Движение материалов и их документальное оформление

ДВИЖЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ И ИХ ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ (часть 1)  

Процесс движения материалов состоит из трех основных стадий: стадии поступления материалов в организацию, стадии расходования материалов в организации, стадии выбытия  материалов из организации. 

На первой стадии производится принятие материалов к  учету на основе первичных учетных  документов и их стоимостная оценка. 

Материалы поступают  в организацию путем: 

-   приобретения  материалов за плату; 

-   изготовления  материалов самой организацией; 

-   поступления материалов в счет вклада в уставный капитал; 

-   безвозмездного  получения материалов; 

-   поступления  материалов в обмен на другое  имущество; 

-   поступления  материалов в результате ликвидации  основных средств и иного имущества.  На второй стадии происходит расходование материалов — их отпуск на производство 

продукции, исправление  брака, обслуживание производства и  для управленческих нужд организации. 

На третьей  стадии осуществляется учет материалов, выбывающих из организации вследствие различных причин. 

Выбытие материалов из организации может происходить  по следующим основным причинам: 

-  списание  материалов (морально устаревших; пришедших  в негодность по истечении  сроков хранения; при выявлении  недостач, хищений или порчи, в  том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и иных чрезвычайных обстоятельств); 

-   продажа  (реализация) материалов; 

-   передача  материалов в счет вклада в  уставный капитал других организаций; 

-   безвозмездная  передача материалов другим организациям и лицам; 

-   передача  материалов в обмен на другое  имущество; 

-  передача  материалов в счет вклада по  договору простого товарищества (совместной деятельности). 

Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование, выбытие) МПЗ должны оформляться первичными учетными документами. 

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению материалов установлены  следующие унифицированные формы  первичной учетной документации:

№ формы 

Наименование  формы 

М-2 

Доверенность 

М-2а 

Доверенность 

М-4 

Приходный ордер 

М-7 

Акт о приемке  материалов 

М-8 

Лимитно-заборная карта 

М-11 

Требование-накладная 

М-15 

Накладная на отпуск материалов на сторону 

М-17 

Карточка учета  материалов 

М-35 

Акт об оприходовании  материальных ценностей, полученных при  разборке и демонтаже зданий и сооружений 
 

При учете материалов на всех стадиях его движения следует  руководствоваться Методическими  указаниями по бухгалтерскому учету  материально-производственных запасов. 

Документальное  оформление операций по поступлению материалов. Поступающие в организацию материалы (приобретенные за плату или по договору мены, полученные безвозмездно или в качестве вклада в уставный капитал, изготовленные в самой организации, полученные в результате ликвидации основных средств и т. п.), как правило, должны направляться на склад организации. 

Отпуск их непосредственно  в производство или на хозяйственные  нужды, минуя склад, не рекомендуется. 

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация должна получать от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы. 

Расчетные документы (платежные поручения, счета-фактуры  и др.) на поступающие материалы  с приложенными к ним сопроводительными  документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.) передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т. п.) как основание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету материалов. 

При приемке  материалов необходимо: 

-  зарегистрировать  документы в журнале учета  поступающих грузов; 

-  проверять  соответствие данных этих документов  договорам поставки по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки  и другим условиям поставки, предусмотренным договором; 

-  проверять  правильность расчетов в расчетных  документах; 

-  оплатить  расчетные документы полностью  или частично или мотивированно  отказаться от оплаты; 

-  определять  фактические размеры ответственности  в случае нарушения условий  договора; 

-  передавать  документы в подразделения организации  (бухгалтерию, финансовый отдел  и т. п.) в сроки, предусмотренные  правилами документооборота организации. 

Для получения  материалов со склада поставщика или  от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы, и доверенность на получение материалов. 

Оформление доверенностей  производится в порядке, установленном  действующим законодательством  по формам № М-2 или № М-2а. 

Форму № М-2а  применяют организации, у которых  получение материалов по доверенности носит массовый характер. 

Доверенность  от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или  иного лица, уполномоченного на это  учредительными документами, с приложением  печати организации. 

Доверенность  в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. 

Выдачу доверенностей  регистрируют в заранее пронумерованном  и прошнурованном журнале учета  выданных доверенностей. Выдача доверенностей  лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать дату ее совершения и образец подписи лица, на имя которого выписана, Доверенность выдается обычно сроком на 15 дней. 

При приемке  материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами. 

Приемка и оприходование  поступающих материалов и тары (под  материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров формы № М-4 при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер формы № М-4 в одном экземпляре составляет материально-ответственное лицо в день поступления материалов на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество материалов. 

На массовые однородные грузы (руда, известняк, уголь, песок, камень бутовый, щебень и др.), прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер. 

Вместо приходного ордера приемка и оприходование  материалов может оформляться проставлением  на документе поставщика (счет, накладная  и т. п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и  в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. Принятый организацией порядок оформления документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в ее учетной политике. 

При перевозке  грузов автотранспортом приемка  поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при  отсутствии расхождений между данными  накладной и фактическими данными). 

В случае несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным  в документах поставщика, а также  в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым  требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т. д.), приемку осуществляет приемочная' комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов формы № N1–7. 

Акт в двух экземплярах  составляется членами приемочной комиссии с обязательным участием материально  ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. 

Акт о приемке  материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и/или транспортной организации. 

После приемки  материалов акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают: один экземпляр — в бухгалтерию организации для учета движения материалов, другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. 

В случае составления  приемного акта формы № М-7 приходный ордер (форма № М-4) не оформляется. 

Материалы должны приходоваться в соответствующих  единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная  цена. 

Если в расчетных и сопроводительных документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято в организации (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в данной организации. 

Если в интересах  производства целесообразно направить  материалы непосредственно в  подразделение организации, минуя  склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение  организации. В этих случаях в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения ор­ганизации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом). 

Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом  непосредственно в подразделения  организации, должен быть оформлен распорядительным документом по организации. 

На стройках строительные материалы, поступающие  в значительном количестве, как правило, завозятся непосредственно на объекты строительства, минуя' центральный склад. 

Поступившие материалы  должны быть своевременно оприходованы. 

Приемные акты и приходные ордера должны, как  правило, составляться в день поступления  соответствующих материалов на склад или в другие установленные в организации сроки, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих грузов. 
 

Материалы, приобретенные  через подотчетное лицо, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру — при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица. 

Сдача подразделениями  на склад материалов оформляется  накладными на внутреннее перемещение  материалов в случаях, когда: 

-   продукция,  изготовленная подразделениями  организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки; 

-   осуществляется  возврат подразделениями организации  на склад или цеховую кладовую; 

-   производится  сдача отходов, образующихся в  процессе производства продукции,  а также сдача брака;