Совершенствование процесса контроля в современной организации

Совершенствование процесса контроля в современной организации 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

        Одним из наиболее действенных инструментов, позволяющим выявить возможности повышения эффективности бизнеса, и, следовательно, одним из конкурентных преимуществ компании может стать внутренний аудит. Еще до недавних пор внутренний аудит в компании во многих случаях выполнял роль,  которую по большому счету никто не любит. 

     Актуальность. Сегодня внутрихозяйственный контроль насущная необходимость - многие руководители и собственники внедряют его у себя в компаниях,   осознавая, насколько огромен его потенциал. Между тем перед контролем ставятся все более масштабные задачи, повышаются требования к нему и, соответственно, растет нагрузка на внутренних аудиторов.  Что же такое контроль и чем он может быть полезен компании? Дать ответы на эти вопросы - цель предлагаемой работы.

       В современных условиях без  надежной системы контроля не  может успешно  функционировать  ни одна организация.

     Контроль  это процесс обеспечения достижения целей организации, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

     Контроль  как функция имеет двоякий  характер. С одной стороны  это  элемент некоторой общей функции  управления. С другой стороны самостоятельная  функция менеджмента. Контроль входит в обязанности руководителя любого звена. Объектом контроля выступают организации, предприятия, фирмы и т.д., внутри организации контролю подвергаются происходящие в них процессы или отдельные элементы системы. Субъектом контроля выступают контролирующие звенья.

     Цель  работы – совершенствование процесса контроля в современной организации. 
     Задачи данной курсовой работы

- рассмотреть  теоретические основы процесса  контроля,

- охарактеризовать  процесс контроля в торговой  организации

- выработать конкретные рекомендации по устранению указанных недостатков и совершенствованию системы внутреннего контроля.

           Объектом исследования является  московское предприятие  
ООО Фантом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Основные принципы  и цели внутрихозяйственного контроля 
        Для повышение уровня рентабельности, сохранения и приумножения его активов для успешной деятельности предприятия, необходимым отрегулированный  механизм управления,  элементом которого является  повседневный внутренний контроль. За разработку и фактическое воплощение системы внутреннего контроля руководство предприятия несет ответственность. От руководителя зависит, чтобы эта система отвечала размерам и специфике деятельности предприятия, работала регулярно и эффективно. [3]         

 Внутрифирменный  контроль должен быть  оправдан  экономически, то есть затраты  на ее функционирование  должны быть меньше потерь предприятия из-за ее отсутствия. Если система внутрихозяйственного контроля будет эффективно функционировать, это позволит сократить расходы на проведение внешнего аудита.        

Внутрихозяйственный контроль организации включает три  основных части: среду контроля, учетную  систему и процедуры контроля. Вместе все части системы контроля дают предприятию снижение риска  в деловой и финансовой деятельности, а также в бухгалтерском учете. 
        Среда контроля это мероприятия и процедуры, которые отображают общее отношение руководства и собственников  к контролю, степень значимости контроля для предприятия. При оценке среды контроля выделяются следующие части: основные принципы управления, организационная структура, делегирование полномочий и ответственности, управленческие методы контроля, работа с персоналом, влияние внешних факторов. [3]        

Основные  принципы управления находят отражение в отношении руководства ко многим элементам деятельности, например в степени готовности администрации идти на риск при осуществлении хозяйственных операций или стремление избегать любых форм риска, соблюдении высшими руководителями этнических норм поведения или нарушение финансовой дисциплины.

     Функция контроля является одной из составляющих комплексной функции управления и контроля и обеспечивает реализацию процесса контроля в деятельности организации.

     Процесс контроля – это заключительная стадия цикла управления, завершающий этап процесса принятия и реализации управленческого решения. Контроль позволяет не только выявлять, но и предупреждать различные отклонения, ошибки и недостатки, находить новые резервы и возможности развития, а так же адаптации к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды.

     Функция контроля играет важную роль в реализации и обеспечении производственного  процесса.

Что же представляет из себя контроль как  таковой?

Контроль  – это процесс обеспечения  достижения организацией своих целей.   
       Существует 3 основных вида контроля.

1. Предварительный  контроль должен осуществляться  до фактического начала работ.  В организациях предварительный  контроль используется по отношению  к:

-  человеческим  ресурсам;

- материальным  ресурсам;

- финансовым  ресурсам;

- информационным  ресурсам.

2. Текущий  контроль. Осуществляется в ходе  проведения работ подчиненными  их непосредственным начальником.  Он базируется на измерении  фактических результатов после  проведения работы, направленной  на достижение желаемых целей.

3. Заключительный  контроль. Проводится при завершении  работы. Дает информацию для учета,  если аналогичная деятельность  повторится в будущем. Данный  вид контроля используется для  мотивации труда.

     Контроль  делится на внешний и внутренний. Внешний осуществляется руководством или специальными сотрудниками (контролерами). В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и ее результатами и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

Деятельность организации требует, чтобы контроль был непрерывным процессом.

     Кроме того, контроль является процессом, поэтому  будет целесообразно коротко  осветить этапы процесса контроля маркетинга.

1. Подготовительный  этап. На данном этапе происходит  предварительная проработка направлений контроля, формулировка основных целей, постановка задач. Это этап важен, так как на нем происходит формирование того, из-за чего и для чего проводится контроль.

2. Этап  диагностического обследования. На  этом этапе производится сбор  и систематизация необходимой информации путем проведения опросов, анкетирования, наблюдения и других мероприятий. Систематизация информации происходит по заранее определенной структуре и необходима для подготовки к анализу и обработке.

3. Этап  корректировки. На этапе корректировки происходит корректировка поставленных целей и задач, с учетом информации, полученной на предыдущем этапе, их окончательное согласование, а также структуризация целей проводимого контроля. Этот этап является, пожалуй, самым важным, так как на нем окончательно формируются направления контроля, определяются объекты и методики.

4. Этап  контроля. На данном этапе проводится  проверка и анализ исследуемого  объекта, а также выработка  конкретных заключений и рекомендаций  и принятие корректирующих управленческих решений относительно контролируемого объекта. Здесь во многом все зависит от объективности мероприятий, проводимых на предыдущих этапах. Данный этап является результирующим, на его выходе мы получаем информацию или готовые решения для дальнейшего управления. 

 Как  было сказано выше, контроль является  постоянным и систематическим,  поэтому логично будет заметить, что после конечного этапа  и проведения корректив на  основании полученных результатов  мы опять возвращаемся к необходимости  дальнейшего контроля. Отсюда можно сделать вывод, что процесс контроля цикличен и развивается по спирали. 

Характеристики  эффективного контроля:

     Стратегическая  направленность контроля означает, что  контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

     Ориентация  на результаты. Конечная цель контроля – не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед фирмой.

     Соответствие  делу. Контроль должен соответствовать  контролируемому виду деятельности.

     Своевременность контроля. Цель контроля – устранение отклонений от ожидаемого развития событий прежде, чем они примут серьезные размеры.

     Гибкость  контроля состоит в том, чтобы  он, как и планы фирмы, мог приспосабливаться  к происходящим изменениям во внешней  и внутренней среде фирмы.

     Простота  контроля. Система должна быть понимаемой и поддерживаемой людьми.

     Экономичность контроля. Чтобы контроль был экономически оправдан, отношение затрат на его  осуществление к возможной прибыли  у него должно быть довольно низким.         

Внешние факторы не является объектом контроля  руководителей, но  могут воздействовать на работу предприятия в целом.  Это требования действующих нормативов, которым должна   соответствовать  деятельность предприятия.  
        На практике проводятся самые различные процедуры контроля в торговле: полноты данных, точности данных, разрешения операций, сохранности активов и записей, внутрихозяйственные проверки.

     Контроль  полноты данных предназначен для  обеспечения уверенности  в том, что данные по всем   операциям внесены в учетные регистры и приняты на обработку. При их отсутствии существует вероятность потери документов, их неправильной сортировки, а значит, и неправильной регистрации данных по хозяйственным операциям.

     Контроль  точности данных нужен для уверенности в том, что данные по каждой хозяйственной деятельности отражены в учете  своевременно и в полном объеме, правильно разнесены по счетам. Точность достигается внедрением   контроля за результатами расчетов, общей стоимостью, добавлениями и классификацией счетов.

       Контроля разрешения операций  направлен на обеспечение законности  операций. К ним относятся:[5]

-        проверка правильного осуществления документооборота;

-        выдача разрешения на совершение отдельных хозяйственных операций;

-        ревизия товарно-материальных ценностей при их оприходовании или  отпуске и сравнение их содержания, количества и состояния с данными первичных документов.

                         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Анализ процесса  контроля в ООО  Фантом

2.1. Общая характеристика предприятия

       Становление Торговой Сети «Терраколор» началось в 2004 году с открытия 5 торговых павильонов на крупнейших строительных рынках Москвы. На сегодняшний день торговая сеть насчитывает  14 магазинов и удерживает порядка 5% - 7% от всего рынка розничной торговли ЛКМ в Московском регионе. Все магазины имеют одинаковый фирменный стиль и формат.