Информационные технологии управления на современном предприятии

Использование информационной технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации. Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к ИТ. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

1.3 Использование автоматизации  на разных уровнях управления

Системы начального уровня. Системы начального уровня широко распространены среди предприятий небольшого размера, которые успешно используют их в своей повседневной деятельности. Отличительной чертой таких информационных систем является ограниченный охват бизнес-процессов предприятия.

Программные продукты данного класса могут сильно отличаться друг от друга  по целевому назначению: сюда можно  отнести как бухгалтерские, так  и складские и торговые системы. Но, тем не менее, эти системы имеют  много общих черт:

• невысокая требовательность к выделяемым ресурсам. Системы данного класса могут работать под управлением современных промышленных СУБД, однако могут эксплуатироваться и на небольших предприятиях. Количество возможных пользователей такой системы колеблется от 1 до нескольких десятков.
• подразумевается, что пользователь может приобрести, установить и начать эксплуатацию самостоятельно, однако разработчики стараются делать программы с как можно более широкими возможностями, что позволяет интегрировать такие системы с другими системами этого и более высокого классов.

Системы среднего уровня. Появление систем среднего уровня обусловлено потребностью в программном продукте с более широкими возможностями, нежели системы начального уровня. Таким образом, некоторые производители на основе современных способов и средств разработки создали готовые решения для довольно широкого круга потребностей предприятия. В состав таких систем обычно входят следующие подсистемы:

• бухгалтерский учет;
• управление производством;
• материально-техническое снабжение и сбыт;
• планирование;
• производство.

Несмотря на способность таких  систем вести учет практически по всем направлениям деятельности предприятия, некоторые подсистемы реализованы  в них в весьма усеченном виде. Тем не менее, количество различных  параметров настройки у такой  системы достигает значительного  числа, что приводит потребителя  к неспособности самостоятельно установить продукт. Зачастую, большую  часть стоимости программного продукта среднего уровня составляют услуги по установке и настройке системы, сервисное обслуживание. Дороговизна  таких систем делает их недоступными для небольших фирм.

Немаловажным минусом подобной системы является то, что успех  внедрения системы среднего уровня во многом зависит от качества выполнения анализа деятельности предприятия.

Системы высшего класса. Современные версии систем высшего уровня обеспечивают планирование и управление всеми ресурсами организации. Количество различных параметров настроек достигает десятков тысяч. Однако одновременно возрастает и стоимость внедрения подобной системы.

Следует также учитывать следующий  набор минусов, возникающих при  введении в строй подобной системы:

• может потребоваться привлечение внешних консультантов, что приведет к значительному росту затрат;
• внедрение сложной системы зачастую требует некоторой реорганизации деятельности;
• необходимо наличие специального подразделения, которое бы перенастраивало систему под требования бизнеса.

С другой стороны, руководители организации и ее персонал получают великолепный инструмент, позволяющий планировать и управлять производством.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. Анализ использования информационных технологий управления предприятием

2.1 Характеристика  деятельности предприятия

История компании «Абсолют» началась в 1997 году. За короткое время для тысяч жителей  Бурятии «Абсолют» стал сетью  магазинов с уникальным ассортиментом, доступными ценами и высоким уровнем  обслуживания.

С начала своей деятельности и по настоящее  время компания «Абсолют» известна как стабильно развивающаяся  компания с сильными рыночными позициями, надежными каналами сбыта и перспективой постоянного роста продаж.

Руководители  компании «Абсолют» - Шагдаровы Баир Доржиевич и Индира Валерьевна сделали верную ставку на развитие магазинов самообслуживания формата «Cash&Carry». Магазины самообслуживания формата «Cash&Carry» завоевали заслуженную популярность у жителей Бурятии за разнообразный ассортимент и доступные цены.

«Абсолюту»  удается сдерживать рост цен на продукты питания по всей республике, добиваясь  того, что сегодня цены на продовольственные  товары существенно ниже, чем в  соседних Иркутске или Чите. Удобный подъезд к магазинам, грамотно оборудованные парковки, скидки, рекламные акции, наличие банкоматов создают необходимые условия для приятных покупок.

Такая социально ориентированная деятельность компании успешно сочетается с ее участием в культурной и благотворительной  жизни республики и ее столицы.

Документы, регламентирующие деятельность торгового предприятия:

• устав;
• идентификационный номер налогоплательщика для открытия торгового предприятия;
• свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
• свидетельство о поставке на учет в налоговом органе юридического лица;
• сертификаты соответствия на все товары;
• должностные инструкции работников торговли;
• правила продажи отдельных видов товаров. Постановление правительства Российской Федерации от 19 января 1998 года №55;
• ассортиментный перечень;
• заключение Государственного санитарно-эпидемиологического надзора;
• инструкция «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенностям» - Инструкция Министерства финансов СССР от 1967 г.;
• лицензия на право розничной продажи алкогольной продукции;
• свидетельство о государственной регистрации права;
• договор о полной материальной ответственности - ст. 121.1 КЗОТ.

Организационная структура предприятия.

Директор – осуществляет общее  руководство предприятием.

Бухгалтерский аппарат – осуществляет контроль за ценообразованием и реализацией продукции.

Заместитель директора – осуществляет контроль за хозяйственными службами предприятия. Обеспечивает бесперебойное снабжение предприятия продуктами, а также обеспечивает безаварийную работу предприятия.

Главный бухгалтер – осуществляет контроль за финансовой деятельностью предприятия.

Отдел кадров – осуществляет подбор и расстановку кадров.

Администратор – отслеживает запасы товара, пополняет товар на витринах.

Склад – приём, хранение и отпуск товаров подразделениям.

Менеджер по приему товара – принимает  товар по количеству и качеству, делает возврат товара поставщикам.

Оператор ПК – оприходование товара по товарным накладным от поставщика, распечатка документов, обеспечение магазина ценниками, обслуживание весов и т.д.

Ст. кассир - обслуживает кассы, осуществляет операции с денежными массами.

Продавцы и фасовщики - подготавливают товар к реализации.

Кассиры – производят расчет покупателей.

Грузчик – осуществляет погрузку, разгрузку товаров.

Форма собственности – частная.

Организационно-правовая форма –  открытое акционерное общество.

Вид деятельности – розничная торговля.

Торгово-технологический процесс:

Заказ товара;

Разгрузка и прием товара по товарным накладным;

Оприходование товара по товарным накладным от поставщика;

Подготовка товара к продаже (распаковка/упаковка, взвешивание и т.д.)

Реализация продукции.

Назначение: обеспечение населения  товарами первой необходимости, а также  сопутствующими товарами.

Функции: продажа товаров народного  потребления.

У предприятия заключены договора с предприятиями-поставщиками продукции, с обслуживающими предприятиями (вывоз  твёрдых бытовых отходов, поставка электроэнергии, воды горячей и холодной, обслуживание электронных весов, обслуживание помещения).

Номенклатура товаров:

Счёт-фактура, накладная на поставку товаров, накладная на отпуск товаров  со склада, отчёт материально-ответственных  лиц.

2.2 Организация рабочего  места кассира на основе POS–систем.  Полная автоматизация супермаркета

Автоматизация работы супермаркета представляет собой непростую задачу по ряду причин:

• требуется организация нескольких мест кассира, позволяющих комфортно работать в условиях повышенной нагрузки. Предполагается использование как весового, так и штучного товара.
• при продаже скоропортящихся продуктов должен быть предусмотрен учет времени хранения товара и обеспечиваться распечатка ярлыков с указанием даты продажи и срока годности продукта.
• большой объем товарной базы – тысячи наименований разного типа (штучных, весовых, объемных).
• должна быть обеспечена быстрая приемка большого количества и ассортимента товара, часть которого нужно маркировать.
• возможность оперативного контроля продаж в реальном времени.
• формирование аналитических отчетов, товарных документов по установленным формам.
• обеспечение обмена данными с бухгалтерскими программами.

В супермаркете «Абсолют» POS–системы активно используются уже довольно давно, однако полная компьютеризация всех этапов товародвижения в магазине еще не произведена.

Полная компьютеризация всех этапов товародвижения в магазине позволит не только ускорить процесс товародвижение, но и повысить надежность контроля процесса товародвижения.

Организация рабочего места кассира  на основе POS–систем позволяет не просто рационализировать, но и коренным образом изменить работу кассиров в сторону повышения ее эффективности.

При правильной организации расчетной  зоны магазина с использованием POS–систем резко снижается возможность возникновения очередей на выходе из торгового зала, упрощается внутренний документооборот магазина и обмен информацией между различными службами торгового предприятия, появляется возможность использовать труд меньшего количества работников и, как следствие, увеличивается прибыльность магазина и его положительный имидж среди покупателей.

В настоящее время компания «Прима-софт»  имеет большой опыт в установке  и обслуживании таких систем. Данная система также отличается большей  надежностью, что позволит также  уменьшить нагрузку работников по техобслуживанию  рабочих мест.

POS–системы представляют собой  определенные технические комплексы  и программное обеспечение, связывающее  в единую локальную компьютерную  сеть все кассовые комплексы  магазина, штрих–кодовое и измерительное оборудование, а также компьютеры в бухгалтерии и дирекции со всеми подключенными к ним периферийными устройствами.

На рабочее место кассира  устанавливается компьютер с  подключенным к нему фискальным регистратором, например СПАРК-700ТК. На этот компьютер устанавливается программа «АРМ Кассира», в функции которой входит регистрация покупки, печать чека и взаимодействие с внешними устройствами: сканером штрих-кодов, специализированной клавиатурой со считывателем магнитных карт, табло покупателя.

Преимущества использования компьютера на рабочем месте кассира огромны: неограниченное количество товаров, работа со скидками, использование оплаты по кредитным картам, подробные отчеты о продажах, передаваемые в систему  учета.

«АРМ Кассира» функционирует автономно (off-line), получает от основной программы данные о товарах и по окончании смены передает данные о продажах в конфигурацию «ККС:Магазин».

По желанию клиента возможна замена оборудования на аналогичное: программируемые  клавиатуры, POS-мониторы, сканеры штрих-кода, весовое оборудование.