Виды современных организаций и место офис-менеджера в них

Министерство  Образования и науки Российской Федерации

ГОУ ВПО  «Иркутский Государственный университет»

филиал  в г. Братске

       Кафедра психологии и менеджмента 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 

       ПО  ДИСЦИПЛИНЕ:  «Офис-менеджмент»

     На  тему: Виды современных организаций и место офис-менеджера в них. 
 
 
 
 
 
 

Выполнил

Студент   группы    Мз-08-4                                                Сивашенко А.А.

 
Проверил                                                                               Савинова И.А. 
 

                                                  Братск  2011 

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Понятие и виды организации………………………………………………….5

2. Офис-менеджер в организации………………………………………………12

2.1 Понятие  и обязанности офис-менеджера…………………………………12

2.2 Виды  организаций в повседневной жизни менеджера…………………..18

Заключение……………………………………………………………………….20

Список  использованной литературы…………………………………………..22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     В соответствии с содержанием офисной  деятельности и структурой поддерживающих её технологий можно выделить следующие категории офисного персонала инженерно-технический персонал информационного и документационного обеспечения организационный персонал. Деятельность офисного инженерно-технического персонала направлена на обеспечение эффективного функционирования технических средств офисных технологий, что и определяет его квалификационный состав, включающий в себя инженеров и техников по эксплуатации соответствующих видов оборудования.

     Офисный персонал информационного и документационного  обеспечения занимается реализацией функций информационной поддержки управленческой деятельности в рамках технологий сбора, накопления, регистрации, передачи, хранения, копирования, упорядочения, поиска, представления, выдачи и защиты данных. В его состав входят специалисты служб документационного обеспечения управления, экспедиций, канцелярий, специализированных подразделений размножения, защиты и хранения документов, а также работники, обеспечивающие функционирование автоматизированных информационных систем администраторы баз данных и систем, прикладные программисты, операторы ЭВМ . Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной деятельности и ее координацию с обеспечиваемыми управленческими функциями. В него входят руководители структурных подразделений офиса, в которых организована работа инженерно-технического персонала и работни ков информационного и документационного обеспечения секретари, помощники и референты руководства управленческих структур координаторы офисной деятельности. В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности конкретных работников офиса.

     До  недавнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей основной деятельности, что не всегда оправданно. Для эффективной организации офисной работы требуются профессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями. Практика последних лет реализовала эту необходимость в виде должности офис-менеджера.

     Объектом  исследования является офис-менеджера.

     Предметом исследования функции и задачи офис-менеджера.

     Цель  сформировать представление о профессиональном облике офис-менеджера и специфике  его работы, изучить содержание и основные направления повседневной деятельности офис-менеджера в условиях современного предприятия, включая вопросы управления персоналом.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.Понятие и виды организации

     Организация - составная часть управленческой деятельности, представляющая собой процесс, комбинирующий труд, выполняемые индивидуальными или группами людей, наделенных качествами, необходимыми для его выполнения, так, что обеспечиваются наилучшие условия эффективного, систематического, позитивного скоординированного приложения знаний работников.

     Однако  термин «организация» характеризует  и определенную структуру, в которую  объединяются люди для достижения своих  целей, т.е. объект менеджмента.

Некая группа должна отвечать нескольким обязательным требованием, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

• Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы.
• Наличие по крайне мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.
• Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели. . «Основы менеджмента».

     Соединив  в одну эти существенные характеристики, мы получим важное определение.

     Организация-это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

     Общие характеристики организации.

     Все сложные организации являются не только группами, целенаправленными  в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных  целей, они также имеют общие для всех сложных организационный характеристике.

     Эти общие черты, помогают понять, почему, чтобы добиться успеха, организацией нужно управлять.

     Цели  всякой организации включают преобразование ресурсов для достижение результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.

     Процесс преобразование ресурсов легче всего  увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания и  некоммерческие организации также используют все виды этих ресурсов. 

     Задачи  многообразны и зависят от разнообразных  обстоятельств. Торговые организации  ставят своей целью реализацию товаров  и получение торговой прибыли; промышленные организации - производства необходимых  товаров, при этом решают задачи повышение производительности труда, достижение рентабельности и т.д.; государственные учебные заведения - подготовку специалистов для народного хозяйства и совсем не нацелены на получение прибыли, но в их задачи входят: оптимизации затрат на обучение, повышение его научного уровня и приобретение практических навыков учащимися и др. От цели организации зависит ее структура.

     Организации можно различать по ряду признаков.

     По  степени формализации различают  формальные и неформальные организации.

     Формальной считается организация, прошедшая государственную регистрацию в налоговых органах, внесенная в Единый государственный реестр юридических лиц и получившая соответствующее свидетельство. Такой порядок установлен с 2002 года, до этого регистрация проводилась в администрациях краев, областей, городов и районов.

     Таким образом формальная организация  это - группа людей, деятельность которых  сознательно координируется для  достижение общей цели или целей.

     Неформальная  организация такую регистрацию не проходит, и возникают закономерные вопросы: как она образуется и имеет ли право на жизнь? Предприниматель - одиночка регистрируется как индивидуальное предприятие без право образования юридического лица. Он может работать один, однако при успешном ведение дела может вовлечь в свое дело родственников, друзей, специалистов. Российское законодательство не запрещает предпринимателю привлекать наемный труд, многие этим и пользуются, при этом стараются выйти на более выгодные условия налогообложения. Именно по этой причине неформальной организации, достаточно распространены сейчас в России.

     И так неформальная организация - группа в составе формальной организации, которая возникает спонтанно  и где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно.

     По форме собственности организации делятся на государственные, муниципальные, частные и иные. В целом ряде случаев возникают организации на базе разных типов собственности. Это собственность на материально - вещественные и финансовые резервы и ресурсы. История развития организации людей прошла большой путь. Были сравнительно длительные периоды, когда организации существовали в виде рабовладельческих латифундий и эргастерий, средневековых цехов, коопераций ремесленников, собственников капитала - ростовщиков, организаций насильственно - репрессивного порядка (фискального, карательного и др.). Известны и формы организации феодальной собственности, общинной собственности, помещичьи владения с крепостническим и полукрепостническим трудом. Они разрушены временем и натиском новых, буржуазных отношений собственности. Рутинные, застойные виды организаций крепостнического порядка под напором времени были постепенно вытеснены и уничтожены. Вместо них возникли новые виды организаций с частной собственностью и наемным трудом.

     Видовая классификация организаций и  в настоящие время учитывает  отношения собственности в сфере  производства и финансов, информатики, в сфере распределения общественного  богатства, владения, распоряжения и  использования средств потребления и производства.

     Виды  организации различаются также  по организационному признаку - положению, роли значению отдельных личностей в организации, т.е. по статусу организации по отношению к своим членам.

     Принято считать, что в общественном производстве существуют первичные организации, определяющие основы деятельности ее членов и нормы, правила, методы воздействия с себе подобными и другими общественными, производственными, финансовыми, сбытовыми и другими структурами. Например, в государственных организациях государственная, общественная собственность обладает приоритетом в отношении других видов организации в силу естественных, правовых или экономических условий. Так, ели государственные финансы и вся сеть государственных предприятий терпят кризис, то и другие государственные и частные финансы организации вынуждены или прекращать свою деятельность или приспосабливаться к изменившихся условиям.

     Другим  видом являются политические, общественные, национальные, религиозные и другие организации, возникающие в зависимости от объективных социально - экономических условий, социального состояния и потребностей общества, уровня его развития и национальных, религиозных, этнических и прочих причин и обстоятельств.

     Так, например, в России возникли организации, не свойственные ее нравам и христианским обычаям, - общества «аум - сенрике», «кришнаитов», «вакхобитов» и другие виды организаций, которые не способствуют единой вере, развитию и процветанию общества в соответствии с его возможностями, религиозными верованиями и сформировавшимися взглядами на общественные ценности.

     В последнее время имеет место  возрождение таких видов организаций, которые в недалеком прошлом  нанесли человечеству неисчислимые бедствия и страдания. Фашистские и  профашистские, националистические организации, а также питающие их финансово-промышленные и торговые структуры сегодня заметно активизировали свою деятельность. Переходный период в экономике нашего государства возродил к жизни самые разнообразные и нежелательные архаичные виды организаций: консервативные - с их незыблемыми нормами, принципами и методами; ультрасовременные - с попранием всех общепринятых норм и правил; демократические - ориентированные только на принципы западной демократии и «свободного, нерегулируемого рынка».