Виды совещаний

1. Виды совещаний

Существуют различные  виды деловых совещаний. В отечественной  практике управления наиболее типично  деление совещаний по их задачам. Отсюда выделяют проблемные, инструктивные  и оперативные совещания.

Целью проблемного совещания  является поиск  лучшего управленческого  решения по обсуждаемой проблеме. Решения на таком совещании обычно формулируются в результате дискуссии  и принимаются после голосования.

Такое совещание проводится по следующей схеме:

Доклады

Вопросы к докладчикам

Дискуссия

Выработка решения

Если участники совещания  заранее получили обсуждаемые материалы, успели изучить их, то совещание  можно проводить без доклада, сразу начиная его с вопросов к докладчикам.

Участники проблемного совещания  могут высказываться и отстаивать свою точку зрения, такое совещание  повышает чувство ответственности  у работников за принимаемые решения.

Задача инструктивного совещания  заключается в передаче распоряжений и необходимых сведений сверху вниз по схеме управления для их более  быстрого и эффективного выполнения. На таком совещании руководитель доводит до сведения собравшихся  принятые администрацией решения, которые  обычно конкретизируются для каждого  исполнителя. В определенной мере  и на инструктивном совещании  действует коллективный разум: уточняют задания, высказываются предложения  по наилучшему выполнению этих заданий.

Оперативные совещания- это  так называемые планерки, летучки, пятиминутки. Они не должны быть затяжными. Задачей  таких совещаний является получение  руководителем информации о текущем  состоянии дел на производстве. В  противоположность инструктивному оперативное совещание обеспечивает передачу информации снизу вверх  по схеме управления. Получив от участников совещания оперативную  информацию, руководитель выявляет наличие  «узких» мест, причины отставания и сбоев, здесь же принимает необходимые  решения, дает поручения, определяя  сроки их выполнения. Главная цель- выявить те проблемы производства, на решение которых должны быть направлены главные усилия коллектива.

Существует классификация  совещаний по стилю проведения, к  которой относятся автократические, свободные, дискуссионные.

На автократических совещаниях право выступления и право  принятия решения имеет только руководитель. Участники же таких совещаний  должны слушать и отвечать на вопросы, задаваемые руководителем. Подобного  рода совещания проводятся в том  случае, когда руководитель должен дать указания или проинформировать своих подчиненных.

У свободного совещания нет  определенной повестки дня. Оно может  проводиться без председательствующего. Такое совещание сводится к обмену мнениями. Решения по ним не фиксируются. Свободное совещание проводится, как правило, в форме беседы или  разговора.

Дискуссионное совещание, или  мозговой шторм,- способ получения решений  по какому- либо вопросу путем генерирования  новых идей и анализа предложенных решений в результате коллективной работы группы людей в ходе совещания, проводимого по определенным правилам. Характерная особенность данного  способа заключается в отсутствии критики и оценки высказываемых  идей.

Любое из перечисленных совещаний  требует особого подхода.1

 

 

2. Преимущества и недостатки совещаний

 

Одно из преимуществ совещания  как инструмента управления в  том, что оно обеспечивает лояльность сотрудников к принимаемому решению. Даже если в компании господствует жесткий авторитарный стиль, отношение  сотрудников к решению, принятому  после обсуждения, будет более  лояльным. Особенно, если руководитель аргументировано объяснит, почему нужно  сделать именно так. В отличие  от ситуации, когда то же самое решение  просто спущено «сверху», и у людей  нет возможности высказать свое отношение к нему, кроме как  в кулуарах.

Кроме того, совещание позволяет  привлечь ресурсы группы для поиска оптимального решения. Как известно, одна голова хорошо, а десять лучше. Опять-таки, даже в ситуации авторитарного  стиля управления (когда решение  принимает формальный лидер единолично), совещание позволяет расширить  «проблемное поле» сложившейся  ситуации и, что еще важнее, увеличить  количество вариантов решений задачи.

Еще один позитивный аспект совещания – возможность быстро получить обратную связь «снизу», узнать о том, что происходит в компании, о настроениях людей, их потребностях, уровне понимания проблем компании, отношении к политике высшего  руководства и т. п.

Конечно, у совещания есть и минусы. И один из наиболее существенных – необходимость выделить время. Руководитель должен сам отвлечься  от текущей работы и отвлечь своих  подчиненных. Часто оказывается, что  вопрос не терпит отлагательства. Порою  руководитель, опасаясь длительного  совещания, предпочитает принять решение  единолично, чтобы сэкономить время. Однако нужно отметить, что правильно  организованное совещание обычно длится не более полутора часов.

 

 

3. Подготовка совещания

 

Деловое совещание – один из высокоэффективных, но трудоемких методов  управления, поэтому необходимо использовать его для рассмотрения самых важных вопросов, действительно требующих  выработки коллективных решений. Для  того чтобы максимально эффективно использовать время, отведенное на совещание, нужно продумать шаг за шагом  его организацию и решить поставленные задачи.

Подготовка повестки дня («Что и как обсуждать?»).

Если определена потребность  в проведении совещания, то следует  точно разграничить: содержание обсуждаемых  проблем и главную тему соответствующего совещания, которая должна характеризовать  его сущность; каким условиям должен отвечать конечный результат совещания. Это определяет цели совещания. Например, надо себе уяснить, что не каждое совещание  может дать готовые решения; кто  и какую подготовительную работу должен вести. Порою целесообразно  создать рабочую группу, которая  готовит повестку дня, проводит предварительные  краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д.

Основные ошибки, допускаемые  при формировании повестки дня: отсутствует  главная тема совещания, а если тем  несколько, то не удается обеспечить их точное разграничение и соответствующее  аналитическое обсуждение; участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой  проблемы; в повестку дня включены вопросы разного объема и разного  содержания, в результате чего совещание  превращается в обсуждение, а зачастую в перебранку между отдельными его  участниками или группами. Вследствие этого увеличивается число участников, поставленных в позицию пассивных  слушателей; не удается придерживаться повестки дня, отступают от нее и  рассматривают стихийно возникшие  побочные темы или какую-либо вечную проблему (вопросы снабжения и  т. п.).

 

 

2. Определение участников («Кто?»).

Основное требование заключается  в том, что на совещании должны присутствовать люди, которые могут  внести вклад в достижение целей  совещания. Наряду с этим следует  учесть, что если обсуждаемые на совещании вопросы неоднородны (т.е. не затрагивают одновременно всех присутствующих), надо разработать программу совещания (перечень основных вопросов с указанием  участников). Программу нужно составить  так, чтобы на совещании присутствовали лица, которые непосредственно связаны  с обсуждаемой проблемой. После  завершения обсуждения очередного вопроса  лица, не занятые в обсуждении следующих  вопросов, отпускаются. Но нежелательно отпускать человека временно, а потом  снова приглашать. Выполнение этого  требования дисциплинирует руководителя и участников совещания и заставляет придерживаться лимита времени.

Всех (или основных) участников необходимо информировать о совещании  письменно с указанием главной  темы, цели, основной информации, времени, места, продолжительности совещания  и фамилии руководителя.

Основные ошибки, допускаемые  при определении круга участников совещания: человека приглашают на совещание, исходя из занимаемой им должности, а  не в зависимости от связи его  должностных обязанностей с данной проблемой; большой удельный вес  пассивных слушателей в связи  с приглашением людей, не имеющих  отношения к обсуждаемому вопросу.

3. Определение продолжительности  совещания («Сколько времени?»).

Следует учесть, что продолжительность  совещания зависит не только от количества вопросов в повестке дня, но и от их содержания. Вначале совещание  протекает более обстоятельно. Вопросам, стоящим в конце повестки дня, уделяется меньше времени. Поэтому  в повестку дня целесообразно  включать 1–2 проблемных вопроса или 3–5 вопросов меньшей значимости.

Надо иметь в виду, что  сообщение руководителя о времени  окончания совещания сокращает  его продолжительность до 10%. Причины  этого явления чисто психологические  – участники совещания быстрее  собираются с мыслями, не тянут с  выступлениями, т.е. информация об окончании  совещания играет определенную активизирующую и дисциплинирующую роль.

Если на проведение совещания  запланировано больше одного часа, то через каждые 40–50 минут надо делать перерыв и по возможности менять формы работы (индивидуальная работа, групповая работа, дискуссия, отдельные  выступления и т.д.).

Совещания часто затягиваются потому, что возникшим проблемам  не находятся решения. В таком  случае руководитель должен добиваться, чтобы участники зафиксировали  для себя промежуточный результат (что прояснилось, о чем договорились и т.д.), установить соответствующие  индивидуальные задания и срок, когда  вопрос будет обсужден вторично. Одновременно надо уточнить ход следующего обсуждения с учетом работы, проделанной в  промежутке между совещаниями.

Основные ошибки, допускаемые  при определении продолжительности  совещания: не регламентируется продолжительность  совещания; не соблюдается установленная  продолжительность совещания; совещания  планируются слишком продолжительными; не делаются перерывы; не ограничивается время на доклады и выступления; неумение кратко и ясно излагать свои мысли.

4. Определение места проведения  совещания («Где?»).

Место проведения во многом зависит от вида совещания. Оперативное  совещание рекомендуется, как правило, проводить там, где находится  основное место работы его участников. Для проведения производственных совещаний  и собраний подходит большое помещение  или актовый зал. Самые высокие  требования предъявляются к месту  проведения проблемного совещания, при этом наиболее распространенными  являются два варианта: проблемное совещание проводится 1–2 раза в  месяц с продолжительностью 2–3 часа в конце рабочего дня в специально предусмотренном для этого помещении; проблемное совещание проводится раз  в квартал или полугодие как  выездное, продолжительностью 2–2,5 дня, причем местом его проведения, как  правило, является база отдыха предприятия (в зарубежных странах, как правило, гостиница).

Основные ошибки, допускаемые  при определении места проведения совещания: слишком много совещаний  проводится в кабинете начальника; в ходе совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются  посетители; помещение для совещания  не оборудовано соответствующим  образом.

5. Определение времени  проведения совещания («Когда?»).

Время проведения совещания  должно быть традиционным. Отклонения от этого допускаются лишь в исключительных случаях.

Лучше, если собрание назначается  на непривычное время, например, на 9: 15 или 10: 45. Скорее всего люди не будут  опаздывать. С утра целесообразны  лишь оперативные совещания (« летучки»), нацеливающие людей на первоочередные задачи.

Производственное совещание  и собрание лучше всего провести до обеденного перерыва, а проблемное совещание – перед окончанием рабочего дня.

Основные ошибки, допускаемые  при установлении и использовании  времени совещания: проведение оперативного совещания сразу после начала рабочего дня; проведение совещания  после окончания рабочего дня; несоблюдение времени, установленного для начала совещания.2

 

 

4. Проведение совещания

 

Начинать совещание нужно  точно вовремя. Во вступительном  слове необходимо ясно и предельно  конкретно обрисовать обсуждаемую  проблему и еще раз обратить внимание всех присутствующих на конечную цель совещания. Чтобы создать стимул для дискуссии, подчеркните практическую значимость обсуждаемых вопросов, а  еще лучше — сразу поставьте  перед слушателями ряд конкретных вопросов. Особенно постарайтесь, чтобы  отчетливо была видна связь между  темой совещания и интересами тех его участников, кому оно может  показаться бесполезным.

Согласуйте с участниками  совещания правила совместной работы. Поручите одному из участников ведение  протокола. Все вступительное слово  должно уложиться в 10 минут. Рекомендуется  записать главную тему и очередность  подтем на доске таким образом, чтобы  они все время были перед глазами  слушателей и выступающих.

Организовать дискуссию  можно по-разному. Открытая и плодотворная дискуссия возможна лишь в атмосфере  непринужденности. Советуем все время  сохранять спокойный и дружеский  тон, чрезмерная официальность способна задушить дискуссию. Попробуйте расположить  выступления в таком порядке, чтобы дискуссия развивалась  постепенно.

Если вы действительно  хотите извлечь пользу из совещания, вам необходимо ознакомиться со всеми  точками зрения на обсуждаемые проблемы, в том числе и с теми, которые  противоположны вашей. А это означает, что вам нужно очень осторожно  выбирать слова. Острая реплика типа «это абсолютно неверно» или «вы  в корне заблуждаетесь» убивает  мысль и задевает чувство собственного достоинства у выступающего, а  значит, преграждает дорогу истинной дискуссии.