10. Направляет заявителю, в течение двух месяцев со дня приема от него необходимых документов, решение в письменной форме о выдаче разрешения или об отказе в его выдаче;

     11. Готовит статистические отчеты, готовит еженедельную и ежемесячную  информацию о состоянии наружной  рекламы на территории города;

     12. Осуществляет необходимые меры  по использованию новых технологий  и материалов в оснащении объектов  наружной рекламы и информации, объектов праздничного и тематического  оформления города.

     13. Проводит сверку с рекламными  агентствами по полученным разрешениям  на установку рекламных конструкций  и перечисленным денежным средствам  за размещение рекламы на имуществе  города Грозного и земельных участках;

     14. Выписывает извещения  на оплату  участия в конкурсе на право  заключения договора на установку  и эксплуатацию рекламных конструкций  в соответствии с законодательством,  а также на оплату за использование мест  установки и эксплуатации рекламных конструкций размещаемых на имуществе города;

     15. Готовит необходимые документы  для защиты интересов Мэрии  по вопросам наружной рекламы  в судах общей юрисдикции;

     16. Осуществляет контроль размещения  рекламных и информационных конструкций в городе, ее соответствие выданным разрешениям и документам заявителя;

     17. Готовит аналитические обзоры, обобщения  и прогнозирует перспективу развития  рекламы на территории города;

     18. Разрабатывает предложения по  развитию базы рекламных конструкций  размещаемых на имуществе города, осуществляет взаимодействие с  ГИБДД  при УВД г. Грозного, Главным архитектором г. Грозного

     19. Осуществляет согласования проектов  размещения рекламных конструкций   под развитие базы рекламных  конструкций на муниципальной  собственности;

     20. Выполняет непосредственный выезд  для определения места размещения  рекламных конструкций и организует  контроль представления акта  выполненных работ по их установке;

     21. Осуществляет прием заявлений  на размещение рекламных конструкций,  подготовку документов для рассмотрения  их на конкурсной комиссии  для проведение торгов (конкурса, аукциона);

     22. Оформляет документы по итогам  работы конкурсной комиссии за  право получения места для  установки рекламных конструкций  размещаемых на территории города;

     23. Организует распространение социальной  наружной рекламы на стендовых  рекламных конструкциях;

     24. Разрабатывает предложения по  формированию городской политики  в области рекламы и дизайна;

     25. Участвует в создании художественно-эстетической  концепции городской среды;

     26. Осуществляет плановый контроль  за художественно - эстетическим  оформлением рекламных, и информационных конструкций, соответствие их паспорту рекламных и информационных конструкций подготавливает предложения по их обновлению и реставрации;

     27. Разрабатывает эскизные проекты  социальной рекламы целевых городских  программ, подготавливает предложения  по её размещению, осуществляет  заказ распространение социальной  рекламы;

     28. Осуществляет взаимодействие с  рекламными агентствами по вопросам  распространения социальной рекламы;

     29. Вносит в установленном порядке  предложения о запрещении или  приостановлении работ, связанных  с дизайнерским или художественным  оформлением рекламной конструкции  или выполняемых с нарушением  утверждённого эскизного проекта;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               

     30. Принимает участие в рассмотрении  спорных вопросов возникающих  в ходе согласования размещения  рекламных конструкций, организует  работу по подготовке документов, связанные с развитием и совершенствованием  художественно-эстетического облика  распространяемой рекламы;

     31. Осуществляет подготовку необходимых  распорядительных документов для  внесения изменений и дополнений  в генеральный план размещения  рекламных конструкций;

     32. По результатам проведенных обследований, размещенных рекламных конструкций,  готовит необходимые документы  о выявленных нарушениях и  доводит их до рекламораспространителя;

     33. Готовит документы для проведения  демонтажа самовольно установленных  рекламных конструкций, а также  размещающихся с нарушением требований  заключенного договора на установку  и эксплуатацию рекламных конструкций  на имуществе города Грозного  и земельных участках;

     34. Владеет полной информацией о  своевременности продления разрешений  на их установку и контролирует  выполнение заключенных договоров  на установку и эксплуатацию  рекламных конструкций на имуществе  города Грозного и земельных  участках;

     35. Осуществление проверок поступающих  жалоб и заявлений от физических  и юридических лиц по вопросам  распространения наружной рекламы  и устраняет недостатки в установленные  законодательством сроки;

     36. Осуществляет планирование и  прогнозирование доходов бюджета  города от установки рекламных  конструкций, и информационных  конструкций, на имуществе и земельных участках  города Грозного, а так же поступлений государственной пошлины за выдачу разрешений на их установку 

     1.7 Документооборот, формы представления входных и выходных документов

 

     В Мэрии города Грозного и в отделе муниципального заказа используется система  Евфрат, в котором, в принципе, и  осуществляется практически весь документооборот. Евфрат  – комплексное решение по организации электронного документооборота (делопроизводства) для различных по масштабу государственных учреждений, коммерческих компаний и предприятий, научных и образовательных учреждений. Наличие в Евфрат гибкого инструментария позволяет осуществлять настройку, внедрение и запуск системы в эксплуатацию, ее развитие и модификацию силами IT-специалистов заказчика.

     Система  Евфрат предназначена для решения различных задач автоматизации работы с документами, таких как электронный документооборот, электронное делопроизводство, автоматизация различных деловых процессов. Внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления, так и в соответствии с западными стандартами.

     Благодаря передовым технологиям работы с информацией система, помимо делопроизводства и документооборота, включает автоматизацию ключевых бизнес-процессов.

     Архитектура системы  Евфрат  обеспечивает полноценную работу с документами в территориально-распределенных структурах со сложной схемой информационных потоков, а также защиту от несанкционированного доступа и средства защиты информации. Среди организаций, которые выбрали систему Евфрат для создания системы электронного документооборота, соответствующей стандартам в области СЭД, – федеральные и региональные органы законодательной и исполнительной власти, а также другие государственные организации и коммерческие структуры.

     В системе Евфрат, кроме традиционных функций электронного документооборота, реализованы новые возможности по автоматизации бизнес-процессов организации, таких как: взаимодействие с заказчиками, управление договорами, прием обращений граждан и пр. В их основе лежат принципиально новые технологии. Таким образом, использование системы Евфрат позволяет заменить стандартные офисные программы и средства электронной почты в несвойственных для них областях автоматизации бизнес-процессов. При этом Евфрат интегрирована с популярными офисными программами, что делает переход на нее удобным и безболезненным.

     Таким образом, внедрение системы Евфрат дает ощутимые преимущества как среднему и малому бизнесу, которому, в силу высокой стоимости, недоступна комплексная автоматизация бизнес-процессов на базе нескольких специализированных программных продуктов, так и крупным организациям, получающим возможность сократить затраты на приобретение и поддержку целого парка специализированных программ.

     Преимущества  системы Евфрат как коробочного решения:

• Полнота комплекта поставки;
• Отлаженность и стабильность работы ;
• Готовность к внедрению «по клику» (установка системы Евфрат занимает менее 10 минут);
• Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге;
• Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения;
• Низкая стоимость владения системой.
• Преимущества системы Евфрат как проектного решения:
• Встроенные инструменты настройки и адаптации системы без программирования («Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов» и др.);
• Широкие возможности интеграции системы в инфраструктуру предприятия;
• Возможность создания индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест под требования заказчика.
• Кроме этого, система Евфрат это:
• Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, требованиям стандарта ISO 9000 и рекомендациям WfMC (Workflow Management Coalition);
• Дружественный и интуитивно-понятный интерфейс, облегчающий обучение и работу в системе;
• Конкурентные лицензии (нет ограничений на количество установленных рабочих мест системы);
• Наличие базовой конфигурации, позволяющей автоматизировать типовой комплекс документооборота в короткие сроки и с минимальными затратами;
• Поддержка технологии workflow (управление деловыми процессами, коллективная работа, поддержка версионности документов, разграничение прав доступа к информации, подсистема напоминаний и уведомлений);
• Наличие модуля «Монитор безопасности» (протоколирование, криптографическое шифрование);
• Встроенные средства взаимодействия удаленных серверов (возможность децентрализованного хранения документов);
• Полнофункциональный защищенный доступ к системе через Интернет;
• Интеграция с продуктами и технологиями Microsoft, OpenOffice, 1С.

Глава 2. Программно – техническое  обеспечение Мэрии

     2.1. Программно –  техническое оснащение

 

     В организационном отделе используется такое техническое оснащение  как факс, принтер, компьютеры, ксерокс, сканер и телефон. В этом отделе мощными  программами не пользуются. Единственное крупное программное приложение, которой пользуются в отделах администрации – эта система Евфрат. Стандартная конфигурация системы  Евфрат предназначена для автоматизации делопроизводства и документооборота. Система  Евфрат предназначена для решения различных задач автоматизации работы с документами, таких как электронный документооборот, электронное делопроизводство, автоматизация различных деловых процессов.

       Основное программное приложение, чем обычно пользуются  это пакет Microsoft Office, которое используется для составления различных писем, отчетов и т. д.

     Функциональные  возможности системы Евфрат:

1. Автоматизация делопроизводства
2. Электронный документооборот
3. Электронный архив
4. Управление договорами
5. Учет и ведение работы с контрагентами
6. Работа с финансовыми документами
7. Документооборот электронных торгов
8. Автоматизация бизнес-процессов

     В администрации города есть FTP-сервер интернет-сервер. Все компьютеры подключаются к этому FTP-серверу для доступа к определенным файлам. Интернет-сервер обеспечивает доступ к интернету в пределах всей администрации. На этом сервере системный администратор разграничивает права доступа к информации в зависимости от занимаемой должности сотрудника.

       2.2 Информационная безопасность

 

     Информационная  безопасность Мэрии оставляет желать лучшего. Нет никаких специальных устройств или программных приложений, направленных на обеспечение информационной безопасности информации. Есть только антивирусы, которые обновляются через интернет – сервер, а при сбоях сети они обновляются специальной базовой папки, путем указания пути. Доменная структура отсутствует. Есть большая вероятность проникновения вирусов из интернета в компьютер, или с физического носителя информации. Есть также вероятность утери или информации.