Современные системы документационного обеспечения управления

     Задачи  службы ДОУ:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования;
• обеспечение единого порядка работы с документами;
• контроль за исполнением документов;
• хранение документов;
• унификация форм документов;
• сокращение, по возможности, документооборота;
• методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
• внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

     Функции службы ДОУ:

• разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
• обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;
• доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;
• контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;
• изготовление и размножение документов;
• разработка номенклатуры дел, хранение дел;
• контроль за работой с документами в структурных подразделениях;
• организация работы архива;
• повышение квалификации работников службы ДОУ.

     Практика  выработала три формы организации  работы с документами в любом  управленческом аппарате:

1. Централизованная форма.

     Предлагает  сосредоточение всех технологических  операций по работе с документами  в ведении одного специализированного  структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регуляция, контроль за пополнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив – т.е. происходит полный цикл обработки документов.

     Полная  централизация работы с документами  возможна только в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

2. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.
3. Смешанная форма организации работ с документами.

     Часть операций сосредотачивается в центральной  службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются  операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т.д.

     Функции структурных подразделений службы делопроизводства.

1. Секретариат – структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари.
2. Секретарь выполняет функции:
• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
• подготовки по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организаций;
• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем.

     Документирование  деятельности коллегиальных органов  управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к  заседанию:)

• бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.д.).

3. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган.

     Выполняет следующие функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов для руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
• анализ справок и документов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
• организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
• прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

4. Отдел рационализации делопроизводства (центр совершенствования документации (ДОУ), бюро НОТ или НОУТ, методический сектор и др.):

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
• разработка документов;
• организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

5. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

6. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:
• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
• формирование и ведение справочно-информационного материала;
• контроль за оформлением и составление исходящих внутренних документов.
7. Группа контроля (бюро, отдел, инструкция) выполняет:
• контроль за сроками исполнения документов и за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
• анализ исполнительной дисциплины;
• информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
8. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан, анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения и осуществляет организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.
9. Машинописное бюро выполняет:
• перепечатку документов с черновиков;
• очистку и правку текстов документов;
• учет выполняемой работы.
10. Копировально-множительное бюро выполняет:
• перепечатку документов с черновиков;
• тиражирование документов;
• подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.д.
11. Архив осуществляет:
• прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
• учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;
• подготовку дел к передаче на государственное хранение.

     Таким образом, служба делопроизводства берет  на себя весь комплекс работы по информационно-документационному  обслуживанию управленческой деятельности.

     В настоящее время основным нормативным  документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник.

     Согласно  этим нормативным документам по характеру  труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

     В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав  организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию  организации, ее функции, задачи, порядок  работы. Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что  и положения других структурных  подразделений. Они разрабатывается  на основе типовых положений, которые  содержат максимальный набор функций  службы. 
 

     3. Организация документооборота

     Движение  документа с момента их получения  или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи  в дело образует документооборот  организации.

     Порядок движения документов в организации  закрепляется в схемах прохождения  документов, которые разрабатываются  службой документационного обеспечения и утверждается руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

     Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники  должна обеспечивать совместимость  ручной и автоматизированной обработки  документов.

     Организация документооборота – это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.

     Организация документооборота предусматривает  рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так  и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию  исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

     Главное правило документооборота – оперативное  движение документов по наиболее короткому  пути с минимальными затратами времени  и труда.

     В основные положения ГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих  и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопоков или отдельных категорий документов, которые включают все пункты обработки документов. Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение и инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.

     При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.;
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

     Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций, эффективного использования  средств оргтехники и персонала.

     Служба  делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния  документооборота, его изменений. Установлено, что плотность существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих  документов, в конце отправляемых.

     Учет  документооборота позволяет:

• определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
• разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
• установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
• рассчитать численность службы делопроизводства.