Организация ярмарки, на примере одной из проводимых в России

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Сущность ярмарок  и история возникновения их  в России.

2. Этапы организации  ярмарки

3. Ярмарочный  комитет.

4. Виды ярмарок.

5. Организация  ярмарки, на примере одной из  проводимых в Хабаровске.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

Рынку необходимы самостоятельные, хозяйственно независимые организации - гибкие, оперативные, оснащенные новейшими средствами вычислительной техники, средствами связи, передачи информации и оргтехники. Такими организациями  являются ярмарки. Они дают возможность  широкому кругу изготовителей, потребителей, посредников вступать в непосредственные коммерческие контакты, содействующие  регулированию спроса и предложения, активизации хозяйственной инициативы сторон. На ярмарках имеются реальные возможности пропаганды надёжности изготовителя, его имиджа, уровня технического обслуживания. Результаты деятельности ярмарок позволяют изготовителям  принимать решения о выпуске  продукции, обновлении ассортимента и  номенклатуры, повышении качества, улучшении дизайна. 

1. Сущность  ярмарок и история возникновения  их в России.

Ярмарки представляют собой периодические  мероприятия, проводимые с участием работников посреднических организаций, торговли, промышленности, сельского  хозяйства и других отраслей для  совершения покупок и продажи.

Ярмарочная  торговля в России имеет достаточно древние исторические корни. В 1641 году по указу царя Михаила Федоровича была организована первая Российская ярмарка у стен Макарьевского  монастыря, недалеко от Нижнего Новгорода. Среди участников ярмарочной торговли были богатые Российские купцы, торговцы из Китая, Индии, Бухары, Ташкента, которые  предлагали для продажи меха, шёлка, жемчуг, золото, серебро, лён и другие редкие товары. После пожара гостиного  двора с 1816 года ярмарочные торги  перешли во вновь отстроенный  каменный гостиный двор уже непосредственно  в Нижнем Новгороде и с 1822 начинает работать Нижегородская ярмарка. В 1896 году под председательством крупного российского предпринимателя Саввы Тимофеевича Морозова открылась первая Всероссийская торгово-промышленная выставка.

В начале XIX века на Руси появляется ещё одна крупнейшая ярмарка - Ирбитская. В 1844 году произошел бурный рост золотодобывающей промышленности в Сибири, что стало мощным импульсом активизации ярмарочной торговли.

Возрождение ярмарочной торговли в России можно  отметить с 1991 года. В 1993 году Всероссийскому акционерному обществу "Нижегородская  ярмарка" вручена высокая награда  в Мадриде "Арка Европы Золотая  Звезда", которая ранее вручалась  лишь четырем компаниям планеты: Японии, Германии, Мексики и Испании.

      Ярмарочная  торговля в России как организационная  форма установления коммерческих связей получила достаточно широкое распространение. Традиционно ярмарочные торги получили свое выражение также через организацию  торговли в виде выставок-продаж или  выставок-салонов. 

2. Этапы  организации ярмарки

       Предварительный этап включает  принятие решения и подготовку  приказа о проведении ярмарки.  На этом этапе создается ярмарочный  комитет и формируется рабочая  группа, которые обязаны разработать  положение и разослать информационные  письма для участников с полной  информацией об условиях участия  в ярмарке. Рабочая группа разрабатывает  и другие рекламные материалы  типа пригласительных билетов,  рекламных буклетов, карточек гостя  и т.д. Издаётся рекламная брошюра  с подробной информацией об  условиях участия.

При любой  форме участия необходимо за 15 дней до открытия ярмарки внести регистрационный  взнос и оформить заявку на участие, включающую подробную информацию о  клиенте ярмарки, его реквизитах, требованию по размещению экспозиций и т.д.

Основными источниками доходов от проведения ярмарочной торговли является плата  за участие, аренду под экспозиции, транспорт, аренду складских площадей, бронирование и приобретение билетов, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиторских работ, проведение технической и информационно-коммерческой консультации и комплекса дополнительных услуг.

     Организационный этап заключается в подготовке рекламного каталога, включающего всех участников ярмарки, подавших заявки. Помимо участников, в каталогах публикуется и  другая новейшая рекламная научная  и научно-техническая информация о других передовых фирмах России и мира, о передовом опыте, соответствующем  профилю и тематике ярмарки или  выставки-продажи. Этот этап включает также оперативную работу по размещению гостей, организации их досуга, проведению ежедневных показательных ярмарочных торгов, презентаций и др.

     Заключительный  этап включает в себя подведение итогов с выделением положительных и  отрицательных сторон в работе ярмарки. Этот этап является основой для принятия стратегических решений по дальнейшей перспективе ярмарочной торговли. 

3. Ярмарочный  комитет.

     Для общего руководства конкретной ярмаркой образуется ярмарочный комитет. В его  состав входят представители государственных, коммерческих структур, отраслей производства, торговли, предприятий, объединений, научно-исследовательских  и других организаций. Возглавляет  комитет лицо из состава ведомства, под эгидой которого устраивается ярмарка. Ярмарочный комитет является коллегиальным  органом. Решения с оформлением  протокола принимаются большинством его членов на периодически устраиваемых заседаниях. Ярмарочный комитет определяет состав участников ярмарки, создаёт  рабочие органы, необходимые для  выполнения поставленных задач, согласовывает  и утверждает графики организационных мероприятий по оборудованию выставочных помещений и режиму их работы, прибытию участников, встреч представителей продавцов и покупателей для согласования развернутого ассортимента продукции, оформления документации, условий поставок, вносит министерствам, предприятиям предложения о снятии с производства продукции, не пользующейся спросом, изготовлении новых видов продукции повышенного спроса, обеспечивает обслуживание участников, определяет размеры и порядок распределения расходов на организацию, и проведение ярмарки.

Ярмарочный  комитет образует дирекцию, которая  следит за ведением бухгалтерской, статистической отчетности, заключает договоры, необходимые  для обеспечения деятельности ярмарки, издаёт приказы и распоряжения, назначает  и увольняет работников ярмарки, руководит рабочими органами, осуществляет организаторскую, рекламную, коммерческую деятельность.

     Проведение  финансовых операций, контроль за расходованием  средств, ведение установленной  отчётности, предоставление на рассмотрение и утверждение ярмарочного комитета отчёта о деятельности и баланса  возлагается на бухгалтерию, создаваемую  на период подготовки и функционирования ярмарки.

     На  ярмарке целесообразно создавать  группу маркетинга. Специалисты по маркетингу главным образом оценивают  существующую ситуацию и разрабатывают  прогноз развития рынка по каждому  виду товаров. Ход торговых операций на ярмарках контролируют и частично регулируют соответствующие группы - арбитрская, информационная, по учёту и регистрации договоров. 

4. Виды  ярмарок.

     Предметом торговли на ярмарке могут быть товары и другие материальные ценности, предварительно заказанные, запланированные к производству и поставке в ближайший период, или изготовленные и ранее  поставленные в некоторые регионы, но накопившиеся там в избытке, а, следовательно, нуждающихся в повторном перемещении в другие районы с активным спросом на них. Сами товары непосредственно на ярмарке не реализуются. Они представлены в образцах, буклетах, проспектах, чертежах, фотографиях, кино-видеороликах и т.д. Выставляются на ярмарках также научно-технические разработки в виде натуральных экспонатов, макетов, патентно-лицензионной документации и т.д. Производители и владельцы товаров могут присутствовать или отсутствовать на ярмарке.

      Ярмарки могут проводиться в специальных  или арендованных помещениях. Если юридическое или физическое лицо желает реализовать или прорекламировать на ярмарке свой товар, оно должно предварительно заказать и оплатить место. Для успешного проведения ярмарки требуется приблизительно знать состав участников, количественный и ассортиментный состав товаров, представляемых на реализацию.

     В ярмарочном хозяйстве определяются два направления в зависимости  от характера торговых операций:

1) ярмарки  по реализации продукции, поступившей  в первичный оборот;

2) ярмарки  по реализации неиспользуемой  и излишней продукции;

Перед ярмарками первого вида ставится широкий круг задач:

а) усиление активного воздействия рыночной торговли на формирование планов производства продукции на основе маркетинговых  исследований;

б) внедрение  в производство новых изделий, отвечающих требованиям мировых стандартов; одновременное определение продукции  с моральным износом, экономически нецелесообразной в эксплуатации, а  следовательно, рекомендуемой к  снятию с производства;

в) работа, связанная с демонополизацией в сфере производства и обращения продукции;

г) обязанности  по обеспечению приоритета потребителей, усилению экономического воздействия  на поставщика в случае нарушения  им договорных обязательств; препятствие  волевым приёмам и решениям центральных органов в отношении производства и реализации продукции, противоречащим хозяйственным интересам предприятий, регионов, отраслей.

Ярмарки второго вида решают задачи по рациональному  использованию трудовых, финансовых, материальных, производственных ресурсов.

Получают  распространение ярмарки, совмещающие  реализацию, как новой продукции, так и неиспользуемой, излишней. Такие ярмарки привлекательны для покупателей, но требуют более высоких затрат. В хозяйственной практике ярмарки организуются в двух направлениях:

- по  закупке-продаже товаров народного  потребления;

- по  закупке-продаже товаров производственно  технического назначения.

     По  масштабу и характеру осуществляемых торговых операций ярмарки подразделяются:

1. Международные  ярмарки.

2. Всероссийские  ярмарки соединяют интересы большого  количества предприятий, объединений  с различными направлениями хозяйственной  деятельности, специализации производства. На ярмарках сосредотачиваются  товары весьма широкого профиля  и ассортимента.

3. Зональные  ярмарки привлекают к участию  весьма значительное количество  организаций, предприятий ряда  близлежащих регионов. Ассортиментный  состав предлагаемых товаров  несколько уже.

4. Региональные (областные, краевые, республиканские)  ярмарки функционируют для оперативного  удовлетворения потребителей необходимыми  товарами. В организационном плане  они более доступны для участников.

Место, время проведения, тематика ярмарки  определяется соответствующими ведомствами  с участием коммерческих структур предприятий  и объединений. Ярмарки работают по графику с предварительной  установкой времени и места. При  координации графиков следует добиваться недопущения совпадения сроков проведения ярмарок, чтобы избежать параллельной их работы в близлежащих регионах. 

5. Организация  ярмарки, на примере одной из  проводимых в Хабаровске.

     Для примера организации ярмарки  я взяла ярмарку, организацией которой  занимается ООО "Хабаровская международная  ярмарка" - лидирующая выставочно-ярмарочная  компания дальневосточного региона России. ООО "Хабаровская международная ярмарка" в настоящее время проводит ежегодно 10 календарных (20 специализированных) выставок-ярмарок, на каждой из которых участвуют от 150 до 250 предприятий из городов Дальнего  Востока, Сибири, Забайкалья, Урала, центральных регионов России и из-за рубежа (Китая, Кореи, Японии).  До 50-70% экспонентов являются постоянными участниками выставок и ярмарок.  Количество посетителей на каждой выставке составляет от 3 до 5 тысяч человек в день.