Информационное обеспечение на предприятии

     По  словам  Билла  Гейтса,  главы  компании Microsoft: “ нам потребуется еще немало  времени,  чтобы  превратить персональный компьютер в  настоящее  электробытовое  устройство”. Исполнительный менеджер корпорации Oracle  как  бы  вторит ему:  “Миру  нужны  более  дешевые  и  простые   в    обращении компьютеры”. Действительно, менеджерам просто  некогда  осваивать сложные системы. Именно поэтому стали  появляться  новые  операционные системы типа Windows 95, основной конек которых  -  простота и интуитивная понятность выполняемых действий, да плюс еще и многозадачность, то есть возможность выполнять несколько  операций одновременно.

      Таким образом, потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.  

                  
 
 
 
 
 
 

  ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ КОМПЬЮТЕР-КОЛЛЕДЖА 

  ОАО «Технический университет УГУ» был создан 9 октября  1992 года. Новые экономические условия требовали создания в Ульяновском государственном   технологическом    университете    коммерческой организации, основными задачами которой стали бы: привлечение инвесторов в образование и науку; создание новых рабочих мест и повышение заработной платы сотрудников; развитие современных форм коммерческой деятельности. Учредителями  Технического  университета  УГУ  были определены следующие виды деятельности: образовательная, научно-производственная, консалтинговая, коммерческая, сервисная, а в 1998 году появился новый вид - издательская деятельность.

  Проанализируем  динамику управленческих затрат на примере  одного подразделения по годам. Подсчитаем экономию времени и средств от применения современных информационных технологий в управлении. Выясним как информационные технологии позволяют повысить эффективность управленческого труда при правильном их применении.

  Для примера возьмём подразделение  Компьютер-колледж. Его работа более  всего связана с новейшими  компьютерными технологиями. Определим  перечень решаемых задач, порядок их осуществления и определим как  повлияло внедрение новейших компьютерных технологий на снижение затрат в управлении. ⁷

  В Компьютер-колледже у директора в непосредственном подчинении находится четыре человека

   - Секретарь-референт, выполняющий работу с клиентами и занятый в основном внешними проблемами типа: реклама, маркетинговые исследования, участие в ярмарках и выставках.

  - Два инженера по компьютерным классам, каждый из которых в своём классе осуществляет техническую поддержку аппаратного и программного обеспечения.

  - Заместитель директора по учебной части, заведующей учебным процессом: методическое обеспечение, составление расписаний занятий, работа с преподавателями и со слушателями.

    
 
 
 
 
 
 
 

  Рисунок 1. Структура подразделения Компьютер-колледжа

  Для успешного осуществления управленческих функций в Компьютер-колледже необходимо осуществлять некоторую работу. Эти  работы сведены ниже в таблицу. В  таблице указаны ответственные  за выполнение работы и затраты времени. Затраты времени указаны из расчёта  того, что в среднем в месяц  в Компьютер-колледже обучается  от трёх до четырёх групп в зависимости  от сезона, в каждой из которых обучается  согласно смете не менее восьми человек.

  Так как затраты времени разнесены  по годам, то из таблицы можно наглядно видеть влияние внедрения новейших информационных технологий.

  В таблице указаны не все работы, а только лишь основные, самые затратные  во времени.⁸ 

  Таблица 1

  Распределение обязанностей на месяц

 

  Проанализируем  изменения затрат времени.

  В первую очередь это, конечно же, повлияло внедрение во всём Техническом университете локальной вычислительной сети. В  большей степени это коснулось инженеров по компьютерным классам. В Компьютер-колледже два компьютерных класса. В одном  из них (205 аудитория) находятся современные персональные компьютеры Pentium 166 MMX, а в другом (215 аудитория) находятся уже морально устаревшие 486DX100. Однако в 215 аудитории проведена локальная сеть, а в 205 её пока нет. Появление локальной сети в большей степени повлияло на сокращение времени обслуживания. В 205 аудитории установка современных компьютеров сократила время обслуживания в 2008 году, но в дальнейшем уже в 2009 году с установкой нового программного обеспечения резко повысилось. Новые компьютеры в 205 аудиторию приобретались без CD-ROMов, из расчёта на локальную сеть. По плану сеть до 205 аудитории должна была дойти ещё в 2008 году, но её до сих пор нет.

  Приобретение  в 2009 году новых двух персональных  компьютеров для администрации Компьютер-колледжа повысил производительность Директора, Заместителя и Секретаря.

  С разработкой системы «Class», сотрудниками отдела программирования для всего Технического университета сократило время регистрации клиентов. Ранее эта регистрация производилась записями в специальных журналах. Затем производились неоднократные сверки с бухгалтерией. Система «Class», использует возможности сети. Подразделения, работающие с клиентами, производят регистрацию клиентов в этой системе. Контроль за оплатой стал возможен в результате интеграции этой системы с программным продуктом «1С-Бухгалтерия». Кроме того, в этой программе реализована система автоматического формирования приказов, ведомостей, справок, разнообразных отчётов и запросов. В приложении приведены рисунки с экрана работающего компьютера в системе «Class». Эта система сильнее всего повлияла на Директора и на Заместителя директора по учебной работе и менее на Секретаря-референта.⁹

  Соответственно  ещё сильнее сократилась трудоёмкость операций, описанных в таблице. Это  всё и повлияло на изменения кривых на рисунке.

  В результате больше времени остаётся у руководителей на стратегическое планирование своей деятельности,  на более скрупулезное изучение своей  деятельности и конкурентов, на исследование рынка, на участие в различных  выставках, ярмарках.

  Произведём  расчёты эффективности от принятых мероприятий для Компьютер-колледжа. На основании полученных результатов  рассчитаем ожидаемый экономический  эффект для всей организации.

  По  представленной ниже формуле (1) определим  сколько стоит один час работы сотрудников Компьютер-колледжа исходя из их месячных окладов.  

  С_ч = О / К_ч         (1)

  где  С_ч  - Стоимость часа работы

  О  - Месячный оклад

  К_ч  - Количество часов в месяце (К_ч=160 час) 

  По  следующей формуле (2) можно определить общую экономию средств от снижения трудоёмкости. 

           (2)

  где Э – экономия от снижения трудоёмкости

        Т₁ и Т₂ – трудоёмкость операции до и после

        n – число сотрудников в подразделении

  Результаты  расчётов приведём в отдельную таблицу, где дополнительно отражены данные из таблицы 8 о количестве сэкономленного времени (таблица 2). 
 

  Таблица 2

  Определение экономии от снижения трудоёмкости 

   

  Полученная  сумма экономии составляет примерно 25% от суммы окладов всех сотрудников  этого подразделения. Определим  экономический эффект от внедрения  современных информационных технологий. Ниже представлена формула (3), позволяющая  определить экономический эффект. На внедрение этих мероприятий были затрачены средства в размере 11 000 рублей.

  ЭЭ = Э  / З         (3)

  где ЭЭ – экономический эффект

  З – затраты на проведение мероприятий

  ЭЭ = 905,47 / 11000 = 0,0823 р./р.

  Срок  окупаемости можно определить обратной величиной экономической эффективности (4).

  Т_ок = 1 / ЭЭ        (4)

  где Т_ок – срок окупаемости

  Т_ок = 1/ 0,823 = 12,148 месяцев

  В итоге мы определили, что наши затраты  окупаются практически в течении  года. Такие показатели были достигнуты только в Компьютер-колледже благодаря  применению современных информационных технологий. Подобных результатов можно  достичь и в остальных подразделениях, но более весомого результата можно  достичь с помощью комплексной  автоматизации управленческого  труда всех подразделений.¹⁰ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

  Люди  организуют свою деятельность в силу разных причин -  чтобы закончить  работу или задание, чтобы сократить  или  удалить дублирование действий, чтобы  создать  центры  ответственности,  чтобы обеспечить стабильность. Информационные  системы  должны  поддерживать эти  цели. Информационные системы  обеспечивают  определенные преимущества перед  конкурентами  автоматизируя  операции  внутри системы и улучшая качество или  поставку конечного продукта  организации. Преимущества внутри самой фирмы  проявляются в  поддержке операционного  контроля, организации управленческого  контроля и  в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и  сервис.  Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной  информацией, а также проводить  различного рода исследования.