Знания как организационный ресурс

Каждая из моделей имеет свои преимущества и недостатки.

В управления знаниями выделяются несколько ключевых потоков. Проектировщик разрабатывает машину, и ему необходимо найти соответствующую информацию, для чего привлекаются средства информационного поиска по запросу. В текущей инженерной деятельности при решении определенной задачи система управления знаниями предоставляет дополнительную информацию, выбирая ее по системе типовых ситуаций (поддерживая принятие решения). Используя машиночитаемые знания, экспертные системы подводят пользователя к рекомендованным решениям. Новая информация, поступающая в базу знаний организации, доводится до сотрудников в виде информационного сообщения с целью возможного использования и оцен¬ки полезности. В первом случае информация вытягивается из базы зна¬ний, в остальных навязывается возможному потребителю.

Наращивание знаний предполагает пополнение базы за счет поиска вне организации и фиксирования материала в собственной базе инфор¬мации или обучение персонала новым знаниям.

Система поиска информации — одна из трудно формализуемых процедур. В ее основе лежит, как правило, технология OLAP (online analytical processing). Для анализа важны не только показатели в виде цифр, но текстовая информация из различных файлов. Имеющиеся программные средства имеют двух-, трехуровневую структуру и бази¬руются на четкой классификации знаний. Разведка знаний представ¬ляет собой новое направление, использующее методы искусственного интеллекта, математики, статистики, программирования. Фактически это нетривиальное извлечение точной, ранее неизвестной и потенциаль¬но полезной информации. Разработано множество решений для управ¬ления информационными ресурсами предприятия, но собрать воедино все составляющие — задача трудоемкая. Система управления знани¬ями должна стать частью повседневного трудового процесса, не требуя от сотрудников дополнительных знаний о самой системе, но она должна быть прозрачным объединительным элементом, органично интегриро¬ванным в рабочую среду предприятия.

Библиотека данных отличается от традиционной базы данных тем, что это скоординированная совокупность.

Документы являются контейнерами, которые заключают в себе зна¬чительную часть знаний организации и в целом представляют собой один из самых значимых активов. Однако только управление доку¬ментами обеспечивает эффективное использование знаний и опыта; Документы могут не только ответить на вопрос: «Что мы знаем?» но также и на вопрос: «Кто это знает?»

Библиотека знаний проектируется для поддержки процесса приня¬тия решения, а не просто для хранения совокупности данных. Знаний отличаются от данных специфической структурой и ми свойствами, основными из которых являются:

•              интерпретируемость;

•              наличие классифицирующих отношений (отношения типа «элемент-множество»,              и др.);

•              наличие ситуативных связей.

Знания от просто набора информации отличаются наличием двух элементов в записи. Первый характеризует ситуацию и принятое решение, а второй — полученный результат. Совокупность оптимальных решений накапливается в процессе деятельности при решении конкретных задач. Если кто-то сталкивался с решением определенной проблемы, то ее решение можно обнаружить в базе знаний.

Знания в определенной предметной области при использовании их в системе объединяются в базы знаний подобно тому, как данные объединяются в базы данных. Знания не отвергают и не заменяют базы данных. Они оказываются разными уровнями представления информации. Базы знаний разделяются по виду и характеру представления. По виду выделяют декларативные и процедурные знания. По характеру представления разделяют структурное и параметрическое представ¬ление.

Декларативные знания состоят из множества описаний состояний и условий перехода между ними, которые имеют синтактический (символьный) характер и не содержат в явном виде описания исполняющих процедур. Вывод и принятие решений осуществляется процедурами поиска в пространстве состояний, которые учитывают семантику (смысл) конкретной предметной области.

Процедурные знания включают исходные состояния и описания процедур, обрабатывающих исходные знания при необходимости по¬лучения состояния полного множества производных знаний. Семантика вводится в описание процедур, генерирующих синтаксические знания.

Методы принятия решений в моделях знаний.

Методы принятия решений предусматривают логический вывод, вывод в сетях объектов, ассоциативный вывод. Логический вывод может быть строгим, использующим формальные системы, или нестрогим, допускающим эвристические процедуры. Вывод на сетях осуществляется с использованием процедур наложения, сопоставления, наследования, передачи сообщений и специальных присоединенных процедур. В ассоциативных сетях производится обучение выводу с помощью многократного ассоциативного процессирования примеров правильного вывода.

Интеллектуальные системы с обучением разделяются на две группы: логические и коннективистские. Первые в результате обучения накапливают знания в виде логических отношений, вторые — в виде ассоциативных отображений с настраиваемыми связями элементов.

Примерами систем с индуктивным обучением являются система Рада и система Форсайта BEAGLE.

Система Рада базируется на методе параметрического обучения, кото¬рый позволяет формировать продукционные правила с коэффициентом уверенности и весами в виде регулируемых порогов срабатывания пра¬вил. Веса-пороги регулируют срабатывания правил, которые могут иметь место только при превышении установленного порога по коэффициенту уверенности условия. Веса-ослабления связаны с заключениями правил и используются для их ослабления, если заключение получено при слишком большой уверенности: вес, меньший единицы, умножается на коэффициент уверенности заключения. В этом методе обучения наиболее трудоемкой работой в предварительной настройке системы является создание множества упорядоченных пар начальных (условий) и конечных (заключений) суждений с их коэффициентами уверенности. В результате обучения при небольшом количестве циклов раздачи сообщений и регулировки весов создается множество правил, адекватных парам суждений. В системе Рада используется несколько уровней правил и несколько форм эвристик обучения.

Система BEAGLE использует эволюционный подход, называемый генетическим алгоритмом. Он позволяет подбирать не только параметры системы, но и ее структуру. Набор продукционных правил базы знаний системы может быть оптимизирован в процессе работы генетического алгоритма исходя из некоторого случайно выбранного набора этих правил и критерия соответствия набора решаемой задачи.

4.              Система управления знаниями. Классификация систем электронного управления знаниями. Тенденции в области управления знаниями на уровне организации.

Классификация систем электронного управления документами.

Системы электронного управления документами обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Сегодняшние предприятия требуют распределенной архитектуры управления документами, т. е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям (кроме чисто технических: масштабируемость, надежность и управляемость):

•              автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования;

•              гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов;

•              возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов;

•              открытая, расширяемая архитектура;

•              доступность широкого спектра дополнительных технологий.

Выделяют шесть категорий систем электронного управления документами:

1)              системы, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS);

2)              корпоративные системы ЭУД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyffle Corp., Oracle (Context);

3)              системы управления контентом (Content management): Adobe, Excalibur;

4) системы управления информацией (порталы) (Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station);

5) системы управления образами (Imaging);

6) системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, StaffWare.

Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы, как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определен¬ной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жиз¬ненный цикл работы с документами, включая технологии работы с об¬разами, управления записями и потоками работ, управление и т. д. Примерами подобных систем являются системы делопроизводства и системы документооборота.

Системы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Если основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, «документ принят к исполнению», «документ передан на исполнение конкретному «на документ дан соответствующий ответ» и т. д.) в соответствии с принятыми правилами, то системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфра¬структуру для создания, совместной работы над документами и их пуб¬ликации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам, как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпора¬тивные системы ЭУД являются стандартным «приложением по умол¬чанию» для создания и публикации документов в организации. Как пра¬вило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они пред¬лагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслежива¬ния создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повтор¬ного использования и компиляции. Доступность информации не в виде документов, а в виде меньших объектов облегчает процесс обмена ин¬формацией между приложениями.

Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фунда¬мент создания информационных порталов. Системы управления ин¬формацией дают возможность организациям накапливать и исполь¬зовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных.

Системыуправления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают си¬стематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структури¬рованных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используют¬ся в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

Тенденции в области управления знаниями на уровне предприятий.

Решения по управлению знаниями позволяют накапливать и структу¬рировать интеллектуальный капитал организации, что помогает ее со¬трудникам повышать свои профессиональные навыки и качество при¬нимаемых решений. Решения по управлению знаниями создают своеобразную «корпо¬ративную память», которая собирает знания и распространяет их при помощи технологий групповой работы. В результате компании тратят меньше времени и денег на решение повседневных вопросов. Этот фак¬тор становится все более важным, так как современные фирмы действу¬ют во множестве географических регионов и в разных часовых поясах, и часто бывает так, что одним и тем же клиентом или проектом занима¬ется много разных сотрудников, что значительно затрудняет совмест¬ное использование знаний и управление их

Там, где никто специально не занимается накоплением и распрост¬ранением знаний, эти знания часто рассеиваются и пропадают. Транс¬национальные компании потеряют очень важные контракты только потому, что ее ведущие сотрудники работают в разных часовых по¬ясах и не могут предоставить необходимые данные в тот момент, когда они требуются.

Формы управления знаниями

Решения по управлению знаниями могут принимать несколько форм в зависимости от деловых проблем, которые они призваны решать.

Сообщества практиков представляют собой форум дляобмена знаниями в случаях, когда иной вид сотрудничества затруднен в силу особенностей корпоративной культуры, структуры, географии или информационных систем. Например, в компании, которая организова¬на по деловым процессам, а не по функциональным отделам, люди со сходными обязанностями могут быть рассредоточены по всей органи¬зации, что затрудняет обмен опытом. В этом случае программисты, ко¬торые поддерживают разные деловые процессы, могут сформировать электронное сообщество для обмена опытом через дискуссионную базу данных. Это поможет им совершенствовать навыки программирования, сохраняя принадлежность к своей организационной группе.

Системы принятия решений на основе знаний. Эти решения призва¬ны повышать качество и своевременность информации, предоставляе¬мой сотрудникам, что, в свою очередь, повышает качество принимаемых решений. Например, банк Chase Manhattan разработал для себя систему на базе Lotus Notes, которая управляет портфелями клиентов, собирая данные из различных источников и представляя их в различных проек¬циях. Менеджеры по связям с клиентами используют систему для при¬нятия решений, полезных как для банка, так и для его клиентов.