Сущность менеджмента

Коммуникации в организации - это сложная, многоуровневая система.

В самом широком смысле цель коммуникаций - осуществление  изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь  процветания организации. В узком  же смысле цель коммуникации - добиться от принимающей стороны точного  понимания отправленного сообщения.

К основным функциям коммуникации относятся:

1. информативная - передача  истинных или ложных сведений, осуществляет процесс движения  информации;

2. интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между  людьми, (распределение функций,  влияние на настроения, поведение  собеседника путем использования  различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба);

3. перцептивная функция  - восприятие друг друга партнерами  по общению и установление  на этой основе взаимопонимания; 

4. экспрессивная - возбуждение  или изменение характера эмоциональных  переживаний.

Коммуникации в организации  классифицируются по следующим видам  :

1. По форме общения  - вербальные и невербальные коммуникации.

2. По субъектам и средствам  коммуникаций - межличностные коммуникации  и организационные (коммуникации  с помощью технических средств,  информационных технологий).

3. По каналам общения  - формальные и неформальные.

4. По организационному  признаку (по пространственному  расположению каналов): вертикальные  и горизонтальные.

5. По направленности общения:  нисходящие и восходящие коммуникации.

По форме общения:

Вербальные коммуникации - коммуникации, осуществляемые с помощью  устной речи как системы кодирования. Многие сотрудники организаций проводят в состоянии различных форм вербальных коммуникаций более 50% рабочего времени. Коммуникация осуществляется вербальным (устный, разговорный) и невербальным (тон речи, пауза, акцентирование внимания, телодвижения) способами. Вербальная коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, т.е. систему фонетических знаков, включающих два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса.

Обмен информацией возможен не только посредством речи, но и  посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации - это сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как  системы кодирования, с помощью  жестов, мимики, поз, манер и т.д. Они  выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. Невербальные коммуникации полезны, но их интерпретация субъективна  и заранее несет в себе возможность  ошибки. По субъектам и средствам  коммуникаций:

Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного  информацией о самой организации, ее целях и задачах.

Межличностные коммуникации - устное общение людей в одном  из перечисленных видов. Природа  межличностных отношений существенно  отличается от природы общественных отношений, так как их важнейшая  специфическая черта - эмоциональная  основа. Поэтому межличностные отношения  можно рассматривать как фактор психологического климата группы. Эмоциональная  основа межличностных отношений  означает, что они возникают и  складываются на основе определенных чувств, рождающихся у людей по отношению друг к другу.

Внешние коммуникации - это  коммуникации между организацией и  средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. От факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации. Если нужно  было бы проанализировать, о чем  говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые были бы связаны  с потребностями информационного  взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию. И от того, какие  факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т. д.) оказывают  наибольшее влияние на работу организации  и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций. У организаций  имеются разнообразные средства обмена информацией с основными  элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются прежде всего с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок (выставки-продажи, директ-мейл, личные продажи и т. п.), а также проводя различные социологические опросы.

Организация - объект государственного контроля и регулирования, регулярно представляет соответствующим органам (статистики, налоговым, внебюджетным фондам) различные отчеты, справки, сведения и т.п. Используя лоббистов, поддерживая определенные политические партии, движения, группы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, крупные организации не только получают от них необходимую информацию, но и влияют на законодательство, содержание нормативных актов, принимаемых законодательной властью всех уровней.

Большое внимание уделяется  созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в крупных  фирмах создаются специальные отделы по связям с общественностью («паблик  рилейшнз»), специалисты которых, используя  разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию.

Это далеко не полный перечень примеров коммуникаций между организацией и ее внешней средой.

Внутренние коммуникации. Под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые внутри организации, между ее элементами (различными уровнями и подразделениями). Внутри организации  обмены информацией происходят между  уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

По каналам общения:

Неформальные коммуникации. В любой организации наряду с  формальной структурой существует и  неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме  информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная  информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций.

Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников  на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций -гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

Приписываемая слухам репутация  неточной информации сохраняется и  до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.

Виды слухов:

1) «мечты и чаяния»  - отражают желания и надежды  людей, инициирующих слухи. Это  наиболее позитивные слухи, способствующие  творчеству работников;

2) «вбивание клиньев» - наиболее  агрессивный тип, продиктован  порой ненавистью. Наносят ущерб  как репутации, так и отдельным  работникам;

3) финальный слух - вызван  предполагаемыми действиями в  будущем, длительное время ожидаемыми  сотрудниками.

Наличие в организации неформальных коммуникаций - явление нормальное, однако, лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи - это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений, распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее неэффективности.

Формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и  функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность  искажения информации, т.к. каждый уровень  управления может корректировать и  отфильтровывать сообщения.

 По организационному  признаку и по направленности  общения:

Вертикальные коммуникации. Информация перемещается внутри организации  с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. С их помощью информация передается с высших уровней руководства  на низшие, или по нисходящей. Таким  образом, работникам организации сообщают о текущих задачах, изменении  приоритетов, рекомендуемых процедурах, о новых стратегических и тактических  целях, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т. п.

Таким образом, в дополнение к вертикальным, организации нуждаются  и в горизонтальных коммуникациях. Их существенное отличие заключается  не в направлении движения информации, а в том, что в отличие от вертикальных, основанных на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между  ними отношения кооперации и координации.

 Значение коммуникаций:

Коммуникации важны для  руководителей по следующим причинам:

1) руководители тратят  большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

2) коммуникации необходимы  для эффективности управления;

3) коммуникации необходимы  для утверждения авторитета и  выражения воли руководителя;

4) хорошо налаженные коммуникации, содействуют обеспечению организационной  эффективности. Если организация  эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех  других видах деятельности.

Принято различать четыре основные функции коммуникативности  в группе или организации в  целом: контроль, мотивация, эмоциональное  выражение и передача информации. С помощью коммуникативности  осуществляется контроль поведения  членов группы. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет  контролирующие функции. В то же время  она усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что  должно быть сделано, как улучшить работу, и т. д.

Для большинства людей  их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение  к происходящему. Тем самым коммуникативность  способствует эмоциональному выражению  работников и позволяет реализовывать  социальные потребности. Существенное значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с ее ролью  в процессе принятия решений. Она  позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и  группам для принятия решений, посредством  передачи информации для идентификации  и оценки альтернативных решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Виханский О.С., Наумов  А.И. Менеджмент: Учебник М: «Высшая  школа», 2000 г.

2. Егоршин А. П. Управление  персоналом: уч. пособ. - Нижний Новгород,1999. - С. 538-555.

3. Лукичева Л.И. Управление  организацией.- М. - 2004.

4. Мескон М.Х., Альберт  М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1999.

5. Машков В.Н. Психология  управления: Учебное пособие 2-ое  издание. - СПБ: Издательство Михайлова  В.А., 2002 - 254с.

6. Мильнер Б. З. Теория  Организации - М.: ИНФРА-М, 1999.- С. 143-144.

7. Герчикова И.Н.      Менеджмент: Учебник. — 2-е изд., перераб.  и доп. — М.: Банки и биржи,  ЮНИТИ, 1995. - 480 с