Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Декабря 2010 в 22:09, контрольная работа
Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят :”Время - деньги”. Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.
Введение
Затраты и потери рабочего времени
Анализ использования рабочего времени
Оптимальная организация рабочего дня
Самоменеджмент
Заключение
Список литературы
Но как нам быть с тем ужасом, который
Был бегом времени когда-то наречен....
Менеджеру необходимо постоянно следить за своим временем, но не за стрелками на часах; не тратить время даром: это тот материал из которого создана жизнь.
«Соотношение стратегических, тактических и оперативных задач в структуре рабочего дня менеджера высшего звена рекомендуется принимать равным 6:2:2, а в структуре менеджера низшего звена — 1:2:7, т.е. руководитель должен больше заниматься формированием стратегий, а мастер — их исполнением.
Первые пять дней недели, с понедельника по пятницу включительно, менеджеру следует работать, чтобы не отстать от конкурентов. А по субботам и воскресеньям ему надо стараться их обойти.» (10, с.195)
Это как должно быть. На практике всё выглядит несколько иначе. По наблюдениям Г. Минцберга, менеджер в среднем лишь один раз в два дня может на полчаса заняться запланированной работой, так чтобы никто его при этом не отвлекал. Остальное время он находится в вихре событий и потоков информации, ему приходится постоянно переключаться на новые вопросы, изворачиваться и принимать на ходу решения, полагаясь на непроверенную информацию (слухи и сплетни) больше, чем на отчёты и доклады. Таким образом, резервы для приведения в соответствие своей работы с требованиями менеджмента есть. Надо только иначе организовать свою работу.
Недооценка роли организации рабочего дня, рабочей недели, рабочего места руководителя привела к тому, что в управленческой деятельности производительность труда за последние полвека возросла только в 2-3 раза, в то время как на производстве она выросла в 30 раз.
Главной задачей оптимальной организации рабочего дня, недели, рабочего места является повышение производительности труда руководителя, экономия его физической и умственной энергии.
На рабочем месте должно быть предусмотрено естественное боковое освещение. Если окно находится с южной стороны, необходимо предусмотреть жалюзи или шторы.
Умственный труд допускает шумовые нагрузки не более 40дБ (тихий разговор), поэтому должны быть предусмотрены двойные двери и окна. Ковёр на полу, комната отдыха — не излишество, а необходимость.
Повышению производительности труда способствует рациональное цветовое оформление. Цветовой интерьер в психике человека вызывает множество разных чувств, не исследованных до конца. Известно, что светло-голубые тона кажутся холодными, зелёный цвет относится к оптимальному для глаз, действует успокаивающе, благотворно влияет на психику. Шум в таких помещениях не воспринимается так остро, как, например, в помещениях с красной окраской. Помещение, окрашенное в светлые тона, кажется шире, создаётся зрительное впечатление большой площади. Благоприятные климатические условия обеспечиваются применением систем кондиционирования. Работать менеджер должен не с утра до ночи, а с умом.
Хорошо если менеджер обладает так называемым качеством вертолёта. Это способность приподняться над мелочами жизни, суметь посмотреть со стороны, что же происходит с организацией, а затем вернуться к каждодневным заботам руководителя. Надо отметить, что это очень редкое качество. Большинство умеющих заглянуть вперёд менеджеров оказываются плохими руководителями в рутинных, каждодневных ситуациях. С другой стороны, есть много менеджеров, великолепно решающих практические вопросы, но страдающих «близорукостью».
Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.
Основная цель самоменеджмента – максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами, лучше организовать труд ( следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы.
У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций, таких как:
1. Постановка цели - это выражение в виде четких намерений и в точных формулировках наших интересов, потребностей или задач, что помогает сориентировать действия и поступки на эти цели и на их выполнение. Для этого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится.
2. Ситуационный анализ представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны). Путём анализа своих способностей менеджер определяет, что вообще он может сделать, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей он располагает. С другой стороны, менеджер должен ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.
3. Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного ресурса – времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.
Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.
Даже самый занятой руководитель способен так приспосабливать свои цели и планы к соответствующим обстоятельствам, чтобы они всегда могли служить выполнению плана жизни и карьеры.
Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку. Если же какое-то дело начато, то оно должно быть доведено до конца.
4. Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение – значит установить приоритетность.
Основные проблемы руководителей заключаются в том, что они пытаются сразу выполнить слишком большой объем работ и распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.
Менеджеры должны стремиться к тому, чтобы, успевая решать во время рабочего дня множество разных текущих вопросов, в течение определенного времени заниматься только одной-единственной задачей, всегда завершать за один раз только одно дело, но последовательно и целеустремленно. Предпосылками для такой работы служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление списка приоритетов на основе этого решения и соблюдение его. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение задач, включенных в план, в соответствии с их очередностью поможет:
- решать вопросы в соответствии с их неотложностью
5. Реализация и организация предполагает составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”.
У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания. Все это необходимо учитывать в своей работе.
6. Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:
Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.
Контроль
над результатами труда должен в
любом случае производиться после выполнения
задачи. В конце рабочего дня необходимо
контролировать и отражать не только выполнение
поставленных целей, но и личную ситуацию.
Заключение
Можно сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта.
То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.
Список литературы
Информация о работе Управление рабочим временем руководителя