Управление движением кадров на предприятии

В составе  унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен  к организационно-распорядительной документации и в ОКУД имеет код 
0281151, а форма Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме на работу относится к системе первичной учетной документации (код 0301006)

К числу нормативных  документов относятся и Межотраслевые  укрупненные нормативы времени  на работы по комплектованию и учету  кадров. 
Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ - одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа - регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:

- при оформлении  документов при приеме на работу  и увольнении рабочих и служащих;

- оформлении  и учете трудовых книжек;

- оформлении  документов по учету движения  кадров;

- составлении  статистической отчетности по  учету личного состава; составлении  справок, разработке планов и  выполнении других работ; работе  по табельному учету;

- работе  бюро пропусков;

- работе  военно-учетного стола.

Межотраслевые нормативы времени содержат и  перечисление всех необходимых операций по документированию и являются, кроме  того, нормативным документом в части  организации делопроизводства кадровой службы, так как содержат привила  регистрации и необходимые регистрационные  формы, устанавливают порядок хранения документов отдела кадров.

Состав кадровой документации

В состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовой  договор (контракт);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1);

- личная  карточка (форма Т-2);

- учетная  карточка научного работника  (форма Т-4);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма Т-5); приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска (форма  Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) 
(форма Т-8);

- табель  учета использования рабочего  времени (форма Т-13);

- табель  учета использования рабочего  времени и расчета заработной  платы (форма Т-12);

- личные  заявления работников предприятия;

- графики  отпусков;

- докладные  записки;

- акты.

Трудовой  договор (контракт) заключается в  письменной форме между работником и администрацией предприятия в  лице руководителя предприятия и  должен содержать следующие основные реквизиты: название вида документа, дату и место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у  работника.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1) является одной из унифицированных форм первичной  учетной документации, применение которых  с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. Форма  применяется для учета вновь  принятых на работу. Заполняется в  одном экземпляре работником отдела кадров на всех принятых, за исключением  назначаемых вышестоящим органом. Начальник структурного подразделения  дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта  приказа указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким  окладом и продолжительностью испытательного срока.

На оборотной  стороне проставляются также  согласие работника с условиями  работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметка о прохождении  инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки.

Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника, которому устанавливают тарифную ставку, оклад, визируется в соответствующей  службе организации для подтверждения  вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки. Подписанный  руководителем организации приказ (распоряжение) объявляется работнику  под расписку.

Работник  отдела кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет  личную карточку, делает отметку о  зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой  счет или соответствующий ему  документ.

Личная карточка (форма Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства), на основании опроса работника.

Коды профессии  и специальности указываются  по общероссийским классификаторам  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (образование, перемена места жительства и др.) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполняться  данными по усмотрению организации. После заполнения раздела "Общие  сведения" лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет  дату заполнения.

Свободные строки в п. 6 (6.3, 6.4) раздела 1 предназначены  для названия и даты окончания  второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального  образования. При заполнении п. 12 раздела 1 организации необходимо именовать  так же, как они назывались в  свое время, военную службу записывать с указанием должности.

В разделе III с каждой записью, вносимой на основании  приказа 
(распоряжения) о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 
11.

В разделах IX "Дополнительные сведения" для  полноты учета лиц, обучающихся  в очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего  и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления  в образовательное учреждение и  его окончания. Личные карточки таких  работников рекомендуется хранить  отдельно до окончания ими образовательных  учреждений.

В том же разделе следует записывать и  другие данные о работнике. 
Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки ВТЭК записываются группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключение ВТЭК об условиях и характере труда, а также другие данные, необходимые для учета.

Учетная карточка научного работника (форма Т-4) предназначена  для учета научных работников научными, научно-исследовательскими, конструкторскими, образовательными и  другими учреждениями и организациями, осуществляющими деятельность в  сфере образования, науки и технологии. Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на научных  работников на основании соответствующих  документов, а также на основании  опроса работников. На каждого научного работника ведется также личная карточка по форме Т-2.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма  Т- 5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется  работником отдела кадров в одном  экземпляре. Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения  прежнего и нового места работы и  подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел  кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма  Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых  работникам в соответствии с КЗоТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. Заполняется  в двух экземплярах: один остается в  отделе кадров, другой передается в  бухгалтерию. Подписывается начальником  структурного подразделения и руководителем  организации. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска  отдел кадров делает отметки в  личной карточке работника, а бухгалтерия  производит расчет заработной платы, причитающейся  за отпуск. При предоставлении отпуска  без оплаты рядом с указанием  о количестве дней отпуска указывается  без оплаты. В разделе "Начислено" в графе I в пустых строках указываются  месяцы, по которым начислена заработная плата.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) 
(форма Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. 
Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. 
Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. В разделе "Справка о несданных имущественно- материальных и других ценностях" делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником. На основании приказа 
(распоряжения) о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником.

Табель учета  использования рабочего времени  и расчета заработной платы (форма  Т-12) и табель учета использования  рабочего времени (форма 
Т-13) применяются для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего дня, в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т. п.).

Для отражения  использования рабочего времени  за каждый день в табеле 
(форма Т-12, графы 3, 5; форма Т-13, графа 3) отведено две строки: одна для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, другая для записи количества часов по ним. Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).

Форма Т-13 Табель учета использования рабочего времени  применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля по форме Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы  с помощью средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся  структурное подразделение, цех (отдел), бригада, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер и  т. д., т. е. данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в  соответствии с принятой технологией  обработки данных. Такая форма  должна обеспечивать возможность отражать в ней учет использования рабочего времени.

Условные  обозначения отработанного и  неотработанного времени, представленные на титульном листе формы Т-12, применяются и при заполнении формы Т-13.

Личные заявления  работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся  от руки, в свободной форме или  на трафаретном бланке, разработанном  на предприятии. В заявлении следует  указывать: адресата, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция  и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление направляется в дело.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность  предоставления отпусков сотрудникам  подразделений и предприятия  в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

Докладные записки - это документ, в котором содержится изложение какого-либо производственного  вопроса. Пишется докладная записка  от руки на стандартном листе бумаги. В состав обязательных реквизитов входят: адресат, наименование документа, текст, дата, подпись, расшифровка подписи. После получения адресатом докладной  записки он налагает резолюцию. После  выполнения предписания на докладную  записку ставится отметка об исполнении и она подшивается в соответствующее  дело.