Разработка функций управления организации

     Все три типа планов составляют общую  систему, которая называется генеральным (или общим) планом, или бизнес-планом функционирования организации. Планирование предполагает использование всех методов, тактик и процедур, которые менеджеры используют для планирования, прогнозирования и контроля будущих событий.  Все виды техники планирования варьируются от таких традиционных методов, как бюджетные методы, до более сложных - моделирование, разработка планов или отдельных его разделов на основе теории игр и проектов сценариев. Использование такой техники планирования позволяет уменьшать неопределенность, повышает точность прогноза, помогает менеджерам отслеживать или анализировать факторы, влияние на план. С помощью функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более эффективно на нее реагировать. [Менеджмент: Учебник/ под ред. Тмилова.-М.:Юрайт-Издат, 2003., с.211]

Функция организации.

     Организация – процесс объединения людей  и средств для достижения поставленных организацией целей.

     Эта функция состоит в установлении  постоянных и временных взаимоотношений  между всеми подразделениями  организации, определение порядка и условий ее функционирования. Цель планирования – это разрешить неопределенность. Тем не менее, сколь бы важным ни было планирование – это только начало. Организация, имеющая большое количество разных планов и не имеющая цельной схемы структуры претворения их в жизнь, обречена на неуспех. Дело в том, что функции планирования и организации тесно связаны между собой. В некотором смысле планирование и организация объединяются. Планирование готовит сцену для того, чтобы реализовать  цели  организации, а организация как функция управления создает рабочую структуру, главным компонентом  которой  выступают люди. [Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Комаров М.А. и др. Менеджмент: Учебник. - М.: ЮНИТИ, 2006.,с. 97.]

     Поскольку концепция организации  состоит  в сведении воедино всех специалистов  фирмы, задача состоит в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подотчетность для каждого из них.

     Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия, ее целей, технологии и персонала.  Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы организация смогла выполнить свои планы и тем самым достичь своих целей.

     Вне зависимости от типов и масштабов  деятельности каждая фирма должна быть некоторым образом организована. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функций организации:

• определение  и детализация целей фирмы, которые были выявлены в ходе планирования;
• определение видов деятельности по достижению этих целей;
• поручение различных задач индивидуумам и объединение  их в управляемые рабочие группы или подразделения;
• координация  различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство, то есть каждый член группы должен знать, что он должен сделать,  сроки выполнения работы и кто им руководит;
• единство цели – работает ли каждый член организации на общую цель, то есть никто не должен работать против целей организации;
• размах контроля или размах менеджмента – отвечает ли каждый менеджер в группе за управляемое им число работников.

         Так, высшие руководители управляют  не более чем десятью подчиненными, тогда как руководители низшего  уровня управления могут руководить гораздо большим числом сотрудников. В связи с этим можно выделить два важных фактора, определяющих нормы управляемости  (количество сотрудников, которыми может управлять один менеджер), - это время и частота. То есть, сколько времени нужно менеджеру проводить с каждым сотрудником и как часто. Естественно, что этот критерий во многом зависит от умения менеджера общаться с подчиненными, сложности решаемых задач, интереса и вовлечённости  в трудовой процесс.  [Баринов В.А.,Харченко В.Л. Стратегический менеджмент: Учебник. - М.: Инфра-М, 2005.,с.84-85]

     Из  всего множества значений термина  “организация” в смысле управленческой функции чаще всего используются два:

• организация – это структура системы в виде взаимоотношений, прав, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом;
• организация – это процесс, посредством которого создается и сохраняется структура организации.

Функция мотивации.

       Мотивация - максимальное удовлетворение  потребностей работников организации в обмен на их эффективную работу; процесс побуждения  себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.

     Поведение человека всегда мотивированно. Он может  трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение личности может иметь и любые другие проявления. Во всех случаях следует искать мотив поведения. [Мескон М., Альберт Н., Хедоури Ф. Основы менеджмента, с. 315.]

     Человек, получивший в процессе обучения и  повышения  квалификации, накопления производственного опыта, знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему это удается, тем больше степень удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает цель организации своими целями.

        Стремление человека реализовать   себя в своем деле бесспорно.  Там, где управление и организация  труда  предоставляют сотрудникам  такие возможности, их труд  будет высокоэффективным, а мотивы  к труду - высокими. Значит мотивировать сотрудников - это затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

Функция контроля.

     Контроль - процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов  с запланированными.

     Различают следующие виды контроля:

     1.Предварительный  контроль.  Он осуществляется  до фактического начала работ.  Основным средством осуществления  предварительного контроля является  реализация определенных правил, процедур и линий поведения.  В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты.

     2.Текущий  контроль. Он осуществляется в  ходе проведения работ. Чаще  всего его объект -  сотрудники, а сам он является прерогативой  их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Для того, чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями для достижения этих целей.

     3.Заключительный  контроль. Цель такого контроля - помочь предотвратить ошибки  в будущем. В рамках заключительного  контроля обратная связь используется  после того, как работа выполнена  (при текущем - в процессе ее выполнения). Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации.

     Функция контроля не является конечным пунктом  всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, так как каждая управленческая функция движима  другой. Возникает своего рода постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников. [КОПР/Раздел 2.Цели и функции управления/Функция контроля]

        Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление функций планирования и контроля, а более низкого уровня больше заняты подбором кадров, организацией их труда. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют все четыре функции управления: планирования, организации, мотивации и контроля.

1.3. Структуризация функций управления и их взаимосвязь с управленческой структурой.

     Под управленческой структурой организации понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как единого целого.

     В рамках структуры протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены функции и задачи управления. Структура управления включает в себя все цели, распределённые между различными звеньями, связи, обеспечивающие координацию по их выполнению. Структура управления оказывает огромное влияние на все стороны управления, т.к. связана с ключевыми понятиями менеджмента — целями, функциями, процессом, механизмом функционирования, полномочиями людей. [Иванов И.Н. Менеджмент корпорации: Учебник. - М.:Инфра-М, 2004., с.78]

     Структура управления обеспечивает выполнение общих  и конкретных функций управления, сохраняет целесообразные вертикальные и горизонтальные связи и разделение элементов управления.

     Элементами  структуры управления являются:

     1. Звено - должность или подразделение.

     2. Связи. Структура управления характеризуется  наличием связей между её элементами. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи — связи подчинения, возникают при наличии нескольких уровней управления. Вертикальные связи могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи означают подчинение линейным руководителям, т.е. по всем вопросам управления. Функциональные имеют место при подчинении по определённой группе проблем функциональному руководителю.

     3. Уровни управления. Обычно существует иерархия (пирамида) управления с дифференциацией по рангу командной власти, компетенции принятия решений, авторитету, положению.

     Иерархия  управления - инструмент для реализации целей фирмы и гарантия сохранения системы. Чем выше иерархический  уровень, тем больше объем и комплексность  выполняемых функций, ответственность, доля стратегических решений и доступ к информации. Одновременно растут и требования к квалификации и личная свобода в управлении. Чем ниже уровень - тем больше простота решений, доля оперативных видов деятельности.

     Функции определяют содержание управленческого труда, которые необходимо выполнять менеджерам, чтобы достичь целей организации. Исходя из перечня функций, можно установить виды работ, которые должны выполнять менеджеры в процессе своей деятельности. К ним относятся:

• установление целей для организации в целом, для ее подразделений или отдельных работников;
• разработка и формулирование генеральной линии развития организации. Это может быть сделано в виде концепции развития, стратегии, политики, плана. Кроме того, руководитель должен определить, какие именно действия необходимо осуществить для реализации намечаемых путей развития;
• создание условий для достижения поставленных целей. То есть, распределение работы между исполнителями, определение им конкретных заданий, организация работы;
• стимулирование активности работников, координирование их действий и контроль за выполнением заданий. [Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. - М.: Инфра-М, 2004., с. 98-101]

     Разделение  управленческого труда можно  рассматривать в функциональном, структурном и технологическом аспекте.

     Функциональное  разделение труда основывается на формировании групп работников управления, выполняющих  одинаковые функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль. Соответственно, одни работники управления специализируются на работах по планированию, другие организовывают выполнение планов, третьи осуществляют контроль и т. д.

     С точки зрения структурного разделения труда в процессе управления менеджеров подразделяют по уровням и сферам деятельности – специальным функциям. Вертикальное разделение труда менеджеров (по уровням) позволяет выделить высший, средний и первичный уровни управления.