Работа с постоянно поступающей информацией

Каждый из четырех типов  информационных систем, рассмотренных  нами, подходит для специфической  цели. Ни один из них не пригоден для  всех типов информации, используемых на всех уровнях менеджмента.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Процесс управления информацией в газете «ИЗ РУК В РУКИ».

3.1 Общие сведения о  газете.

Первая газета бесплатных объявлений появилась в 1971 году в канадском Ванкувере, а потом и в других городах североамериканского континента. Что вскоре, как картофель, вывезенный из Нового Света в Старый, идея издания такой газеты перекочевала из Америки в Европу, и первый номер европейской Secоndamano вышел в 1977 году в Милане. Так началась настоящая экспансия газет бесплатных объявлений в Европе. И в начале 90-х годов эта волна докатилась и до России.

Леонид Семенович Макарон  начал заниматься созданием газеты бесплатных объявлений в Москве еще  в 1990 году при поддержке итальянских  партнеров — Франко Джуффриды, Лучано Червоне и Габриэле Бальдеракки. Стали подбирать людей для команды, но процесс этот был непростой. Люди приходили и уходили. Несколько раз команда полностью менялась. И, в конце концов, осенью 1990 года в ней появился будущий главный редактор «ИЗ РУК В РУКИ», а пока сотрудник иллюстрированного журнала «Советский Союз» Глеб Левитан.

В это время в Москве уже формировался рынок, готовый  впитать все. Люди хотели что-то купить, продать, поменять… Москвичи в основном меняли: квартиры на машины, видеомагнитофоны на диваны, продукты питания на лекарства. В выборе названия издания ее создатели решили быть поближе к названиям газет, уже завоевавших популярность в мире: Secоndamano, Zweite Hand… Название ИЗ РУК В РУКИ приближено к основной идее издания: товары, которые в нем предлагаются, — это, в основном, вещи б/у. Но, с другой стороны, мы говорим ИЗ РУК В РУКИ, подразумевая самый надежный и быстрый способ обмена, продажи, покупки, который предполагает личный контакт между людьми.

Осенью 1991 года сложилась  дружная команда, готовая осуществить  задуманное на практике: генеральный  директор Леонид Семенович Макарон, главный редактор Глеб Константинович Левитан, первый инженер Юрий Николаевич Макеко, дизайнер Ольга Валентиновна Кузнецова, первые операторы Инна Колганова и Ирина Сергеева, первый бухгалтер Наташа Кудюра, «монтажница» Татьяна Мелешева...

Большую роль в становлении  газеты «ИЗ РУК В РУКИ» сыграл Габриэле Бальдеракки, топ-менеджер газеты Secоndamano, представлявший в Москве итальянских партнеров. Его огромный опыт создания и издания газет бесплатных объявлений в тот момент был необходим в Москве как воздух. В его подходе к делу чувствовались серьезность и ответственность итальянской стороны.

Начали готовиться. Из Италии в первый офис на Старомарьинском шоссе, дом 3, доставили компьютеры, мебель, канцелярские принадлежности вплоть до скрепок и ластиков... Начали осваивать программное обеспечение. Заключили договор с типографией газеты «Правда». К этому времени была уже продумана концепция газеты с ее уникальным классифайдом, который благодаря своему удобству во многом определил последующий успех издания.

В середине января 1992 года был  выпущен «нулевой» номер газеты «ИЗ РУК В РУКИ» внушительным тиражом — более 100 тысяч экземпляров.

По графику первый номер  выходил ровно через две недели после «нулевого»— за это время  по почте приходили объявления на купонах. Все сотрудники редакции бережно  вскрывали каждый конверт и складывали первые объявления в аккуратные пачечки, а главный редактор расписывал объявления по незнакомым еще для операторов рубрикам…

Сегодня газета «ИЗ РУК В РУКИ» — универсальный информационный ресурс, включающий в себя классифицированные рубрики по недвижимости, транспорту, различным товарам и услугам, работе и обучению, мебели и атрибутам для ремонта, знакомству, отдыху и многое другое.

Оставаясь, прежде всего, газетой  частных бесплатных объявлений, «ИЗ РУК В РУКИ», тем не менее, с первых же месяцев своего существования стала очень привлекательной площадкой для коммерческой рекламы.

Сегодня газету ИЗ РУК В  РУКИ используют для привлечения  клиентов: более 2 тысяч компаний в  Москве, более 50 тысяч компаний в  России.

В Москве выходят уже две  ежедневные газеты: ИЗ РУК В РУКИ и ИЗ РУК В РУКИ. СРЕДСТВА ТРАНСПОРТА. Их общий объем достигает более 300 страниц, содержащих свыше 50 тысяч  объявлений, как от частных лиц, так  и от профессиональных предпринимателей. В настоящее время газета ИЗ РУК В РУКИ выходит в 98 городах России и других странах СНГ и Балтии: ежедневно в Москве, в 6 городах — 3 раза в неделю, в 30 городах — 2 раза в неделю, еженедельно — в 62 городах.

Общий объем всех региональных выпусков газеты ИЗ РУК В РУКИ составляет 10 тысяч страниц в неделю и  содержит свыше 1,5 миллионов объявлений как от частных лиц, так и от профессионалов рынка. Недельный тираж группы газет ИЗ РУК В РУКИ составляет около 2 миллионов экземпляров. ЭПОХА ИЗ РУК В РУКИ Газеты бесплатных объявлений существуют практически в любой стране мира. Но ИЗ РУК В РУКИ — издание поистине уникальное. Это не просто газета объявлений, не просто информационная площадка, соединяющая продавцов и покупателей. Это ценный исторический источник, по которому спустя годы будут изучать нашу с вами жизнь. И уже сейчас по объявлениям в ИЗ РУК В РУКИ можно проследить, какое оно было, первое пятнадцатилетие новой России.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Процесс управления  информацией в газете «ИЗ РУК  В РУКИ».

Чтобы разработанная вами персональная система работы с информацией  «заработала» на практике, следует  придерживаться следующего алгоритма  обработки входящей информации:

1)Нужна ли вам эта информация? Является ли она целесообразной, можно ли как-то использовать? Если информация не нужна, не целесообразна, во избежание «информационного завала» она отбрасывается, и чем быстрее, тем лучше.

2)Если информация нужна, то к какой теме она относится? В некоторых случаях полезная информация «не вписывается» в уже существующие темы. Здесь можно пойти двумя путями: либо создать новую тему, либо дать этой информации «отлежаться» некоторое время. Возможно, через некоторое время вы придете к иному пониманию содержательного наполнения выделенных вами тем, и тогда отложенная информация легко подойдет для какой-нибудь темы.

3)Если вы определили, к какой теме относится важная для вас информация, то необходимо решить две связанные между собой задачи: в каком объеме и в какой форме необходимо сохранить информацию? По сути дела, одновременно с принятием решения о форме и объеме сохраняемой информации также принимается решение о том, на каком носителе она будет «запечатлена». В «канцелярской плоскости» эта задача может быть решена тысяча и одним способом (выписки от руки, ксерокопирование, сканирование, покупка печатного варианта документа, фотографирование и др.), но желательно постараться сократить все канцелярское многообразие к одному-двум вариантам. В противном случае ваш архив будет напоминать пеструю свалку разноформатных единиц хранения информации, ориентироваться в которых будет неудобно и некомфортно.

 

 

4)Разместите выделенную вами единицу информации в соответствующей ее актуальности зоне. Если информация сразу отправляется в архив, то (при необходимости) кодифицируйте ее.

На примере газеты «ИЗ  РУК В РУКИ» Вам приведутся экспресс-советы, указывающие, каким образом можно повысить успешность работы с информацией.

Работа с деловыми бумагами (документами):

1. Наведите, наконец-то, порядок  на своем рабочем столе! 

2. Делите рабочий стол  на три зоны («стопки») для бумаг  по их приоритетности: 1) «работаю  в настоящий момент»; 2) «вторая  очередь»; 3) «буду работать, когда  появится свободное время». Эти  три «стопки» могут располагаться  на рабочем столе в любой  удобной для вас последовательности, например, слева направо.

3. Используйте соответствующие  тематические ячейки (папки-органайзеры,  лотки, полки и т. п.) для удобного  хранения информации.

4. Сортируйте входящие  бумаги (документы) по приоритетности: 1) «реагировать сразу»; 2) «принять  решение после получения дополнительной  информации, обсуждения»; 3) «сразу выбросить  в мусорную корзину».

5. Не допускайте скопления  бумаг с грифом «не знаю».  Например, периодически их можно  выбрасывать в мусорную корзину.  (В эту категорию попадают все «зависшие» деловые бумаги, то есть не срочные, не важные, не точные, не полные (следовательно, немного «отлежавшись» и так и не став востребованными, они вполне могут отправиться в мусорную корзину). Гриф «не знаю» также может ставиться на «странные» бумаги, по форме и содержанию не соответствующие стандартам документооборота в организации; или на бумаги, рассмотрение которых выходит за пределы компетентности сотрудника.)

6. Ограничивайте поток,  и в особенности — хранение  информации (не копируйте, не храните  «про запас»).

7. Создайте личную архивную  систему для документов, с которыми  вы постоянно или часто работаете  (например, «ближний» и «дальний»  архивы).

Общение по телефону.

1. Планируйте телефонные  звонки (для других людей —  назначайте время, когда вам  можно позвонить, и строго придерживайтесь  его). От случайных незапланированных  звонков отгораживайтесь секретарем  или автоответчиком.

2. Для тех звонков, от  которых не удалось отгородиться, введите жесткий регламент времени,  например, 5 минут. В принципе, для  делового общения хорошо бы  ввести регламент — внутриорганизационный  стандарт — на любые звонки.

3. Создайте персональную и организационную базу телефонных номеров. При наличии АОНа создайте также «белый» и «черный» списки входящих звонков.

4. Будьте компетентными в телефонном общении: четко представляйтесь в начале разговора; говорите кратко; лаконично излагайте суть вопроса и цель звонка; не отвлекайтесь на общение с другими «нетелефонными» собеседниками; переспрашивайте, уточняйте, проверяйте взаимопонимание и др.

Работа с почтой (деловой  корреспонденцией).

1. Используйте для предварительной  фильтрации и сортировки почты  секретаря или доверенного сотрудника.

2. Не тратьте время  на случайную почту, безжалостно  выбрасывайте.

3. Сортируйте почту по  степени важности («реагировать  сразу», «принять решение после  обсуждения», «мусорная корзина», «сохранить в архиве»).

4. Фиксируйте важные места  и делайте пометки по обработке  и ответной реакции (например, «Проверить информацию», «Ответить  утвердительно», «Выслать типовой  ответ N» и т. п.).

5. Не накапливайте почту  — читайте и обрабатывайте  ее в начале дня один раз  в 1—3 дня.

6. Заведите необходимые  варианты типовых (стандартных,  в которые подставляется Ф.  И. О. адресата) исходящих писем.

7. Введите в практику  диктовку (а также поручение «чистового  оформления» и отправку) писем  секретарю или доверенному сотруднику.

8. Старайтесь отвечать  на письма как можно быстрее.  По возможности, высылайте немедленный  ответ, используя электронную  почту.

Работа с книгами и  печатной прессой (газетами, журналами).

1. Читайте только самое  необходимое, не тратьте избыточное  время на чтение. Чем объемнее  книга, которую вы планируете  прочитать, тем строже должны  быть ваши критерии оценки  целесообразности (полезности, востребованности) данной информации.

2. Если существует такая  возможность, то используйте толковых  сотрудников для реферирования  книг и прессы. Поручайте им  делать выписки или краткие  конспекты (ограниченного объема) по интересующей вас теме.

3. Чтобы прочитанная информация не пропадала зря, разработайте и используйте собственную систему пометок в тексте, конспектирования, выписок на карточках и картотеку.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

               Заключение

Целью моей работы было показать всю важность и необходимость  умения правильного оперирования информацией  с учетом информационной глобализации, во всех сферах общества, рассмотрев сущность информационного менеджмента, его  основные этапы и наиболее применяемые в практике управления информацией.

Всю совокупность источников необходимой для планирования и проведения компании информацию обычно делят на две большие группы:

Источники первичной информации;

Источники вторичной информации.

Информационными источниками  могут быть конкретные знания предпринимателя:

О рынке и его потребностях, о появлении новых технологий, материалов и методов производства.

Так, например, выделяется четыре категории способов передачи коммерческих сообщений:

Реклама, стимулирование сбыта, личные (персональные) продажи, «Паблисити».