• руководящий состав и административно-бытовая часть (дирекция, бухгалтерия, секретариат, отдел кадров и т.д.)
• производственные подразделения
• обслуживающие и вспомогательные подразделения.

    Каждому структурному подразделению необходимо присвоить код. Это необходимо для удобства ведения документооборота. Кодирование необходимо для обозначения места мелких структурных подразделений в структуре более крупных.  
Далее следует заполнить графу «Профессия\Должность» 
Эта графа должна заполняться строго в соответствии с тарифно-квалификационными справочниками, общероссийским классификатором должностей служащих, профессий рабочих и прочих нормативных документов. Профессии располагают в строго иерархическом порядке. 
Затем необходимо внести в форму Т3 количество штатных единиц предприятия. 
Штатная единица – это должностная единица, предусмотренная штатным расписанием. Обычно количество штатных единиц, особенно это касается организаций, которые финансируются из регионального или федерального бюджета, определяют вышестоящие организации исходя из потребностей предприятия и экономической целесообразности. 
Далее необходимо определиться с тарифными ставками. 
Тарифные ставки – это инструмент тарификации оплаты труда на предприятиях, которые финансируются из бюджета в соответствии с единой тарифной сеткой и статьей 129 Трудового кодекса РФ. По данным понятием понимают фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение трудовых обязанностей определенной квалификации за определенную единицу времени. 
Здесь является необходимым оговориться, что размер оклада не может быть ниже минимального размера оплаты труда прописанного Трудового кодекса РФ. При этом в размер минимальной оплаты труда ни в коем случае не включаются премии, доплаты и прочие поощрительные выплаты. 
Для рабочих, труд которых оплачивается сдельно, рассчитывается отдельно с учетом специфики организации. 
В форме Т3 есть несколько граф, которые объединены общим названием «надбавка» 
Надбавка к заработной плате - это выплаты сверх должностного оклада, выплачиваемые с целью стимулирования работников к достижению высоких производственных показателей и повышению производительности труда. Обычно надбавки устанавливают по итогам аттестации работников согласно решения аттестационной комиссии. 
При формировании штатного расписания необходимо учитывать 2 основные формы выплаты доплат и надбавок. 
Первая форма: процентная. Устанавливается в процентах от оклада. 
Вторая форма: надбавка. Устанавливается в виде фиксированной суммы. 
Когда в штатном расписании устанавливаются доплаты и надбавки, в соответствующей колонке указывается, в каком конкретно размере и за какие заслуги устанавливается данная надбавка или доплата. 
Очень часто при составлении штатного расписания возникает вопрос, как сделать таким образом, чтобы работники, которые занимают аналогичные должности, получали бы заработную плату, которая соответствует уровню их квалификации, чтобы вместе с тем соблюдались принципы равенства, которые предусмотрены в Трудовом кодексе Российской Федерации. 
Решить данный вопрос можно абсолютно различными путями – в прямой зависимости от профессионализма руководящего состава. При этом в процессе поиска собственного решения нужно оценивать существующую систему оплаты труда в организации. Обычно данную проблему решают, устанавливая стандартный оклад всем сотрудникам, работающим по данной должности и профессии, а оплата для всех сотрудников, которые работают по данной должности должна производиться путем установления персонифицированных надбавок на конкретный период. 
Всякого рода надбавки и должностной оклад, выплаченные за определенный месяц составляют месячный фонд заработной платы. Под фондом заработной платы понимаются суммарные денежные средства, предусмотренные штатным расписанием и системой оплаты, которые действуют на предприятии для выплаты работникам. 
Иногда возникают ситуации, когда приходится вносить в штатное расписание определенные изменения. Как правило, изменения в штатное расписание вносятся в случаях сокращения численности или штата работников. При этом в случае сокращения численности сотрудников исключают только отдельные единицы, а в случае сокращения штата – целые подразделения. В данном случае работники, которые трудятся по сокращаемым профессиям подлежат увольнению по определенным статьям Трудового Кодекса Российской Федерации. 
Согласно постановления Госкомстата Российской Федерации от 24.03.99 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в форме первичной документации (за исключением форм по учету кассовых операций) предприятие может в случае необходимости вносить дополнительные реквизиты. Однако все реквизиты утвержденных форм остаются без изменений, в том числе код, номер формы, название документа. 
Внимание! Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм КАТЕГОРИЧЕСКИ запрещено. Все вносимые изменения оформляются распорядительным документом компании. При этом форматы бланков, которые указываются в унифицированных формах первичной учетной документации хоть и являются рекомендуемыми, могут претерпевать изменения. 

2.3.Порядок  изменения  штатного  расписания.

 

   «Все  течет, все меняется», - это утверждение  древнегреческого философа актуально  и по сей день. Когда-то созданные компании растут, проходят этап сокращения, разделяются или объединяются с другими, меняют структуру, оптимизируют численность персонала. И все изменения в компании фактически начинаются с внесения поправок в штатное расписание. Документальному оформлению этой процедуры следует уделить особое внимание, поскольку от грамотного «начала» будут зависеть и последующие действия работодателя.

   Штатное расписание представляет собой таблицу, которая состоит из десяти граф и  является приложением к приказу, которым оно утверждено. В первую очередь поясним, каким образом доку ментально закрепляется изменение этого локального акта. Основное правило: поскольку этот документ утверждается приказом руководителя организации или иного его уполномоченного представителя, то и изменения в него также вносятся приказом уполномоченного лица.

   Дата  издания приказа о внесении изменений в штатное расписание и дата вступления изменений в силу, как правило, не совпадают.

   Необходимость «перепечатывания» таблицы штатного расписания зависит от объема вносимых изменений. Так, если требуется внести большое количество изменений, то удобнее переработать всю форму целиком (фактически составить новое штатное расписание) и ввести этот документ в действие с определенной даты, издав приказ об утверждении штатного расписания. Если же изменений немного, то руководителю организации или иному уполномоченному должностному лицу достаточно издать приказ о внесении изменений в локальный нормативный акт.

   На  практике нередко возникают ситуации, когда нужно внести изменения в уже утвержденное штатное расписание. Как правило, это необходимо в следующих случаях:

   • создание в структуре организации новых  подразделений;

   • введение новых должностей;

   • изменение  наименований должностей;

   • изменение  размеров тарифных ставок (должностных окладов), надбавок;

   • ликвидация структурного подразделения (подразделений);

   • сокращение должности (должностей), штатной единицы (штатных единиц).

   С приказом о внесении изменений в штатное  расписание должны быть под роспись  ознакомлены специалисты структурных подразделений, которые будут отвечать за эти последующие действия и оформление документов. Практикуется также ознакомление с приказом тех работников, которых затрагивают введенные изменения.

   Остановимся подробнее на каждом из перечисленных выше вариантов изменений штатного расписания и на последствиях этих изменений для работников.

1. Создание  новых подразделений, введение новых должностей.

   В случае принятия решения о создании в организации отдельного структурного подразделения, введении новых должностей работодатель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание организации.

    В  таком приказе определяются:

   • наименование нового структурного подразделения;

   • наименование должностей и количество штатных  единиц;

   • дата, с которой изменения вступают в силу. При этом приказ о создании новых подразделений, введении новых должностей может вступить в силу сразу же, так как не влечет последствий для уже работающих сотрудников.

   С приказом о внесении изменений в штатное  расписание нужно под роспись ознакомить тех работников, которые несут ответственность за разработку положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.

2. Изменение размеров должностных окладов, надбавок.

   Работодатель  может принять решение об увеличении размера тарифных ставок (должностных окладов) и надбавок и с этой целью издать приказ о внесении изменений в штатное расписание .

   В таком приказе определяется:

   • перечень должностей, для которых меняется размер тарифных ставок, окладов, надбавок;

   • размер повышения тарифных ставок, окладов, надбавок;

   • дата, с которой изменения вступают в силу.

   Ознакомление  работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора.

   В соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ условия оплаты труда (в т. ч. размер заработной платы) обязательны для включения в трудовой договор. Поэтому изменение размера заработной платы должно оформляться так же, как и любых других условий трудового договора. Это означает: после внесения изменений в штатное расписание со всеми работниками, замещающими указанные в приказе должности, должны быть заключены дополнительные соглашения об изменении условия трудового договора об оплате труда.

   В связи  с этим с приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть под роспись ознакомлены сотрудники, ответственные за документальное оформление изменений определенных сторонами условий трудовых договоров.

3. Ликвидация структурных подразделений, сокращение должностей(штатных единиц)

   Приняв решение сократить численность или штат работников организации, работодатель должен издать приказ о внесении изменений в штатное расписание .

   В приказе  должны быть определены:

   • наименование должностей, подлежащих сокращению, и (или) количество сокращаемых штатных единиц;

   • дата, с которой изменения вступают в силу.

   Если  сокращаемые должности (штатные единицы) вакантны, то исполнение приказа о внесении изменений в штатное расписание состоит в том, что служба персонала не подбирает новых работников на эти должности. В противном случае работники, занимающие эти должности (штатные единицы), подлежат увольнению по сокращению численности или штата со всеми положенными по закону выплатами и гарантиями.

   С приказом о внесении изменений в штатное  расписание должны быть ознакомлены сотрудники, ответственные за процедуру сокращения.

   Официальных требований к оформлению уведомления нет. Оно может быть оформлено на бланке, разработанном работодателем .

    Для  того чтобы этот документ обладал юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования:

   • уведомление  должно содержать наименование работодателя;

   • оно  должно быть зарегистрировано в специальной  учетной форме;

   • текст  уведомления должен содержать сообщение  о предстоящем увольнении работника, предполагаемой дате такого увольнения;

   • в  тексте целесообразно указать гарантии, предоставляемые работникам в связи с увольнением по этому основанию;

   • уведомление  должно быть подписано руководителем  организации или иным уполномоченным на это должностным лицом;

   • с  уведомлением работник должен быть ознакомлен под роспись, с указанием даты ознакомления. 
 

3.Методы оптимизации численности сотрудников предприятия ООО «Камелия».

 

  К проведению оптимизации численности персонала компании отношение было как к отдельному проекту, который необходимо спланировать, то есть определить состав работ, их последовательность, сроки выполнения и ответственных за исполнение каждой задачи.

     Прежде  всего, была проведена диагностика текущего состояния дел в сфере производительности труда и численности персонала. Было систематизировано и проанализировано количество персонала в компании в разрезе подразделений, с учетом выполняемых подразделением функций и реальной загрузки (интенсивности и продолжительности работы). На основе выводов, полученных в ходе такого анализа, был предложен ряд мер по оптимизации бизнес-процессов. Кроме этого, было задумано  проведение модернизации оборудования и внедрении передовых производственных технологий.

       Все эти мероприятия позволили сразу выявить те рабочие места, которые подлежат сокращению за ненадобностью.

   Во-первых, все работники бухгалтерии прошли курсы бухгалтерского учёта с использованием программы «1С:Предприятие» у одной из франчайзинговых фирм компании «1С».  Во-вторых, для оптимизации расходов по заработной плате работников было проведено следующее, были уволены: 2 охранника, в связи с установкой видеонаблюдения; 2 кассира-контроллера , в связи с улучшением рабочего места и установкой нового кассового оборудования и 2 фасовщика, в связи с тем что большая часть продукции приходит в фасованном виде.

   В-третьих, был внедрен «Платежный календарь», как инструмент оперативного планирования и контроля доходов и расходов. 

Заключение

 

     Оптимизация численности - один из эффективных инструментов управления затратами на персонал. Этот очевидный тезис, к сожалению, очень редко становится руководством к практической деятельности на предприятиях, так как предполагается, что результатом оптимизации является сокращение персонала, а это непопулярная мера, что эффективно нормировать можно только рабочие места, а административно-управленческий и инженерно-технический персонал нормировать невозможно, что оптимизация организации труда - это очень ресурсоемкая процедура.

      Все эти рассуждения в конечном итоге - мифы об оптимизации. Подобные работы регулярно проводятся на средних и крупных предприятиях.

      В конечном итоге оптимизация организации труда на предприятие ООО «Камелия» была сведена к минимизации потерь рабочего времени, то есть она включила в себя мероприятия по:

• выявлению фактов потерь рабочего времени;
• определению величины потерь;
• установлению причин, вызывающих эти потери;
• разработке организационно-технических мероприятий по устранению потерь.