Типы решений принимаемых менеджером. Подходы к применению решений

от информационного обеспечения менеджмента.

     5.Информационное обеспечение менеджмента

Для разработки и принятия управленческих решений, а также для организации их

исполнения необходима информация.

     Информация -- это совокупность различных сообщений об изменениях в

системе управления и окружающей ее среды.

Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между

субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой.

Информационное обеспечение менеджмента представляет собой совокупность

сведений о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для принятия

и реализации управленческих решений.

Информация, используемая в процессе управления торговлей, может быть

классифицирована по различным признакам.

По содержанию различают торгово-оперативную, бюджетно-статистическую,

нормативную, организационную, социальную и научно-техническую.

     Торгово-оперативная информация характеризует выполнение основных

хозяйственных функций торговой организацией (закупку товаров, состояние

товарных запасов, объем продажи товаров и т. п.).

     Бюджетно-статистическая информация отражает сведения о потреблении

определенных товаров отдельными группами населения и др. Такая информация

представляет интерес для прогнозирования и оценки деятельности отрасли на

макроуровне.

     Нормативная информация включает научно обоснованные нормы и нормативы,

отражающие различные процессы, происходящие в торговле.

     Организационная информация необходима для организации управления

товародвижением и товароснабжения, для организации торгово-технологического

процесса, а также хозяйственного обслуживания и работы аппарата управления

торговой организации. К этой информации можно отнести графики завоза товаров и

представления заявок, схемы размещения товаров и движения покупательских

потоков, графики ремонта торговых помещений, планы проведения совещаний и т.

п.

     Социальная информация образуется в процессе социологических

исследований, а также в оперативной кадровой работе. Она включает данные,

содержащие социальную характеристику трудового коллектива торговой

организации.

     Научно-техническая     информация      представляет собой совокупность

данных, необходимых для осуществления технического руководства. Это схемы,

чертежи и   технические   характеристики   торгового   оборудования,

планировки торговых залов и складских площадей и т. п.

По месту образования и направлению информационных потоков принято различать

входящую, исходящую и внутреннюю информацию.

     Входящая информация охватывает сведения, поступающие в торговую

организацию. Например, документы, сопровождающие грузы, поступающие в торговую

организацию, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления,

законодательные акты.

     Исходящая информация --это информация, поступающая от торговой

организации. Например, реклама, заявки на поставку товаров.

     Внутренняя информация образуется в данной торговой организации и

используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы

регистрации, карточки учета товаров и др.

По степени преобразования различают первичную и производную информацию.

     Первичная информация используется в том виде, в котором была получена.

     Производная информация -- это информация, полученная путем переработки

первичной информации.

По времени хранения информацию подразделяют на хранящуюся определенный срок

и хранящуюся постоянно.

По степени использования выделяют информацию однократного и многократного

использования.

Основным носителем информации является документ, т. е.

материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный

в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим

законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания

или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом.

Документы, участвующие в документообороте, могут быть классифицированы по

различным признакам.

В зависимости от авторства различают служебные и личные документы.

     Служебные документы составляются от имени различных предприятий,

организаций и органов управления. Примером служебных документов могут быть

заявки и письма торговых организаций предприятиям промышленности. Авторами

личных документов являются отдельные граждане. Например, к такого рода

документам можно отнести заявление о приеме на работу, расписку, доверенность

и т. п.

По сложности различают простые и сложные документы.

     Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные

содержат вопросы, касающиеся различных служб, должностных лиц и подразделений.

По степени типизации документы могут быть типовыми и индивидуальными.

     Типовые документы обычно составляют по определенной схеме (например,

договоры, уставы, протоколы и т. п.).

     Индивидуальные документы составляют по произвольной форме, они отражают

исключительные ситуации (или явления).

В зависимости от подлинности выделяют подлинные документы и копии

(дубликаты, выписки и т. п.).

Все виды работ по оформлению, написанию и обработке документов охватывает

делопроизводство -- специальный раздел управления.

Документооборот в торговой организации осуществляется обычно по определенной

схеме.

Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на

карточках. Часть почты не регистрируют, а направляют в соответствующие

подразделения организации.

Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю

организации или его заместителям, которым делегированы полномочия,

необходимые для решения соответствующих вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях,

которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При

этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в

резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в

соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или

внутреннего документа.

Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и

контроль. Такой контроль осуществляется обычно секретарем (референтом) или

канцелярией в специальных картотеках (на особых карточках).

Оборот   исходящей    информации   осуществляется! обычно по следующей схеме.

Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют,

подписывают,   регистрируют   и   отправляют. При этом важно проверить

отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата

и т, п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи

руководителя, печати. А на остающихся в организации копиях отправляемых

документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи.

Подписанные и оформленные соответствующим образом исходящие документы

передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с

курьером), а копии документов хранят в специальных делах в секретариате (или

в подразделениях фирмы, которые готовили этот документ). Дела для хранения

документов формируются по определенной системе, которая зависит от

содержания документов, сроков их хранения и объема документооборота.

      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выводы:

Центральное место в процессе управления принадлежит управленческому решению,

Решение -- это выбор альтернативы. Вместе с тем решение -- это результат

управленческого труда, который в конечном счете повышает или снижает

эффективность функционирования предприятия. Решения, принимаемые в процессе

управления, классифицируют по различным признакам: уровню управления;

масштабу воздействия; содержанию; характеру; форме подготовки и принятия;

частоте повторяемости и в зависимости от полноты и достоверности информации.

К управленческим решениям предъявляется ряд общих требований, важнейшими из

которых являются минимум корректировок, сбалансированность прав и

обязанностей менеджера, принимающего решение, единство распорядительства,

согласованность, обоснованность, конкретность, полномочность,

своевременности

Процесс подготовки, принятия и организации выполнения управленческих решений

подразделяется на три фазы, каждая из которых в свою очередь включает

определенные этапы. Так, фаза подготовки управленческого решения состоит из

следующих этапов: уяснение проблемы, анализ исходной ситуации, постановка

задачи, разработка, вариантов решения. Фаза принятия управленческого решения

подразумевает два этапа: анализ предлагаемых вариантов и выбор

оптимального " варианта.     Заключительная

фаза -- организация выполнения управленческих решений охватывает такие

элементы, как доведение заданий до исполнителей, формирование и исполнение

организационного плана, контроль исполнения.

Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений требуют

информационного обеспечения. Информация -- это совокупность сообщений об

изменениях в системе управления и окружающей ее среде. Информация,

используемая в процессе управления торговлей, классифицируется по различным

признакам. В частности, различают информацию: торгово-оперативную; входящую,