Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

Вариант № 10

1. Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

Основу технического обеспечения системы управления персоналом организации составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических  средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и предоставления информации, а также средств оргтехники.  

Рассматриваемый комплекс должен обладать информационной, программной  и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств. Исходные данные для выбора технических средств таковы: характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации; характеристики технологического процесса обработки информации; технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом. [1, стр 166] 

Ядром любой информационной системы или системы обработки  и передачи данных являются компьютеры. Наиболее распространенными в информационных системах предприятий являются персональные компьютеры и серверы. Персональные компьютеры - компьютеры массового  применения, настольные, миниатюрные  и носимые устройства. Помимо производительности (или быстродействия микропроцессора) компьютеры характеризуются объемом  оперативной и постоянной (дисковой) памяти. Для общего обозначения типа микропроцессора, объемов оперативной  и дисковой памяти и наличия других устройств используется термин конфигурация. Описание конфигурации компьютера - это  фактически его паспорт. Конфигурация компьютера в значительной степени  влияет на то, какое программное  обеспечение можно на нем устанавливать. Более мощное программное обеспечение  требует больших аппаратных ресурсов. Существует огромное количество поставщиков  компьютеров, как всемирно известных  брэндов, так и малоизвестных или вовсе безымянных. Есть и отечественные фирмы, продающие компьютеры под своими торговыми марками. Модульный подход к сборке компьютеров позволяет производителям предлагать десятки тысяч различных конфигураций (например, номенклатура моделей персональных компьютеров американской фирмы Dell Computers составляет более 20 тыс. наименований), построенных на основе стандартных функциональных блоков - карт. Так что любое предприятие имеет широкий выбор оборудования, которое можно использовать для построения своей информационной системы. [2, стр 71 - 72] 

При выборе оборудования следует учитывать назначение и  состав комплектов оборудования, а  также производительность при выполнении технологических операций; надежность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе  персональных компьютеров; стоимость  оборудования; состав и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемую  для размещения оборудования.  

Важнейшей задачей  проектирования технического обеспечения  службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность  будущего функционирования службы управления персоналом. [1, стр 167] 

Выбор типа, модели, марки технических средств, которые  могут быть использованы в службе управления персоналом организации осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов. 

Расчет необходимого количества технических средств  может осуществляться по формуле 

 где Нi - количество единиц i-го технического средства; Аi - необходимый объем работ, выполняемых службой управления персоналом с помощью i-го технического средства; Пi - плановая производаггельность i-го технического средства; ФП -- плановый фонд рабочего времени; КН -- коэффициент использования планового фонда рабочего времени. 

В настоящее время  в техническом оснащении службы управления персоналом основным направлением совершенствования является более  широкое применение высоконадежных микропроцессорных технических  средств. К их числу относятся  технические средства, предназначенные  для сбора, передачи, хранения, накопления, обработки и выдачи пользователям  результирующей информации. 

Выбор средств сбора и регистрации информации производится с учетом вида регистрируемой информации, объемов информации, требований к надежности регистрирующих устройств. При определении их количества исходят из соотношения требуемого и допустимого времени регистрации информации в каждом пункте и количества таких пунктов. 

При определении  состава используемых средств передачи информации необходимо учитывать характер передаваемой информации, условия передачи, объемы и допустимые сроки, удаленность  источников возникновения информации от центра обработки. 

Расчет необходимого количества средств передачи информации производят из соотношения времени, требуемого для передачи информации по всем каналам с учетом объемов  и частоты передаваемых сообщений, требуемой надежности и скорости передачи, а также допустимого  времени передачи информации, определяемых из конкретных условий. 

Состав и количество средств хранения зависят от объемов  накапливаемой информации, видов  носителей и сроков хранения, а  количество средств выдачи результирующей информации -- от характера выдаваемой информации, ее объемов, числа потребителей. 

При расчете потребного количества ПК необходимо учитывать  объем информации, поступающей на обработку, сложность решаемых задач  исходя из количества машинных операций на один показатель. Необходимое количество ПК можно рассчитать по формуле: 

где N -- количество персональных компьютеров; Ка -- коэффициент автоматизации программирования; qi -- количество машинных операций на один показатель, необходимый для решений i-и группы задач; Qi -- максимальный объем входной информации по i-й группе задач (в показателях); Кm - дополнительный коэффициент учитывающий увеличение времени при использовании програмного контроля в ПК; VВб - среднее быстродействие процессора; Квп - коэффициент понижения среднего быстродействия от обращения к внешним накопителям и устройствам ввода-вывода; ТР - планируемое полезное месячное время работы ПК; КН - коэффициент использования машинного времени выбранного ПК, учитывающий затраты времени на устранение неисправностей и на регулируемые работы. 

Планируемое полезное месячное время работы ПК можно определить по формуле: 

где С -- нормативная суточная загрузка ПК; Дк -- количество календарных дней в планируемом периоде; f -- перевод часов в секунды с учетом того, что быстродействие ПК выражается в операциях в секунду (f = 3600). 

Коэффициент Кт для  персональных компьютеров равен 0,8. 

Достигнутый уровень  автоматизации Ка = 1,2. 

Полученные на основе статистических данных коэффициенты КН и КВП соответственно равны 0,8 и 2,4. 

Успешному комплектованию технической базы службы управления персоналом организации служат унификация и стандартизация в области ЭВМ. Кроме национальных стандартов, при  формировании технической базы с  использованием ПК в качестве справочного  материала могут быть использованы стандарты де-факто, устанавливаемые  ведущими фирмами -- производителями ПК, для определения степени их совместимости с отечественными моделями соответствующих классов. 

Техническое обеспечение  службы управления персоналом может  потребовать значительных капитальных  вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение  является наименее гибкой частью системы  управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям. 

КТС службы управления персоналом включает и средства оргтехники, применение которых уже имеет  определенные традиции. Однако усложнение правленческих процессов, увеличение объемов перерабатываемой при этом информации, ужесточение сроков такой  переработки и многие другие факторы  обусловливают примение новых средств оргтехники, сравнительно неравно начавших внедряться в управленческие процессы. Следует принять во внимание и тот факт, что, по экспертным оценкам использование различных средств оргтехники приводит к сокращению трудоемкости отдельных видов работы с документами в 3-4 раза. 

Сложившаяся практика показывает, что основными группами средств оргтехники являются: 

1) носители информации: носители информации на бумажной  основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, фотопленка т.д.); микроносители визуальной информации; звуконосители; видеоносители информации; магнитные носители для записи кодированной информации; 

2) средства составления  и изготовления документов: ручные  пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; печатающие  устройства персональных компьютеров и графопостроители; специализированные программные продукты для ПК; 

3) средства репрографии  и оперативной полиграфии: для  фотокопирования; диазокопирования; электрографического копирования;  термографического копирования;  машины электронно-искрового копирования;  ризографического копирования (дупликаторы); микрографии; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати; 

4) средства обработки  документов: фальцовочные, перфораторные  и резательные машины; листоподборочные  и сортировальные устройства; машины  для уничтожения документов (шредеры); агрегатированные линии для обработки корреспонденции; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы) и др.; 

5) средства хранения, поиска и транспортировки документов: картотеки; шкафы; стеллажи; тележки;  пневмопочта и др.; 

6) Средства электросвязи: средства и системы стационарной  и мобильной телефонной связи;  средства и системы телеграфной  связи; средства и системы факсимильной  передачи информации; электронная  почта; 

7) другие средства  оргтехники: сканеры; компьютерные  аксессуары. 

В последнее время  параллельно развитию компьютерной техники бурно развиваются средства коммуникации. Кроме телефонной связи, обеспечивающей достаточно совершенную  форму диалога с помощью телефонных аппаратов, широкое распространение  получает система персонального  оповещения - пеиджинг и система факсимильной связи. Достоинства факсимильной связи заключаются в возможности передачи практически любых текстов и полной автоматизации процессов передачи-приема, исключающей необходимость обязательного присутствия оператора. Высокая эффективность факсимильной связи достигается при передаче небольших по объему документов, сложных графиков и таблиц. 

Большинство современных  факсимильных аппаратов позволяет  организовать связь не только по линиям факсимильной передачи информации, но и между компьютером и телефаксом. При работе с факс-модемом указанная  задача решается с помощью соответствующих  программ, обеспечивающих преобразование форматов. Использование факс-модема позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений вычислительные ресурсы и память ПК. Программная  поддержка факс-модема обычно предусматривает соединение и набор заданного номера абонента, архивирование сообщений, создание каталогов, рассылку по списку адресов, отправление в заданное время, автоответ и др. Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным возможностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключается в том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит сканирующее устройство, обеспечивающее считывание любого контрастного изображения с листа бумаги, а плата модема -- только передачу изображения или текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компьютера. Кроме того, плата модема не является самостоятельным устройством. 

Наиболее простым  средством организации взаимодействия между удаленными абонентами является электронная почта. Высокая скорость передачи информации и надежность (при  относительно низкой стоимости услуг) позволяет качественно изменить роль почтовой коммуникации. Основной информационный поток в системе  электронной почты приходится на локальные сети, которые обычно связывают  ПК, находящиеся в одном учреждении. Это дает возможность объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко обратить бумажный документооборот. К основным требованиям, предъяв ляемым к сетям, относятся: простота использования, высокая скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюдение секретности. 

Из технических  средств, помещенных в группу «Другие  средства оргтехники», наибольший интерес  у пользователей вызывают сканеры, устройства создания в компьютере электронной  копии изображения (текста, рисунка  и т.п.). Применение сканеров имеет  широкий диапазон и находится  в постоянном развитии. В частности, их можно использовать в настольных издательских системах, системах обработки  документов, автоматизированного проектирования, передачи информации (факс + * модем + сканер).  

Эксплуатация средств  оргтехники, как и других технических  средств, связана с множеством различных  факторов, которые следует учитывать  при организации и внедрении  этого процесса. Сложность эксплуатации заключается в создании условий, обеспечивающих высокоэффективный  производственный процесс и безопасность в работе, предупреждение травматизма  и возникновения профессиональных заболеваний. [1, стр 168 - 173]