Министерство  Образования и Науки Российской Федерации

Институт  Менеджмента, Маркетинга и Финансов

Контрольная работа

по дисциплине: «Менеджмент»

на тему: «Управление рабочим временем руководителя» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Воронеж 2006

 

 
 

 

Введение 

      Каким должен быть успешный, эффективный  менеджер?

      Разумеется, он должен знать свое дело, уметь  управлять, уметь ставить цели и  добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и  через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят :”Время - деньги”. Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не  были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей. 
 
 
 
 
 
 

1 Затраты и потери  рабочего времени

 

      Время - это специфический и очень  важный ресурс. Во-первых, время - это  ресурс, который нельзя восстановить. Потратив время неэффективно, ошибку исправить очень трудно. Во-вторых, в отличие от других ресурсов, время не может «простаивать». Неработающие мощности или выжидающие работники - это не так страшно, как потраченное впустую время. Наконец, наличие времени - это обязательное условие для использования других ресурсов. За дело не стоит браться, если нет времени на его выполнение.

      Любой ресурс при эффективном его использовании  может приносить больше выгоды. Поэтому  менеджер обязан очень внимательно подходить к планированию своей деятельности.

      Существует  ряд «симптомов», которые позволяют  определить, допускает ли руководитель ошибки в использовании времени. При наличии этих «симптомов»  руководителю следует тщательно  обдумать, как необходимо поступить, чтобы исправить существующее положение.

1. Имеется слишком большое количество работ, которые необходимо выполнить. Кажется, что работать нужно быстрее, однако понятно, что повышать скорость уже невозможно.

      Чем больше задач стоит перед руководителем в конкретный момент, тем сложнее их выполнить. Когда имеется множество целей, которые, как кажется, требуют немедленного выполнения, возникает спешка. А спешка всегда плохо сказывается на качестве работы. Ситуация «цейтнота», несомненно, представляет собой очень яркое проявление того, что руководитель не в состоянии выделить наиболее важные задачи и отложить выполнение менее важных задач на более позднее время.

      Кроме того, слишком большая загруженность  руководителя свидетельствует о  том, что он занимается делами, от которых ему следовало бы отказаться. Другими словами, он берет на себя дела, которые можно было бы перепоручить подчиненным. Основная задача руководителя - обеспечивать максимально эффективное использование ресурсов. Люди объединяются в организации и распределяют между собой обязанности лишь в тех случаях, когда один человек не в состоянии выполнить все работы. Поэтому преимущества руководителя связаны не только с его работоспособностью и умением концентрироваться, но и с умением так организовать работу других людей, чтобы она была эффективной и легко контролируемой. 

      Конечно,  иногда надежней сделать что-то самому, чем поручить работу другому человеку. Но если подобные мысли возникают, руководителю следует задуматься о том, что  в его деятельности что-то не так. Если нет уверенности в том, что подчиненные будут качественно выполнять то, что им поручено, это означает что у руководителя не все благополучно, что он просто не в состоянии организовать деятельность других людей так, чтобы они были заинтересованы в хорошей работе.

      Естественно, это не означает, что руководитель должен перекладывать свои  обязанности  на плечи подчиненных. Просто необходимо четко устанавливать границу  между тем, что ты делаешь сам, и тем, что должны делать другие люди.

      При выполнении работы постоянно возникают помехи - посторонние дела, на которые приходится отвлекаться. Например, неожиданно приходит посетитель, с которым непременно нужно побеседовать, или возникает проблема, которую необходимо срочно решать, отказываясь от других, более важных дел.

      Естественно ценность этого критерия нет абсолютна. Периодически возникают «форс-мажорные»  ситуации, в которых приходится бросать  все дела и заниматься решением какой-либо проблемы. Поэтому этот критерий действует  только в том случае, если такие ситуации возникают очень часто.

      Подобное  положение также свидетельствует  о неумении организовывать собственное  время и перепоручать обязанности  другим работникам. Лишь некоторые, наиболее важные дела требуют непосредственного  участия руководителя. По этой причине необходимо не только давать подчиненным поручения, но и делегировать некоторые права по принятию решений. Однако здесь необходимо быть осторожным. По крайней мере, делегируя собственные полномочия, не забывайте контролировать принимаемые подчиненными решения и совершаемые ими действия.

2. Постоянно не хватает времени, так что приходиться  задерживаться на работе или брать работу на дом.

      Может показаться, что работа во внерабочее время свидетельствует об ответственности, то есть является положительным качеством. В целом это действительно так. Однако на самом деле на нее можно посмотреть иначе. Если работник не справляется со своими обязанностями, если ему необходимо дополнительное время, это означает, что он просто не может правильно организовать свою работу. А отсутствие такого умения - это уже недостаток, а не преимущество.

      Кроме того, нет ничего плохого в том, что работник использует время, официально отведенное ему на отдых, для отдыха, а не для работы. Нередко люди загружают себя так, что у них совершенно не остается свободного времени, из-за чувства вины, как будто отдых представляет собой непростительную праздность. Это не так. Отдыхая, человек набирается сил для дальнейшей работы; хроническое отсутствие отдыха рано или поздно скажется на ее качестве, поскольку приведет к переутомлению.

      Впрочем, иногда действительно необходимо работать в нерабочее время. Однако такие  ситуации единичные, встречаются крайне редко.

3. Выполняется много работы, однако основные проблемы изо дня в день остаются нерешенными.

      Это также очень важный симптом, на который  следует обратить внимание. Как правило, он свидетельствует о том, что  работа запланирована неправильно, и много сил тратится просто впустую. Обычно достаточно более четко расставить приоритеты, чтобы ситуация разрешилась. Однако «разгребать» несделанную работу придется достаточно долго. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

2 Анализ использования  рабочего времени

 

      Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется  в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные  потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

      Как контролировать трату времени и  реализацию планов?

1. Пожалуй, наиболее эффективным средством контроля за тратой времени является использование записей и их анализ. Необходимо хотя бы  10-15 минут в день посвятить на анализ того, как тратится время. Это позволит увидеть, как много времени было потеряно впустую на разговоры, ожидание, поиск бумаг, курение и прочие действия, от которых можно было бы отказаться.

      Расходуемое время можно учитывать в таблицах:

 Таблица  1

Анализ  видов деятельности и расхода  времени

 

Таблица 2

Листок  “дневных помех” 

 

      Также целесообразно вести записи в  процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации  записей должна быть такой, чтобы  можно было судить о важности и  необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной  картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный  анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.

      Сильные стороны  использования рабочего времени нужно выделить и применять  в повседневной работе. Для слабых  же сторон нужно выработать стратегию  по преодолению их.  Прежде всего, каждую работу  нужно проанализировать с помощью следующих  вопросов:

• была ли работа необходима? (если более 10 %  рабочего времени было потрачено не на  необходимую работу, это говорит о  проблемах с делегированием и определением приоритетов)
• были ли оправданы затраты времени? (если более 10%  рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)
• было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10%  рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)
• был ли сознательно определен временной  интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно,  значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

 
 

      Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые  поглотители времени,  нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

2. Не ставить большое количества задач, с которыми заведомо не возможно справиться. Перегруженность быстро приводит к переутомлению, из-за которого удовольствие от работы снижается. (8, с.224)

 

3 Оптимальная организация  рабочего дня

 

      Нельзя  не вспомнить удивительные слова  русской поэтессы А.Ахматовой: