Внешняя и внутреняя среда организации

      4.  Внутренняя и внешняя  среда организации,  характеристика факторов  внешней и элементов  внутренней среды  организации. Приведите  примеры. Золотое  правило менеджмента. 

      Функционирование и развитие каждой организации осуществляется в среде (внутренней и внешней). Любое действие организации возможно только в том случае, если среда допускает  его осуществление. Состояние и деятельность организации в любой момент времени – есть результат действия ее внутренних факторов и воздействий внешней среды.

      Внутренняя  среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, который дает возможность организации функционировать, а следовательно, существовать  и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае,  если не обеспечивает необходимого функционирования организации.

      При переходе к рыночной экономике должно происходить изменение внутренней среды организации, адаптации ее к рынку.

      Внутренняя  среда организации представляет совокупность, сочетание следующих основных составляющих (рис. 1):

• структура;
• внутриорганизационные процессы;
• технология;
• кадры;
• организационная культура.

Рис. 1 Факторы  внешней и внутренней среды организации 

      Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

      Технология, включающая в себя технические средства и способы их комбинирования и использования для получения конечного продукта, создаваемого организацией, является предметом самого пристального внимания со стороны менеджмента. Управление должно решать вопросы технологий и осуществления их наиболее эффективного использования. В последнее время в связи с появлением все более передовых технологий соответствующие задачи менеджмента становятся достаточно сложными и значимыми, так как их решение может привести к серьезным и весьма положительным в перспективе последствиям для организации. В то же время они могут привести к негативным процессам во внутренней жизни организации, разрушить ее организационную структуру, демотивировать работников.

      Кадры являются основой любой организации. Без людей нет организации. Организация живет и функционирует только потому что в ней есть люди. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация. В силу этого люди в организации являются для менеджмента «предметом номер один».

      Организационная культура, являясь всепронизывающей составляющей организации, оказывает сильное влияние, как на ее внутреннюю жизнь, так и на ее положение во внешней среде. Организационная культура складывается из следующих составляющих:

      - философия, задающая смысл существования  организации и ее отношение к сотрудникам и клиентам;

      - преобладающие ценности, на которых  базируется организация и которые  относятся к целям ее существования  либо же к средствам достижения  этих целей;

      - нормы поведения, разделяемые  сотрудниками организации и определяющие принципы взаимоотношений в организации;

      - правила, по которым ведется  «игра» в организации;

      - климат, существующий в организации  и проявляющийся в том, какая  существует атмосфера в организации  и как члены организации взаимодействуют  с внешними лицами;

      - поведенческие ритуалы, выражаемые  в проведении в организации  определенных церемоний, в использовании  определенных выражений, знаков  и т.п.

      Носителями  организационной культуры являются сотрудники организации, а вырабатывается и формируется она в значительной мере менеджментом и, в частности, высшим руководством. Организационная культура может играть огромную роль в мобилизации всех ресурсов организации на достижение ее целей. Но может и являться мощным тормозом на пути достижения целей, особенно если для этого потребуется проведение изменений.

      Поэтому менеджмент должен уделять большое  внимание решению вопросов формирования, поддержания и развития организационной  культуры.

      Внутренняя  жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности одни процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, другие могут либо отсутствовать, либо осуществляться в небольшом объеме. Однако, несмотря на небольшое разнообразие действий и процессов, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации и которые являются объектом управления со стороны менеджмента.

      Ими являются:

      - производство;

      - маркетинг;

      - финансы;

      - работа с кадрами;

      - оккаунтинг (учет и анализ хозяйственной  деятельности).

      Менеджмент  осуществляет управление функциональными  процессами, протекающими в организации, формирует и изменяет, когда это  необходимо, внутреннюю среду организации.

      Организация в условиях рыночных отношений является открытой системой, способной взаимодействовать с окружающей ее внешней средой в различных аспектах – информационном, вещественном и т.д.

      Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее жизнедеятельности, внутреннего потенциала на должном уровне. При этом организация, в свою очередь, в качестве компенсации за это должна отдавать результаты своей деятельности во внешнюю среду. Таким образом, организация находится в состоянии постоянного взаимообмена с внешней средой. Как только рвутся связи с ней, организация погибает. Взаимодействие организации с внешней средой обеспечивает возможность существования, жизнедеятельность организации, внутренний потенциал на должном уровне, а также ее устойчивость, т.е. способность устранять возникающие отклонения и достигать поставленных целей после оказываемых на нее возмущающих воздействий.

      Организация должна получать из внешней среды  необходимое оптимальное количество качественной информации. Стремление не тратить много сил и средств на сбор и обработку информации таит в себе опасность неполного учета важных индикаторов развития, а это, в свою очередь, ограничивает возможности своевременного решения проблем в области политики организации. Чрезмерное же количество информации вызывает увеличение затрат на получение информации, создает трудности в ее обработке.

      Внешнюю среду организации можно характеризовать  различным образом. Так, немецкие ученые используют понятия «сложность»  и «динамика» при характеристике внешней среды.

        Сложность внешней среды целесообразно  выражать количеством и разнообразием  характеристик, которые должны  учитываться в процессе управления  организацией.

      Динамика  внешней среды, которую можно  выражать изменчивостью ее характеристик. Основными характеристиками, с помощью которых можно оценить изменчивостью внешней среды, являются: частота, величина и регулярность изменений ее факторов.

      Если  сложность и динамика объединяются между собой в соответствующий  континуум «простой-сложный» и «статичный-динамичный», то можно выделить четыре типа внешней среды.

      Простая статичная внешняя среда –  среда с незначительной потребностью в гармонизации; большей частью приводит к созданию бюрократических организационных  структур.

      Простая динамическая внешняя среда – среда с незначительным числом и разнообразием внешних воздействий, которые должны учитываться при формировании организации. Изменчивость требует более органичного и менее децентрализованного руководства.

      Сложная статичная среда – среда, имеющая большое количество и разнообразие важных факторов, которые обладают незначительной изменчивостью; приводит к созданию бюрократических структур с децентрализованным руководством.

      Сложная динамичная внешняя среда – среда, предъявляющая самые строгие  требования к форме организации. Ей соответствуют такие формы и модели организации, которые получили название адаптивных и которые сопровождаются децентрализованным руководством.

      Факторы внешней среды оказывают влияние  на все элементы и процессы внутри организаций, в то же время они в значительной мере релевантны по отношению к операциям организаций. Все факторы можно разделить на две основные группы.

      Первую  составляют факторы общего внешнего окружения (макроокружения) организаций, которые не связаны непосредственно с конкретной организацией. Влияние этих факторов является более или менее одинаковым для многих организаций. Основные из этих факторов:

      - состояние экономики государства;

      - социокультурные факторы;

      - природно-географические условия;

      - законодательная система;

      - кредитно-финансовая политика;

      - уровень развития техники и  технологий;

      - мировой рынок и т.д.

      Ко  второй группе относятся факторы непосредственного (делового) окружения организаций, которые непосредственно связаны, взаимодействуют с ними. Это:

      - потребители;

      - конкуренты;

      - поставщики;

      - деловые партнеры;

      - органы системы государственного  регулирования;

      - источники «силового давления»  на организации;

      - профсоюзы и т.д.

      Следует заметить, что в портфеле любой  фирмы всегда имеется центральное ядро деловых партнеров-заказчиков, приносящих при особом управлении отношениями с ними наибольший коммерческий успех. Это те заказчики, которые выполняют особо важные функции для компании-поставщика и которых поставщик определяет как своих ключевых клиентов.

      Многие  из факторов непосредственного окружения  имеют вероятностный характер и  в определенной мере зависят от организаций. Вместе с тем имеются факторы, которые оказывают воздействие  на организации независимо от их желания. Это государственные и местные органы регулирования и криминальные структуры.

      Влияние факторов внешней среды на деятельность организаций весьма сложно, неоднозначно и изменчиво. Причем указанные факторы  находятся в состоянии тесного  взаимовлияния, изменение в одном из них приводит к изменениям в других.

      В современных российских условиях внешняя  среда организаций – хозяйствующих  субъектов в целом характеризуется  прежде всего следующим:

      - непредсказуемостью;

      - быстрыми изменениями;

      - значительной неопределенностью;

      - сложной структурой;

      - некоторой агрессивностью.

      Отечественные организации испытывают влияние  целого ряда неблагоприятных внешних  факторов. Так, данные опроса руководителей  организаций промышленности России, проведенного Центром экономической  конъюнктуры при Правительстве РФ¹, выявили основные факторы, ограничивающие рост производства в базовых и промышленных организациях России (рис. 2).

            

      Рис. 2 Динамика оценки факторов, ограничивающих рост производства в базовых промышленных организациях

      (доля  в % от общего числа  обследованных организаций)