Виды современных организаций и место офис-менеджера в них

15. Руководит  работниками офиса: распределяет  обязанности между ними; доводит  до сведения работников задания  и принятые в отношении их  решения; определяет степень ответственности  работников; разрабатывает стандарты  качества работы и критерии  оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

16. Организует  работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению  телефонных переговоров (прием  входящих звонков, управление  исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).

17. Осуществляет  контроль за трудовой дисциплиной  работников офиса (составляет  распорядок работы офиса, контролирует  его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

18. Назначает  работников, несущих материальную  ответственность за переданные  им для выполнения рабочих  заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

19. Обеспечивает  выполнение работниками корпоративных  правил и норм поведения.

20. Разрабатывает  и внедряет системы мотивации  и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

21. Оказывает  работникам офиса помощь в  разрешении возникающих в ходе  работы проблем, принимает меры  по предупреждению конфликтных ситуаций.

22. Координирует  работу офиса по подготовке  к закрытию (приведение в порядок  рабочих мест, отключение офисного  оборудования, в т.ч. освещения,  активирование систем охранной  сигнализации, пр.) и подготовке к  новому рабочему дню.

23. Обеспечивает  взаимодействие офиса с другими  структурными подразделениями предприятия.

24. Организует  совместно со службой безопасности  проведение работ по планированию  и внедрению мероприятий по  поддержанию внутриофисного режима  и информационной безопасности.

25. Руководит  подготовкой отчетной документации  для вышестоящего контроля.

2.2 Виды  организаций в повседневной жизни  менеджера

     Виды  организаций, с которыми менеджер сталкивается в своей практической деятельности в современных условиях, можно классифицировать по ряду признаков и их значению для его дела.

     Организации правовой и разрешительной системы, от деятельности которых зависят возможность существования организаций, ее управленческая, руководящая работа и эффективная деятельность самих управляющих.

     Организации финансовой и налоговой служб, определяющие нормы и правила хозяйственной деятельности всех подчиненных им организационных структур.

     Организации конкурентов, с которыми предстоит борьба и налаживание отношений.

     Общественные  организации охраны окружающей среды, пропагандирующие и отстаивающие безотходные технологии, безвредную утилизацию отходов производства, меры по защите природы в зонах проживания населения, по озеленению, мелиорации, осушению и другие, способствующие оздоровлению климата в местах обитания людей и всего животного мира.

     Организации полукриминальных и криминальных видов, сложившиеся в условиях кризиса экономики, нестабильности политической и социальной обстановки, действий различных миссионеров, «радетелей», «спасателей» отечества и т.д. Вольно или невольно менеджеры, особенно управляющие финансово-экономической сферой предприятий, сталкиваются с такими организациями и вынуждены противостоять им в интересах развития отечественного производства, науки, образования, культуры, литературы, искусства и т.д.

     Рассматривая  виды организаций с юридической, правовой точки зрения, необходимо отметить, что здесь основой для разделения служит легитимность, законность их существования. Поэтому можно различать официальные виды организаций, решающие конкретные производственные, хозяйственные, научно-исследовательские, военно-технические, образовательные и другие задачи; и неофициальные организации, сложившиеся стихийно или сознательно и незафиксированные юридически. Такой вид организаций принято называть неформальными группами.

     В международном масштабе некоторые виды организаций приобрели характер межнациональных монополий, межнациональных правовых и силовых структур, которые определяют жизнедеятельность не только каких-либо групп населения, но и целых народов и государств. Например: ООН, ОПЕК, Римский клуб, МВФ, НАТО и др.

     В сфере производства наиболее значимыми  являются организации, возникшие и  развивавшиеся под действием  законов конкуренции, концентрации и централизации капитала. Наиболее жизнеспособным видом в современных условиях выступает диверсифицированный концерн. Это многоотраслевые корпорации, действующие в различных отраслях экономики и состоящие из множества подвластных им финансовых, производственных, сбытовых, научно-исследовательских и иных организаций и структур. Основы менеджмента: Учеб. Для вузов/ Д.Д. Вачугов, Т.Е.Березкина. Н.А.Кислякова и др.; Под ред. Д.Д. Вачугова. -2-е изд. перераб. и доп. -М.: Высш шк., 2005.-376 с.:-95 страница. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     Организации, их признаки, законы развития, виды и структуры дают нам необходимые представления о сложном процессе взаимосвязи и взаимообусловленности процессов общественного и внутрипроизводственного разделение труда, результатом которых и являются наилучшие способы современной работы людей.

     Человек, работник составляет основы организации, ее главную движущую силу. Менеджер должен хорошо понимать, что все  его действия, направлены на изменения  вида или структуры организации, сталкиваются со сложными условиями, привычками, правилами и процедурами, характерными для работников данной организации.

     Общественное  производство, как постоянно изменяющаяся система, не терпит остановившихся в  своем развитии организации. Они  должны быть эффективными и отвечать потребностям людей не только в самой организации, но и во внешней среде.

     Организация - группа, соответствующая следующим  обязательным требованиям:

1. Наличие  по крайней мере двух людей,  которые считают себя частью  этой группы.

2. Наличие  по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.

3. Наличие  членов группы, которые намеренно  работают вместе, чтобы достичь  значимой для всех цели.

4. Наличие  «границ», обособляющих группу от  других.

     Существуют  также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны.

     Все сложные организации являются не только группами, целенаправленными  в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных  целей, они также имеют общие  для всех сложных организаций характеристики. Обобщая вышесказанное, можно выделить такие общие черты организаций:

- наличие  ресурсов: люди (работники), капитал,  материалы, технология и информация;

- зависимость  от внешней среды (экономических  условий, общественных организаций, законодательных актов, конкурентов, техники, технологии, менталитета общества и тому подобное);

- горизонтальное  разделение труда (разделение  работы на конкретные задачи);

- подразделения,  которые возникли в результате  горизонтального разделения труда;

- вертикальное  разделение труда, направленное  на координацию работы остальных  людей, то есть осуществление  как раз процесса управления;

- необходимость  управления;

-осуществление  определенных видов деятельности (производственной, торговой, научно-исследовательской и т.п.).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы

1. Бреддик У. Менеджмент в организации. - М., 2005. – 154с.
2. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М., 2005. – 241с.
3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. -3-е изд. - М.: Гардарики, 2000. - 528 с.
4. Нога В.В. Менеджмент: Учебное пособие/ В.В. Нога; Институт КВШУ. - Калининград: Изд-во ин - та КВШУ, 2004. 172 с.
5. Основы менеджмента: Учеб. Для вузов/ Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина. Н.А. Кислякова и др.; Под ред. Д.Д. Вачугова. -2-е изд. перераб. и доп. - М.: Высш шк., 2005. - 376 с.
6. Управление организацией: Учебник/ Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. -3-е изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА - М, 2003. -716 с. - (Серия «Высшее образование»).
7. Цыпкин Ю.А., Люкшинов А.Н., Эриашвили Н.Д. Менеджмент: Учеб. Пособие для вузов /Под ред. Проф. Ю.А. Цыпкина. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2002. -439 с. -118 стр.
8. Организация работы с документами: Учеб. для студентов высш. учеб. завед., обучающихся по специальностям “Документоведение и документационное обеспеч. упр.” и “Менеджмент орг.” / Кудряев В.А., Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; Под ред. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592с.
9. Паничкина, С.Н. Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании / Паничкина С.Н., Дресвянская К.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - №7. - с. 62.
10. Подобед, М.А. Документооборот предприятия / Подобед М.А., Усманова Н.Р. - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: Приор-издат, 2002. - 384 с.
11. Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30-2003): Учебно-практическое пособие / Рогожин М.Ю. - М.: РДЛ, 2003. - 208с.
12. Рогожин, М.Ю. Организация кадровой работы предприятия: Учеб.-практ. пособие / Рогожин М.Ю. - М.: РДЛ, 2003. - 240с.
13. Корнеев, И.К. Профессиональная подготовка офис - менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис - менеджера. - 2002. - № 4. - с. 25.
14. Кузнецова, Т. Новые квалификационные характеристики секретарей / Кузнецова Т. // Управление персоналом. - 2000. - № 2. - с. 18 - 21.
15. Кузнецова, Т.А. Секретарское дело / Кузнецова Т.А. - 3-е изд., исп. - М.: ЗАО Бизнес - шк. Интел-Синтез, 1999. - 288 с.