Проектирование организационных систем

На рис. 7.4. показана последовательность перехода от целей организации к организационной структуре управления с последующей оценкой эффективности построения этой структуры. За основу взята схема из учебного пособия Б.З. Мильнера «Теория организаций».

В результате выполнения показанных на схеме этапов проектирования определяются схема функционального взаимодействия подразделений и блок-схема организационной структуры организации. На базе этих схем производится составление штатного расписания и разработка функциональных требований для каждого подразделения и должностных инструкций для всех членов организации.

 

На основе разработанной функциональной схемы и последовательности целей-ориентиров производится оценка потребностей в материальных и денежных ресурсах, необходимых для достижения поставленных целей. Очевидно, что определяемые на данном этапе организационного проектирования потребности в материальных и людских ресурсах носят ориентировочный характер. Они, безусловно, могут уточняться и конкретизироваться в процессе работы организации.

Оценка эффективности сформированной структуры организации является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности выполненных исследований. Возможны два направления подхода к оценке эффективности проектировочных решений: по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям и по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям.

Эффективное действие системы управления проектируемой организации возможно только при правильно налаженном 222

информационном обеспечении, которое должно включать в себя систему коммуникаций, обеспечивающую необходимые связи с окружающей средой, быстрое прохождение приказов и распоряжений от руководителей к исполнителям, возможность оперативного контроля всех звеньев системы.

Обеспечение бесперебойного и оперативного снабжения всех звеньев организации  и отдельных ее членов необходимой информацией является важнейшей задачей организационного проектирования. Разработка схемы информационного обеспечения — это заключительная стадия организационного проектирования.

Выполнение всех этапов организационного проектирования должно сопровождаться экономическим анализом, учитывающим как ресурсные возможности организации, так и потребности внешней среды. Поскольку проектирование определяет состояние будущей организации и последовательность ее дальнейшего развития, все этапы проектирования предусматривают проведение вычислительных экспериментов с использованием процедур моделирования. В частности, цель, определяемая на первом этапе проектирования, — это исходная модель будущего состояния организации. Другие элементы модели организации могут быть представлены в виде развернутого алгоритма, отражающего последовательность действий на этапах организационного проектирования (рис. 7.5).

Моделирование деятельности социальных организаций вообще и деловых организаций, в частности, представляет собой весьма сложную задачу. Это объясняется тем, что большинство социальных процессов не поддаются формальному описанию, а тем более предвидению. Кроме того, все социальные процессы содержат фактор неопределенности, который в ряде случаев не поддается даже вероятностной оценке. Поэтому в процессе организационного проектирования, прогнозируя поведение системы в будущем, во многих случаях приходится полагаться на интуицию и опыт проектировщика или группы разработчиков. 

Рис. 7.5. Алгоритм проектирования организационной системы 224

 

По мнению американских бизнесменов, возглавляющих крупнейшие корпорации страны, 90% решений по управлению организацией принимаются ими на интуитивном уровне. Такой высокий процент решений на неформальном уровне, по- видимому, объясняется тем, что все процедуры формального (математического) анализа проводятся менеджерами более низкого ранга.

Основным качеством менеджера  является умение предвосхищать результаты работы подчиненных ему людей, т.е. предвидеть конечные результаты принимаемых управленческих решений, что особенно важно на этапе организационного проектирования.

К проектированию организации нельзя подходить только с формальных позиций. Ни один вычислительный эксперимент  не даст Вам ответа на то, какой должна быть модель организации, которая способна обеспечить «идеальный бизнес».

Р. Бускирк, профессор маркетинга и директор программы для предпринимателей в университете Южной Каролины, разработал модель, которая помогает оценить достоинства планируемого дела. В основу модели он положил 15 критериев для того, чтобы оценить риск начинания и понять, насколько задуманное дело приближается к «идеальному бизнесу». Назовем эти критерии.

1. Нет нужды в капиталовложениях. Многие мечтают об «идеальном бизнесе» который не требует никаких капиталовложений. Но вряд ли дело можно организовать без денег. Так что реальнее всего свести все к минимальным затратам. Чем больше денег требует Ваш проект, тем он рискованнее.
2. Сложившиеся рынки. В идеале хорошо иметь сложившийся рынок сбыта товара. Самый простой способ оценить Ваш будущий рынок — это изучить конкурентов. Если конкурент успешно продает аналогичный товар, то степень риска, связанная с тем, что товар не будет пользоваться спросом, уменьшается.
3. Сложившаяся система сбыта. Необходимо оценить путь товара до рынка, ответив на ряд вопросов: «Как доставить товар к месту продажи?», «Каким способом?», «Какая часть конечной прибыли идет на доставку товара потребителю?», «Кто будет покупателем?». Не стоит создавать собственную систему сбыта, если Вы хотите избежать излишнего риска.
4. Высокая потребность в товаре. Обнаружив, что существует рынок сбыта, следует выяснить, долго ли будет нужен товар покупателям, и захотят ли они его покупать в дальнейшем. Необходимо провести маркетинговые исследования и выяснить реальную потребность в товаре, что, безусловно, снизит степень риска.
5. Постоянное и надежное снабжение. Важно сосредоточить внимание на проблеме регулярной поставки товара, особенно если это связано с зарубежными поставками, поскольку в этом случае степень риска значительно возрастает.
6. Отсутствие государственного вмешательства. В идеале каждому предпринимателю хотелось бы обходиться без государственного регулирования. Поскольку это невозможно, то следует диверсифицировать свою деятельность и постараться в качестве страховочных вариантов иметь такие виды деятельности, на которые не накладываются ограничения со стороны государства.
7. Отсутствие необходимости в большом штате сотрудников. Чем больше людей у Вас в штате, тем больше проблем. В идеале следует использовать наемный труд по минимуму. Чем меньше людей на Вас работает, тем меньше риска.
8. Валовая прибыль. Начиная новое дело, не следует ориентироваться на сверхприбыли. Уплатив налоги, рассчитавшись с поставщиком, оптовым посредником, розничными торговцами, оплатив маркетинг, можете считать себя удачливым предпринимателем, если получите 10% доход. У большинства американских компаний доход составляет 6%.
9. Частота совершения торговых сделок. Необходимо сделать все необходимое, чтобы покупатели как можно чаще наведывались к Вам. Большая часть клиентов теряется из-за не
10. достаточно высокого качеств услуг. Привлечение к себе внимания потребителя — главная задача предпринимателя.

10 Элементы новизны. Любой предлагаемый покупателю товар или услуга должны обладать элементом новизны. Если они лишены этого качества, то его придется придумать. Необходимо предпринять все меры, чтобы сделать Ваш товар уникальным. Это может быть лишь небольшой штрих, выделяющий Ваш товар из ряда подобных ему товаров.

11. Кредит для покупателей. Вряд ли найдется такой предприниматель, который с восторгом относился бы к предоставлению покупателям кредита. Ведь чем больше кредит, тем хлопотнее дело и тем больше риск. Но это вынужденная мера, к которой нередко приходится обращаться, чтобы реализовать свой товар.
12. Техническое устаревание или смена моды. Чтобы справиться с риском этого рода, надо быть очень умелым менеджером, обладающим интуицией и четко отслеживающим все нововведения.
13. Обязательства. Самое лучшее, что можно сделать, это постараться ограничить Ваши обязательства и учесть их при планировании Ваших финансов. Но если Вы взяли на себя определенные обязательства перед клиентом или партнером, то их необходимо выполнить с полной ответственностью.
14. Конкуренция. В идеале конкуренция привлекает внимание публики и убеждает ее в необходимости Вашего товара, помогая тем самым в реализации. Отсутствие конкуренции говорит о том, что рынок может и не сложиться. Лучше всего с целью снижения риска наладить деловые контакты с определенной категорией конкурентов и действовать сообща.
15. Безукоризненная этика — необходимое условие успешного ведения дела.

Оценивая свои возможности для  ведения собственного дела, следует не забывать о необходимости планирования всех этапов создания организации. Отсутствие четко намеченных планов обрекает вновь созданную организацию на гибель. По

227

данным американских исследователей, 80% всех вновь создаваемых компаний терпят крах в течение первых 5 лет. Исключение составляют фирмы, отличающиеся такими свойствами:

• проверенные стратегии маркетинга;
• отлаженные технологические операции;
• доведенная до совершенства организационная структура;
• эффективная кадровая политика;
• продуманная система подготовки кадров.

При проектировании организации и прогнозировании ее поведения в настоящее время используются три способа научного предсказания будущего:

• интуиция — свободный полет фантазии без привлечения результатов формально-логического анализа и методов математического прогнозирования, основанный на предчувствии возможных результатов.
• аналогии — сравнительный анализ, когда рассматривается деятельность и результаты работы известного предприятия и оценивается возможность их использования на проектируемом предприятии
• экстраполяция — метод научного исследования, заключающийся в распространении выводов, полученных из наблюдений над одной частью явления, на другую его часть; в этом случае выполняется математический расчет отчетливо наметившихся тенденций в работе предприятия.

В полной мере необходимость использования  всех трех методов «предсказания будущего» легко проследить в процессе принятия решений по созданию нового предприятия, т.е. при проектировании организации. Действительно, сначала только на интуитивном уровне возникает некоторая идея. Ссылаясь на свое предчувствие и опыт, Вы должны объяснить другим перспективность возникшей идеи. Но такое объяснение вряд ли сможет удовлетворить людей, даже если они прониклись верой в Вашу идею и готовы вложить в нее свои силы, а также материальные и денежные средства.

Первые вопросы, которые возникают  у всех людей, заинтересованных в этом деле: «Существуют ли организации подобного типа и насколько они рентабельны?» Обстоятельства вынуждают Вас воспользоваться методом аналогий и объяснить, почему другим не удалось добиться успеха, в чем их промахи и в чем достоинства выдвинутой Вами идеи. Наконец, Вам еще раз удалось убедить будущих компаньонов. Тогда Вам понадобится бизнес-план, а для его составления необходимо провести строгие математические расчеты, т.е. применить методы экстраполяции, позволяющие по данным, полученным в процессе анализа деятельности других предприятий, спрогнозировать работу создаваемого вновь предприятия.

Но не следует забывать, что предвидение  дальнейшей деятельности организационных систем только на основе мыслительных и интуитивных процессов ведет к значительному увеличению риска невыполнения прогнозов. Именно поэтому для деловых организаций экономико-математический анализ и моделирование являются обязательными составляющими процесса проектирования. Сложность моделирования связана с необходимостью учета большого числа внешних и внутренних факторов, влияющих на деятельность организации.

В последние годы значительные успехи в области проектирования организационных систем связаны с развитием информационных технологий прогнозирования. Несмотря на принципиальные различия в деятельности организаций, существуют общие закономерности, вытекающие из законов социального развития. Это позволило разработать ряд принципов организационного проектирования, которые бьши положены в основу создания программных комплексов, получивших название экспертных систем. Хотя они, в основном, ориентированы на моделирование деятельности и оценку инвестиционного потенциала уже действующих организаций, их можно успешно использовать и на заключительном этапе проектирования организационных систем, при оценке эффективности принятого решения и прогнозе дальнейшего развития организации.

В экспертных системах предусмотрена  оценка соответствия организационной структуры целям организации, выбранной стратегии, материальным и людским ресурсам. Оценка производится на основе сравнения разработанной структуры с оптимальной структурой, предлагаемой экспертной системой для существующих условий работы организации.

7.2. Проектирование  иметоды корректировки организационныхсистем

Процессы проектирования организационных  систем неразрывно связаны с необходимостью корректировки («перепроектирования») структур уже действующих организаций. В условиях общей политической и экономической нестабильности корректировка может привести к серьезным структурным преобразованиям, а в отдельных случаях и к фактическому созданию новой организации.

Процесс организационного проектирования состоит в последовательном сближении рациональной структуры управления с ее эталонной моделью. Особенно важно то, что этот процесс происходит не только на этапе создания организации, но и после начала ее работы, т.е. этот процесс носит перманентный характер. При этом методы проектирования позволяют осуществлять оценку и выбор наиболее эффективных вариантов организационных решений, один из которых может быть принят к практической реализации.

Проектирование и корректировка  организационных структур осуществляется на основе нескольких взаимодополняющих методов. Рассмотрим некоторые из них.

Метод аналогий заключается в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными характеристиками (целями, технологией, спецификой, размером и т.д.) по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относится