Внешняя среда в менеджменте. Ее состав и динамика.

Менеджмент

Внешняя среда в менеджменте. Ее состав и динамика.

Внешняя среда организации состоит из отдельный людей, групп или учреждений, предоставляющих ей ресурсы, влияющих на то, как принимаются решения внутри организации или являющихся потребителями результатов ее деятельности, т.е. продукции и услуг.

Факторы внешней среды: экономические, политические, рыночные, технологические, международные, факторы конкуренции, социальные.

Элементы внешней среды:

1.Клиенты - потребители продукции и услуг - ключевая для организации группа, за счет которой орг-я существует и развивается. Цели организации, структура должны отражать проблемы клиентов, их потребности и обеспечиватьудовлетворение этих потребностей.

2.Поставщики предоставляют организации ресурсы, необходимые для достижения ее целей. Наличие и цена ресурсов оказывают влияние на деятельность организации, учитываются при разработке задач и планов.

3.Конкуренты - ограничивая свободу организации, конкуренция влияет на ее цели, структуру, методы управления.

4.НТП - одна из главных движущих сил общества - создают основу для высокой конкуренции .

5.Государство - устанавливает “правила игры”, влияет на деятельность орг.с помощью законов.

6.Фин.организации

7.Учебные заведения

8.Источники трудовых ресурсов

9.Криминальные структуры

Следствия воздействия внешней среды: изменение орг. структуры; пересмотр стратегии, изменение целей. Важнейшая характеристика - степень изменчивости внешней среды. Она зависит от особенностей вида деятельности, уровня развития НТП, политической системы.

Современный мен. Считает, что процессы, происходящие в организации, определяются в первую очередь внешней средой, а во вторую - внутренней. Внешняя среда устанавливает правила игры, а внутренняя среда определяет успех или неудачу.

Функции менеджмента: понятие, сущность, классификация.

функций:

1 Планирование – разработка последовательности действий, направленных на выполнение цели: стратегическое (плановые задания на длительный период времени и как правило включает прогнозные действия) и тактическое (детализация стратегического плана на краткосрочный период выполнения действий).

2 Организация – создание структуры подразделений, которые будут выполнять плановые задания). При организации выполнения действий необходимо уделить внимание персоналу, который будет задействован в выполнении действий. Персонал должен быть снабжен средствами и инструментами, необходимыми для выполнения действий.

3 Мотивация - связана с процессом побуждения себя и других людей к деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей организации. Различные теории мотивации разделяют на две категории: содержательные (стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы) и процессуальные (анализируется то, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный вид поведения).Стимулирование - это функция, связанная с процессом активации деятельности людей и трудовых коллективов, обеспечивает работников в повышении результатов своего труда. Эта функция используется для морального и материального поощрения работников в зависимости от качества и количества затраченного труда. Кроме того эта функция обеспечивает заинтересованность в достижении высокой эффективности работы всего предприятия.

4 Координация (руководство) – выполняется руководителем при выполнении исполнителями плановых, установленных заданий. Координировать деятельность своих подчиненных необходимо с учетом изменений внешней среды, а также с учетом возможностей предприятия заниматься инновационной деятельностью. Вовремя введенные изменения в плановые задания и инновационную деятельность является гарантом успеха.

5 Контроль - это системное наблюдение за выполнением планов, заданий и результатами хозяйственной деятельности. Учет и контроль необходимы для управления плановой, финансовой, производственной и трудовой дисциплины на предприятии. Контроль объединяет все виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучения информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения поставленных целей. Существует три основных вида контроля: предварительный (применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам), текущий (осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником) и заключительный (осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время).

Планирование в менеджменте: понятие, принципы. Система планов, виды планов

Планирование – это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации в целом, ее подразделений, функциональных подсистем, отделов и служб. Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимых для достижения поставленных целей

в процесс планирования будут включаться:

- постановка целей и задач, выработка стратегий (в том числе и чрезвычайных), стандартов деятельности на период планирования;

- определение необходимых ресурсов и их распределение (перераспределение) в соответствии со складывающейся конъюнктурой;

- последовательность действий для достижения целей, по переводу организации в желаемое состояние;

- назначение лиц, ответственных за реализацию планов и доведение содержимого планов в части касающейся до исполнителей.

Задачами планирования в организации являются:

- выбор оптимальной стратегии деятельности организации на основе прогнозов альтернативных вариантов;

- обеспечение целенаправленного развития и устойчивости функционирования организации;

- перспективная ориентация и координация выполнения планов по заданиям, исполнителям, ресурсам, срокам и качеству;

- создание объективной системы показателей для эффективного контроля, своевременной реакции на несоответствие действительных текущих параметров желаемым;

- стимулирование трудовой активности сотрудников организации, создание мотивов для плодотворной и скоординированной работы;

- информационное обеспечение (доведение до работников информации о целях, прогнозах, альтернативах и условиях работ, противодействие дезинформации конкурентов).

Принципы планирования определяют требования к характеру и содержанию плановой деятельности в организации. Следование принципам планирования создает предпосылки для действенной работы фирмы и снижает вероятность отрицательных результатов планирования.

Виды принципов:

1. Принцип единства (системности)

Поскольку организация – это целостная система, то все ее составные части должны развиваться в едином направлении. Поэтому плановая деятельность любого звена организации связана с плановой деятельностью всей организации. Все планы, разрабатываемые в организации, – не просто набор документов, а их взаимосвязанная система.

2. Принцип участия

Каждый член организации становится участником плановой деятельности, независимо от должности и выполняемой им функции. То есть в идеале процесс планирования привлекает к себе всех сотрудников, участвующих в выполнении поставленных планами задач и достижении целей. Планирование, реализованное с помощью принципа участия, называют партисипативным.

В ходе реализации изучаемого принципа каждый из сотрудников подразделений осознает свою значимость в организации, проникается командным духом и приобретает мотивацию к эффективному труду, а также расширяет горизонт личных возможностей и развивает себя как личность.

Кроме того, партисипативное планирование объединяет часто вступающие в противоречие две функции – оперативное руководство и планирование. Руководители, привлекаемые к составлению планов, более не считают их чем-то внешним и не сосредотачиваются исключительно на оперативном управлении.

3. Принцип непрерывности

Смысл принципа непрерывности заключается в том, что планирование является не единичным актом, а системой регулярно повторяющихся действий. Выделяются следующие способы реализации этого принципа:

- постоянное пошаговое планирование в рамках фиксированного периода деятельности организации;

- планирование на весь фиксированный период с обязательной корректировкой относительно внешних и внутренних условий, и соответственно постоянное уточнение и исправление планов;

- планирование на фиксированный период при непрерывной последовательности планов одного за другим;

- возвратное планирование (от долгосрочного плана к краткосрочным и по мере реализации последнего – новое долгосрочное планирование).

4. Принцип гибкости

Принцип гибкости тесно взаимосвязан с принципом непрерывности и подразумевает возможность пересмотра ранее принятых планов при изменении различного рода обстоятельств. Таким образом, выполнение этого принципа подразумевает упреждающее придание планам каких-то резервов для изменения текущего направления без потери направленности (целеустремленной сосредоточенности на чем-нибудь мыслей, интересов).

5. Принцип точности

Каждый план должен составляться с той степенью точности, которая для него необходима. Так, например, стратегическое планирование определяет только общие направления деятельности. В частных планах информация прорабатывается и конкретизируется.

Система планов
Планирование представляет собой наиболее существенную из всех менеджерских функций, поскольку связано с целями, альтернативным выбором, определяет действия как перспективные, так и текущие. Планирование находит отражение во всех функциях менеджмента, но логически предшествует им, т. е. менеджер организует, контролирует, стимулирует и руководит в соответствии с планами.

Планирование — это заблаговременное решение вопросов:
• что следует сделать?
• когда следует сделать?
• как следует сделать?
• кто должен сделать?

У планирования есть пять важных целей:
• снизить отрицательный эффект неопределенности внешней среды;
• сосредоточить внимание на главных задачах;
• добиться экономичного функционирования;
• способствовать интеграции деятельности различных подразделений в достижении целей предприятия;
• облегчить контроль.

Планы составляются в расчете на будущее. Поэтому главное в планировании — предвидение будущего, "плановые предложения", т. е. просчитывание того, что будет, если планы осуществятся.
Для того чтобы планирование было эффективным, оно должно опираться на разнообразную и достоверную информацию о состоянии внешней среды, оперативно "улавливать" и предвидеть все происходящие в ней изменения. В зависимости от возможности отслеживания состояния внешней среды выделяются:
1) плановое реагирование (выявление изменений, происходящих во внешней среде, и адаптация структуры организации и ее деятельности к этим изменениям);
2) упреждающее планирование (будущие характеристики внешней среды прогнозируются, и соответственно характер будущей плановой деятельности "подстраивается" под ожидаемые внешние условия);
3) активное плановое воздействие (определяются желательное состояние внешней среды и способы достижения такого состояния).

Виды планов

По уровню управления:
• корпоративные,
• отдельного предприятия,
• подразделения предприятия,
• проекта,
• задачи.

По временному признаку:
• перспективные (до 10-15 лет),
• среднесрочные (до 5 лет),
• годовые,
• оперативные (на квартал, месяц). По типу:
• операциональные,
• тактические,
• стратегические,
• нормативные (бюджетные).

По временной ориентации в технологии разработки:
• реактивные,
• инактивные,
• преактивные,
• интерактивные.

По объекту (предметной области):
• производство,
• маркетинг,
• капитальное строительство,
• материальное снабжение и запасы,
• кадры,
• финансы,
• организационный,
• развитие (совершенствование),
• бизнес-план.

По составу лиц, участвующих в планировании:
• традиционное, осуществляемое профессиональными плановиками,
• партисипативное — с вовлечением в процесс планирования всех, кого оно непосредственно затрагивает.

 

Состав и содержание стратегических планов.

Функциональная подсистема системы стратегического менеджмента состоит из следующих компонентов: стратегический маркетинг, разработка стратегических планов, оперативное управление реализацией стратегических планов фирмы. Одним из основных факторов качества планов является степень соблюдения при планировании научных подходов к менеджменту и принципов планирования. Если плановые показатели не будут достаточно обоснованными, то как бы мы хорошо ни работали на последующих этапах, результат будет неудовлетворительным.

К принципам планирования относятся следующие:

        1) ранжирование объектов планирования по их важности;

        2) вариантность планов;

        3) сбалансированность планов;

        4) согласованность планов с параметрами внешней среды системы менеджмента;

        5) адаптивность планирования;

        6) преемственность стратегических и тактических (текущих) планов;

        7) социальная ориентация планов (соответствие плановых показателей объектов требованиям по экологичности, эргономичности и безопасности);

        8) экономическая обоснованность плановых показателей с учетом неопределенности будущих ситуаций;

        9) обеспечение обратной связи системы планирования в цикле управления;

        10) автоматизация системы планирования;

        11) обеспечение достижимости плановых показателей.

Основные плановые показатели функционирования и развития фирмы формируются на стадии стратегического маркетинга, на которой должны быть даны ответы на следующие вопросы: что производить, с какими конкретными показателями качества и ресурсоемкости объекта в сфере его потребления, для кого производить, по какой цене, в каком количестве, кому производить, в какие сроки. На стадии стратегического маркетинга должны быть разработаны нормативы конкурентоспособности товаров и фирмы в целом, учитывающие использование имеющихся и стратегических конкурентных преимуществ фирмы, стратегические параметры товарных рынков, базирующиеся на дереве показателей эффективности будущих товаров, дереве показателей конкурентоспособности фирмы.

Предлагается разрабатывать систему стратегических планов фирмы, состоящую из планов двух уровней:

        1. Стратегия фирмы на период с ____________ по ___________ гг.

        2. Стратегические планы, раскрывающие стратегию фирмы и обеспечивающие достижение стратегических целей фирмы на тот же период (разделы "Стратегии фирмы").

Горизонт стратегического планирования определяется сложностью и обновляемостью выпускаемой продукции, возрастом фирмы, ее особенностями. Например, в электронной промышленности стратегия фирмы может разрабатываться на 2-3 года, машиностроении - на 3-5 лет, добывающих отраслях - на 5 и более лет.