серьезного отклонения фактических показателей от плановых.

     Процедура заключительного контроля позволяет  директору оценить, насколько реалистичны составленные планы, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

     Умение  правильно организовать информационный обмен и обеспечить использование  высококачественной информации в значительной мере определяют эффективность работы системы управления и организации в целом. Эта задача может быть успешно решена только в результате анализа действия всех информационных потоков как внутри, так и вне организации.