Проработка проблемы документационного обеспечения управления в муниципальных органах

     Единая  государственная система делопроизводства (ЕГСД) была одобрена постановлением Государственного комитета Совета министров СССР по науке и технике 4 сентября 1973 года.

     Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший  в себя основные правила работы с  документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении.

     Конечно же, за прошедшие с тех пор без  малого тридцать лет многое изменилось. Широкое внедрение компьютерных технологий во многом изменило традиционные представления о документационных процессах. Однако целый ряд рекомендаций, заложенных в ЕГСД, может быть использован и в настоящее время. Это связано с тем, что, по сути, технологическая цепочка обработки документации не меняется, и в ЕГСД дается ее очень подробное описание, что, кстати, не характерно для многих более поздних методических изданий.

     Что же собой представляет Единая государственная  система делопроизводства, и какие  нормы, правила и рекомендации можно использовать при работе с документами в настоящее время?

     Основные  положения ЕГСД состоят из общей  части, 9 тематических разделов и приложений.

     Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас.

     Комплекс  проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы:

• Унификация и стандартизация документов;
• Рациональная организация документооборота;
• Организация труда делопроизводственного персонала;

     Механизация и автоматизация управленческого  труда и делопроизводства.

     Рекомендации  практически по всем перечисленным  вопросам в настоящее время устарели. Так, например, должности работников современных служб делопроизводства и требования к ним регламентируются сейчас такими нормативными документами, как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (1995 г.), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.) и др. Разработаны современные нормы времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления, что сказывается и на расчете численности делопроизводственных работников (см., например, Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления, 1995г.).

     Однако  рекомендации по формированию структуры  и функций службы ДОУ вполне пригодны для сегодняшнего дня. Правда, применять  их нужно также с учетом произошедших изменений. В соответствии с ЕГСД, делопроизводством во всех учреждениях и организациях должно заниматься единое структурное подразделение – канцелярия. Документ закрепляет типовую структуру канцелярии и ее типовые функции. В приложении к ЕГСД приводятся типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции некоторых ее работников.

     Отдельно  нужно остановиться на еще одном  направлении, которое содержит рекомендации по рациональной организации документооборота и текущего хранения документов. Именно эта часть ЕГСД может оказать помощь работникам современных служб делопроизводства, включая секретарей руководителей предприятий и структурных подразделений. Независимо от того, традиционная или автоматизированная система делопроизводства применяется на предприятии, остаются неизменными принципы организации документооборота, его основные характеристики, этапы движения документов и, наконец, содержание проводимых делопроизводственных операций на каждом из этих этапов.

     Применение  рекомендаций ЕГСД в современных условиях значительно облегчает организацию контроля за сроками исполнения документов. Сроковые картотеки можно вести как в традиционном, так и в автоматизированном режимах. Для обобщения и анализа данных об исполнении документов вполне могут быть применимы формы, приведенные в приложении к ЕГСД: перечень не исполненных документов и сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю.

     Таким образом, Единая государственная система  делопроизводства не до конца утратила свое практическое значение. На наш взгляд, при решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время.

     Одним из таких документов является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

     ГСДОУ была принята в 1988 году (последняя  редакция – 1991 г.) в развитие Основных положений ЕГСД [11]. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий. В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов. Хотя нельзя забывать, что за 10 последних лет в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.

     ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов:

     1. Документирование управленческой  деятельности;

     2. Организация работы с документами  (управление документацией);

     3. Механизация и автоматизация работы с документами;

     4. Служба документационного обеспечения  управления.

     Принципы  и методы организации работы с  документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД. Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы  маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.

     Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный  подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она включает в себя регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы (ручные картотеки, массивы на машинных носителях). Это значит, что требования к учету, систематизации и хранению документов основаны на применении единой ИПС, информационные массивы которой должны быть совместимы. Для достижения такой совместимости служат разрабатываемые на предприятии классификаторы, например: номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений (участков деятельности), классификатор видов документов и др.

     ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как  самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно  руководителю организации. В отличие  от ЕГСД, в которой рассматривается  организация только канцелярии, ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия:

• управление делами;
• канцелярия;
• общий отдел;
• секретарь руководителя.

     В разделе формулируется основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению работников сферы делопроизводства.

     Таким образом, анализируя ЕГСД и ГСДОУ  с позиции сегодняшнего дня, можно  сказать, что оба эти документа  представляют несомненный интерес. Конечно же, многие их положения требуют пересмотра. Однако целый ряд правил и рекомендаций по организации документационного обеспечения управления и в крупных учреждениях и организациях, и в небольших фирмах могут оказать неоценимую помощь делопроизводственным работникам. И особенно полезными они могут оказаться для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Аналитическая часть. 

     Саранск - столица Республики Мордовия. Политический, экономический, научный и культурный центр. Территория 71,5 кв. км. Население 311 тысяч человек (2002). Находится в 642 км от города Москвы. Город Саранск, основанный в 1641 году, является столицей Республики Мордовия.

     Административно город разделён на 3 городских района: Ленинский, Октябрьский и Пролетарский. Кроме того, существует разделение на 4 основных микрорайона: Центр, Химмаш, Светотехстрой и Юго-Запад.

     Глава Администрации городского округа Саранск  — Владимир Сушков.

     Сегодня Саранск как административный центр  развивающейся республики известен не только в России, но и за рубежом. Здесь заключаются деловые соглашения с российскими и зарубежными фирмами с целью продвижения республиканских товаров на внешний рынок, налаживаются научные и культурные связи с различными регионами России. Саранск стал культурным центром финно-угорских народов, о чем красноречиво говорит тот факт, что 19 июля 2007 года в столице Мордовии состоялся международный фестиваль «Шумбрат, Финно-Угрия!». В нем приняли участие президент Финляндии Тарья Халонен, премьер-министр Венгрии Ференц Дюрчань, действующий тогда президент России Владимир Путин.

     Муниципальное образование городской округ  Саранск является городским поселением, наделенным Законом Республики Мордовия от 28 декабря 2004 года N 114-З "Об установлении границы муниципального образования город Саранск и наделении его статусом городского округа" статусом городского округа.

     Территорию  муниципального образования составляют исторически сложившиеся земли  городского поселения, включающие земли  общего пользования, рекреационные  земли, земли, необходимые для развития муниципального образования, и другие земли в его границах, обеспечивающие жизнедеятельность населения, независимо от форм собственности и целевого назначения, водные и иные объекты в соответствии с законодательством.

     В состав территории муниципального образования входят следующие населенные пункты: город Саранск, состоящий из Ленинского, Октябрьского и Пролетарского районов, рабочий поселок Луховка, рабочий поселок Николаевка, рабочий поселок Ялга, поселок Добровольный, поселок Озерный, поселок Пушкино, село Горяйновка, село Грибоедово, село Зыково, село Куликовка, село Макаровка, село Монастырское, село Напольная Тавла, деревня Ивановка, деревня Полянки, деревня Танеевка.

     УСТАВ городского округа Саранск утвержден  решением Саранского городского Совета депутатов от 23 декабря 2005 года №177.

     Администрация городского округа Саранск является исполнительно-распорядительным органом  муниципального образования.

     Администрация является юридическим лицом, имеет  необходимое для обеспечения своей деятельности обособленное муниципальное имущество, учитываемое на ее самостоятельном балансе, а также имеет круглую печать с изображением герба муниципального образования и наименованием "Администрация городского округа Саранск", другие необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы и бланки с ее наименованием, счета в банках и иных кредитных организациях.

     Структура Администрации утверждается Советом  депутатов по представлению Главы  Администрации.

     Структурные подразделения Администрации являются ее постоянно действующими органами, финансируются за счет средств бюджета муниципального образования и действуют от ее имени.

     Порядок и условия осуществления Администрацией деятельности по реализации своих полномочий определяется регламентом Администрации, утверждаемым распоряжением Главы Администрации.