Система обучения и повышения квалификации работников в организации

Краткосрочное бюджетирование  представляет собой распределение средств, выделенных в краткосрочном бюджете под конкретную программу. При составлении бюджета следует учитывать все затраты, связанные с конкретным проектом, включая подготовительные мероприятия, накладные расходы, гонорар тренеров и т.п. Некоторые организации идут в этом направлении дальше, оценивая время, затраченное участниками учебной программы (издержки упущенной выгоды). Это имеет место, когда реализуются широкомасштабные или долгосрочные программы, которые поглощают значительную часть времени участников.

Статьи включают в себя.

1.       Прямые издержки. Эти издержки являются фиксированными и оговариваются в контракте. Примеры прямых издержек:

1.1  гонорар преподавателя (тренера) за обучение;

1.2  учебные материалы (если предоставляются тренером);

1.3  время, затраченное на подготовку занятий и составление отчетности;

1.4  расходы на услуги связи (в случае, если эта сумма оговаривается и выплачивается единым платежом).

2.       Возмещаемые издержки. Это издержки, которые компенсируются на основании конкретного счета. В процессе разработки бюджета определяется смета общих затрат по каждой позиции, окончательный расчет затрат осуществляется после того, как оплачен последний счет. Примеры Возмещаемых издержек:

2.1  транспортные расходы;

2.2  проживание в гостинице;

2.3  местные транспортные расходы;

2.4  обеды, ужины, кофе-брейки;

2.5  услуги связи (компенсируются по факту предъявления счета);

2.6  расходы на копирование материалов (компенсируются по факту предъявления счета).

3.       Внутренние издержки. К внутренним издержкам относят затраты компании, связанные с ее участием в программе обучения. Примеры внутренних издержек:

3.1 транспортные расходы на доставку к месту проведения обучения;

3.2 проживание во время проведения обучения;

3.3 суточные расходы (питание, культурная программа и т.п.);

3.4 прочие расходы, связанные с проведением обучения.

4.   Упущенная выгода. Сюда относят потери рабочего времени, которые могли бы быть затрачены на производственную деятельность в компании, но вместо этого были израсходованы на обучение. Например, проводится трехдневная программа для 20 работников компании. Стоимость обучения для компании может быть рассчитана следующим образом: (3 дня) * (стоимость человеко-дня) * (20 человек).

Помимо составления бюджета перед программой обучения, после ее реализации необходимо осуществлять проверку его использования (аудит расходов по проекту). Это означает учет всех фактических затрат денежных средств и времени (имеется в виду рабочее время в часах, днях и т.д.), произведенных в рамках конкретно программы или в течение года. Контроль за использование бюджета обычно проводится в конце каждой конкретной программы или в конце года.

3.2    Система контроля и оценки результатов обучения

Контролю обучения предъявляется ряд требований. Контроль должен быть объективным: следует установить четкие критерии  и параметры оценки.  Например, можно составить тест для проверки определенного раздела учебного материала и назначить определенное количество баллов за правильный ответ. Затем баллы складываются, получается некоторый результат, который можно сравнить с результатами других обучаемых. Также контроль должен быть своевременным. В предложенном нами курсе «Этика делового общения» контроль проводится в конце курса. В более длительных учебных программах контроль должен вестись по равноценным по объему разделам. После проведения контроля руководитель обучения  анализирует, насколько усвоен материал, суммирует свои впечатления и определяет наиболее частые ошибки. Затем производится ликвидация пробелов в знаниях: проводятся дополнительные занятия для всех, если большинство не усвоило какой-то раздел, или индивидуальные консультации с отдельными обучаемыми по  определенным вопросам, вызывающим у них затруднения.

Рассмотрим виды и методы контроля.  Укажем, что сначала коллектив разбивается на группы и определяется начальный уровень контроля.  Часто применяются такие методов контроля, как тестирование и собеседование. Промежуточный, или текущий, контроль проводится в таких формах, как контрольная работа, зачет, ролевая игра. В нашем случае контроль может приобретать такой вид. Обучаемым предлагается тест-тренинг «Общительны ли вы?», состоящий из 16 вопросов. За положительный ответ работник ставит себе 2 балла, за отрицательный - 1. В конце подсчитывается  сумма баллов, на основании которой проверяющий может судить о готовности обучающегося вести деловую беседу с клиентом ( овладел ли он соответствующими приемами в процессе обучения). Также целесообразно провести групповое занятие на определение «психологической близости».  Учащимся предлагается по выбору составить карту личности двух других членов группы и  их психологическую совместимость по схеме. Также может быть проведено аудиторное занятие по сценарию. Оно будет иметь следующую схему: 1. Распределение ролей (10 мин), 2. Разыгрывание ситуаций (60 мин), 3. Анализ поведения участников ситуации (20 мин), подведение итогов ( 15 мин), тестирование (20 мин), устные ответы обучающихся на вопросы преподавателя ( 10 мин).

Очень важен в учебном процессе итоговый  контроль, на основании которого можно судить об успешном или неуспешном окончании обучаемым  учебного курса, пригодности его к определенному виду работы. Методы такого контроля могут быть разнообразными: экзамен, защита работы, деловая игра. В последнее время метод деловой игры пользуется огромной популярностью. Для подведения итогов по нашему курсу можно провести комбинированную проверку знаний: экзамен и защиту небольшой работы. Вопросы для экзамена должны быть не слишком объемными, например: Что такое этика? Для чего нужна профессиональная этика?  Какие показатели поведения влияют на успешность проведения деловых переговоров?   Каковы основные правила служебного этикета и др. Темы работ должны быть интересными и ставить определенные проблемы перед учащимся.  Приведем примерные темы работ: этикет руководителя,  культура поведения специалиста, общение в профессиональной деятельности, этика специалиста,  психологические основы этики делового общения и т.д.

ГЛАВА VI  ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ В ОТНОШЕНИИ ОБУЧЕНИЯ.

По общему правилу необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд работодатель определяет самостоятельно. Обучение работников может производиться как в организации, так и в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования. При выборе форм профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников, а также при определении перечня необходимых работодателю профессий и специальностей последний обязан учесть мнение представительного органа работников. Причем в соответствии с поправками, внесенными в ТК РФ Законом № 90-ФЗ, делать это теперь требуется в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 196 ТК РФ). То есть, по сути, работодателю нужно принять локальный нормативный акт (например, Положение об обучении работников).Здесь необходимо обратить внимание на следующее.

Во-первых, ст. 372 ТК РФ регламентирует порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. А представителем работников может быть не только профсоюз, но и иной орган. Но в силу требования ст. 196 ТК РФ при принятии локального акта об обучении работников порядок, прописанный в ст. 372 ТК РФ, нужно применять во всех случаях — и при учете мнения профсоюза, и при учете мнения иного представительного органа работников.

Во-вторых, учитывать мнение представительного органа работников работодатель должен только в том случае, если такой представительный орган у работников данного работодателя существует (ст. 8 ТК РФ). То есть если представительного органа работников нет, то специально инициировать его создание работодатель не обязан.

В локальном нормативном акте следует определить:

       категории работников, которые обязаны проходить профессиональное обучение;

       обстоятельства, с которыми связана обязанность прохождения профессионального обучения;

       периодичность профессионального обучения;

       виды профессионального обучения;

       формы профессионального обучения;

       гарантии и компенсации работникам, проходящим профессиональное обучение.

Такое подробное описание условий и порядка профессионального обучения необходимо для того, чтобы в случае спора работодатель смог обосновать обязательность профессионального обучения в своих интересах. С локальным нормативным актом, который закрепляет условия и порядок профессионального обучения работников, должны быть ознакомлены все работники, к которым он относится. Условия и порядок обучения работников также определяются в коллективных договорах, соглашениях, трудовых договорах. Кроме того, возможно заключение между работником и работодателем дополнительного (к трудовому) договора — ученического. В отдельных случаях повышение квалификации работников является обязанностью работодателя: когда повышение квалификации является условием выполнения работниками определенных видов деятельности. Но такие случаи непременно должны быть названы в федеральном законе или в ином нормативно-правовом акте РФ.

В качестве примеров можно назвать: обязанность аудитора каждый год проходить обучение по программам повышения квалификации, утверждаемым уполномоченным федеральным органом (п. 3 ст. 15 Федерального закона от 07.08.2001 № 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности»); обязанность специалистов по таможенному оформлению проходить обучение каждые два года по программам повышения квалификации, утверждаемым федеральным министерством, уполномоченным в области таможенного дела (ст. 147 Таможенного кодекса РФ); обязанность специалистов, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, получивших лицензию на осуществление перевозок, не реже одного раза в пять лет проходить повышение квалификации по организации и осуществлению перевозок автомобильным транспортом на соответствующих курсах по утвержденным программам (Приказ Минтранса России от 22.06.98 № 75).

Иногда работодатели пытаются обучать своих работников в нерабочее время — после окончания рабочего дня или в выходные дни. Подобные действия являются незаконными. Работник имеет полное право не посещать такие занятия. Согласно ст. 106 ТК РФ время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению, является временем отдыха. Работника нельзя обязать посещать занятия во время отдыха.

4.1 Оплата труда в период обучения

Если профессиональное обучение производится без отрыва от работы, то труд работника оплачивается в обычном порядке. При этом работодатель должен создать необходимые условия для совмещения работы с обучением (ч. 5 ст. 196 ТК РФ).

Если работодатель не выполнил названную обязанность, а работник по этой причине не смог выполнить нормы труда или должностные обязанности, то оплата труда работника должна производиться с учетом положений ст. 155 ТК РФ о невыполнении норм труда.

Согласно части первой ст. 155 ТК РФ при невыполнении норм труда (должностных обязанностей) по вине работодателя оплата труда производится в размере не ниже средней заработной платы работника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени.

В табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-12, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 о первичной учетной документации по труду) дни, приходящиеся на профессиональное обучение без отрыва от работы, отмечаются в обычном порядке как рабочие.

При прохождении работником профессионального обучения с отрывом от работы ему предоставляются гарантии и компенсации, предусмотренные ст. 187 ТК РФ. Отметим, что, хотя ст. 187 ТК РФ говорит о повышении квалификации, она применяется и при направлении работника для прохождения иных видов профессионального обучения.

В табеле учета рабочего времени рабочие дни, которые приходятся на время повышения квалификации с отрывом от работы, отмечаются буквенным кодом «ПК» или цифровым кодом «07».

Заключение

Целью любой организации является получение наибольшей прибыли, и многие фирмы в условиях кризиса стараются экономить на обучении работников. Забыв, что залогом получения прибыли является эффективная работа квалифицированных специалистов. Но не всегда дипломированные работники способны быстро и качественно выполнять свои обязанности в организации, им чаще всего тяжело быстро адаптироваться к работе и не хватает опыта, что зачастую снижает производительность труда и приводит к снижению прибыльности организации.
         Потратив же средства на обучение работников непосредственно в организации, работники во время обучения адаптируются к условиям труда во время обучения, а так же получают только те знания, которые пригодятся  в работе. Работников подготавливают к работе именно на той организации, на которой они непосредственно будут работать. Фирма готовит специалистов в той сфере и с теми знаниями  и навыками, которые ей будут необходимы. Такой работник будет лучше быстрее и главное качественно выполнять поставленные перед ним задачи и прибыль организации благодаря таким сотрудникам, несомненно,  возрастет. Таким образом затраты окупятся сполна.

Чтобы работники стремились повышать свою квалификацию руководству необходимо поощрять их материально. Например, выплачивать бонусы или доплаты сотрудникам наиболее успешно закончивших обучение. Заработная плата и условия труда сотрудника, повысившего свою квалификацию, должны  меняться в лучшую сторону. Это послужит хорошим примером для других служащих. Если они увидят реальные преимущества обучения и, тоже будут стремиться повышать свой профессиональный уровень. А это будет в интересах любой организации.

Таким образом, я считаю, что организация должна сама стремится обучать сотрудников, при этом всячески стимулировать их к дальнейшему обучению, отсеивая не способных качественно работать в данной области работников.

В итоге в организациях будут только действительно способные и желающие трудиться люди. Благодаря которым, организации будут эффективно и качественно работать, получая наибольшую прибыль. Ведь залог успеха любой организации в работниках без которых им никак не обойтись.

Список литературы

1.       Акофф Р. Планирование будущего корпорации. -М.: Прогресс, 1985

2.       Охотский Е.В. Книга работника кадровой службы. – М.: Экономика, 2001

3.       Кибанов А.Я., Организация обучения персонала. – М.: Кордис & Медиа, 2006

4.       Брейем Б.Дж. Создание самообучающейся организации / Пер. с англ. под ред. И.В. Андреевой. - СПб.: «Нева», 2003.

5.       Веснин В.Р. Менеджмент персонала. - М.: Элит, 2002.