Применение информационных систем в управлении фирмой

1.4. Информационные технологии  как инструмент  формирования управленческих  решений 

       Организации различных типов и сфер деятельности можно представить как бизнес-систему, в которой экономические ресурсы посредством различных организационно-технических и социальных процессов преобразуются в товары и услуги.

       В процессе деятельности любой бизнес-системы на нее влияют факторы внешней среды (конкуренты, заказчики, поставщики, государственные учреждения, партнеры, собственники, банки, биржи и т. д.) и внутренние факторы, которые в основном являются результатом принятия того или иного управленческого решения.

       Процесс принятия управленческих решений рассматривается  как вид управленческой деятельности, т. е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.

       Цель  и характер деятельности организации  определяют ее информационную систему и автоматизацию информационной технологии, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение.

       Эффективность принятия управленческих решений в  условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой:

1. Первый  круг задач ориентирован на  предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям — инвесторам, налоговым службам и т. д. В данном случае для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической отчетности, а также других источников информации.

2. Второй  круг связан с задачами анализа,  предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. В этом случае информационная база должна быть шире, но в рамках достаточно высокоагрегированных показателей, характеризующих основные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации.

3. Третий  круг задач анализа ориентирован  на выработку тактических решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных высокодетализированных показателей, характеризующих различные стороны функционирования объекта управления.

4. Четвертый  круг задач связан с задачами  оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического объекта. Для решения этих задач используется текущая оперативная информация о состоянии экономического объекта и внешней среды.

       Основными функциями управленческого аппарата различных организаций являются анализ ситуаций в компании и внешней среде и принятие решений по стратегическому и краткосрочному планированию ее деятельности.

       Реализация  плановых задач принятия решений  осуществляется на стратегическом, тактическом и оперативном (операционном) уровнях.

       Каждый  из этих уровней требует определенной информационной

поддержки, которая реализуется на базе информационной технологии. В соответствии с уровнями принятия решений в функционировании информационной технологии можно выделить три контура: долгосрочного

стратегического планирования, среднесрочного тактического планирования

и оперативного регулирования деятельности организации.

1. Стратегический уровень ориентирован на руководителей высшего ранга. За счет организации информационной технологии обеспечивается доступ к информации, отражающей текущее состояние дел в фирме, внешней среде, их взаимосвязи и необходимой для принятия стратегических решений. Основными целями стратегического уровня управления являются:

• определение  системы приоритетов развития организации;

• оценка перспективных направлений развития организации;

• выбор  и оценка необходимых ресурсов для  достижения поставленных

целей.

       В соответствии с этими направлениями  информационная технология обеспечивает высшему руководству оперативный, удобный доступ и сортировку информации по ключевым факторам, которые позволяют оценивать степень достижения стратегических целей фирмы и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу.

       Особенностями информационной технологии контура  долгосрочного планирования и анализа прогнозируемого функционирования является построение агрегированных моделей развития организации с учетом деятельности смежных производственно-хозяйственных комплексов.

       Модели  данного контура функционирования информационной технологии должны учитывать:

• особенности  развития рыночных отношений в стране;

• возможные  перспективные виды продукции (товары и услуги), относящиеся к профилю деятельности организации или предприятия;

• потенциальные  виды производственных ресурсов, возможные  для использования при создании новых видов продукции (товаров, услуг);

• перспективные  технологические процессы изготовления новых видов продукции (товаров и услуг).

       Учет  перечисленных факторов в модели функционирования информационной технологии базируется преимущественно на использовании

внешней для деятельности организации информации. Таким образом ИТ должна располагать развитой коммуникационной средой (включая Internet) для получения, накопления и обработки внешней информации.

       Отличительной особенностью функционирования ИТ в контуре долгосрочного стратегического планирования, базирующемся на использовании агрегированных моделей, следует считать решающую роль самого управленческого персонала в процессе принятия решений. Высокий уровень неопределенности и неполноты информации повышает значение субъективного фактора как основы принятия решений. При этом автоматизированная информационная технология выступает в роли вспомогательного средства, обеспечивающего главную предпосылку для организации деятельности аппарата управления.

       Таким образом, информационные технологии поддержки  стратегического уровня принятия решений помогают высшему звену управления организацией решать неструктурированные задачи, основной из которых является сравнение происходящих во внешней среде изменений с существующим потенциалом фирмы.

       Основным  инструментарием для поддержки  работы высшего руководящего звена являются разрабатываемые стратегические информационные системы для реализации стратегических перспективных целей развития организации.

       В настоящее время еще не выработана общая концепция внедрения стратегических информационных систем из-за их целевой и функциональной многоплановости. Существуют три тенденции их использования:

• За основу первой принято положение, что сначала формулируются цели и стратегии их достижения, а только затем автоматизированная информационная технология приспосабливается к выработанной заранее стратегии;

• Вторая тенденция основана на том, что организация использует стратегическую информационную систему при формулировании целей и стратегическом планировании;

• За основу третьей тенденции принята методология синтеза двух предыдущих тенденций — встраивания стратегической информационной системы в существующую информационную технологию с совмещением выработки концепции развития организации в управленческом звене фирмы.

       Информационные  технологии призваны создать общую  среду

компьютерной  и телекоммуникационной поддержки  стратегических

решений в неожиданно возникающих ситуациях.

       2. Тактический уровень принятия решений основан на автоматизированной обработке данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном слабо структурированные задачи (например,

принятие  решения об инвестициях, рынках сбыта  и т. д.). К числу основных целей тактического уровня руководства относятся:

• обеспечение  устойчивого функционирования организации  в целом;

• создание потенциала для развития организации;

• создание и корректировка базовых планов работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе развития организации потенциала.

       Для принятия тактических решений информационная технология должна обеспечивать руководителей среднего звена информацией, необходимой для принятия индивидуальных или групповых решений тактического плана. Обычно такие решения имеют важное значение на определенном временном интервале (месяц, квартал, год).

       Тактический уровень принятия решения средним  управленческим звеном используется для мониторинга (постоянного слежения), контроля,

принятия  решений и администрирования. Основными функциями, которые выполняются на базе автоматизированной информационной технологии, являются: сравнение текущих показателей с прошлыми, составление периодических отчетов за определенный период, обеспечение доступа к архивной информации, принятие тактических управленческих решений.

       Функционирование  информационной технологии в контуре среднесрочного тактического планирования базируется на использовании моделей, отражающих реальные факторы и условия возможного развития деятельности организаций и предприятий, в значительной степени учитываются внешние требования поставщиков и потребителей. Однако в данном контуре внешняя информация точно соответствует возможным и практически осуществляемым направлениям развития организаций и предприятий, что повышает уровень определенности данных и модели системы управления.

       Для поддержки принятия тактического решения  в информационной

технологии  фирмы используются такие инструментальныесредства, как базы данных, системы обработки знаний, системы поддержки принятия решений и т. д.

       Одним из инструментальных средств для принятия тактического

решения в настоящее время являются системы поддержки принятия решений, которые обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Системы поддержки

принятия  решений имеют достаточно мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Основными характеристиками таких систем являются:

• возможность  решения проблем, развитие которых  трудно прогнозировать;

• наличие  инструментальных средств моделирования  и анализа;

• возможность  легко менять постановки решаемых задач  и входных данных;

• гибкость и адаптируемость к изменению условий;

• технология, максимально ориентированная на пользователя.

       3. Оперативный (операционный) уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняется огромное количество текущих рутинных операций по решению различных функциональных задач экономического объекта. Оперативное управление ориентировано на достижение целей, сформулированных на стратегическом уровне, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциала. При этом к числу важнейших приоритетов оперативного управления следует отнести:

• получение  прибыли за счет реализации запланированных  заранее мероприятий с использованием накопленного потенциала;

• регистрацию, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного;

• выработку  и реализацию решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений.

       Функционирование  информационной технологии в контуре  текущего планирования и оперативного регулирования происходит в условиях определенности, полноты информации и зачастую в режиме реального времени обработки информации.

       Информационные  технологии обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимыми для принятия ежедневных оперативных управленческих решений. Назначение инструментальных средств информационной технологии на этом уровне — отвечать на запросы о текущем состоянии фирмы и контролировать информационные потоки организации, что соответствует оперативному управлению.