Проектирование организационных систем

7. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ

7.1. Формирование  организационныхструктур

Проектирование организационной системы представляет собой процесс создания прообраза будущей организации. Оно должно включать в себя не только описание организации на начальный момент ее существования, но и прогноз ее дальнейшего развития. Особое место в этом процессе отводится формированию организационной структуры.

Научно обоснованный процесс формирования организационных структур управления основан на использовании методов системного подхода, который базируется на соблюдении следующих принципов:

• корректная формулировка целей и подцелей проектируемой организации с учетом их актуальности, новизны и возможности практической реализации;
• постановка всех управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется невыполнимой;
• обоснованное распределение применительно к этим задачам функций, прав и ответственности по вертикали управления — от генерального директора предприятия до исполнителей;
• выявление всех необходимых связей и отношений по горизонтали управления, с целью координации деятельности всех функциональных звеньев и вспомогательных

служб в рамках выполнения общих  текущих задач и реализации перспективных производственных программ;

• ограниченное сочетание вертикали и горизонтали управления путем нахождения оптимального для данных условий соотношения централизации и децентрализации управления;
• соблюдение правил композиции и декомпозиции, сформулированных в законе единства анализа и синтеза.

При формировании организационной  структуры уже на начальном этапе проектирования необходимо определить исходную позицию и выявить начальные условия, С этой целью нужно оценить влияние внешней среды с учетом системы связей элементов внутренней структуры с субъектами и объектами, находящимися вне организации. Также важно установить, какие факторы и явления во внешней среде могут оказать существенное влияние на деятельность организации.

Исследование влияния внешней среды на проектирование организации должно осуществляться в последовательности, отображенной на рис. 7.1.

Выявление и описание элементов  внешней среды Установление взаимосвязей с элементами внешней среды Определение  динамики развития элементов внешней среды Оценка влияния внешней среды на организацию

Формирование механизма управления, обеспечивающего своевременную и адекватную реакцию организации на изменения во внешней среде

Рис. 7.1. Последовательное исследование влияния внешней среды 214

 

Проектирование организационной системы — сложный процесс, состоящий из многих этапов.

Первый этап — определение главной цели будущей организации с учетом состояния внешней среды и потребностей общественного развития. Цель деловой организации России должна исходить из специфики перехода экономики на рыночные отношения. В основе проектирования новых и преобразования старых организационных систем лежит задача создания организаций, работающих в соответствии с общепринятыми принципами ведения экономической деятельности. При этом учитываются особенности предшествующего развития и современного состояния экономики страны, национальные особенности и поведенческие характеристики населения, а также другие факторы и условия, определяющие деятельность социальных организаций.

Цель деловой организации базируется на коммерческой идее и поэтому она  определяется на основе анализа рынка  и соответствующих маркетинговых исследований. Цель должна быть актуальной, достижимой, реальной, понятной исполнителям, соизмеримой с возможностями и выполняемой в конкретные сроки. При определении цели социальная ориентация организации должна рассматриваться с двух точек зрения: с позиции запросов потребителя, т.е. удовлетворения потребностей общества в товарах и услугах, и с позиции решения проблем обеспечения устойчивого поступательного развития самой организации при удовлетворении социальных потребностей собственного коллектива.

Решая задачи проектирования организации, целесообразно выделить три основных группы целей: функциональные цели, цели-аналоги и цели развития.

Функциональная цель. Такая цель уже достигалась ранее на данном предприятии. Работа предприятия в режиме достижения функциональной цели схематично изображена на рис. 7.2.

Цель

 

Система в процессе работы переходит  из точки А в точку В по траектории АВ, которая определяет функционирование системы. Затем система переходит в точку Aj по траектории ВА] и цикл повторяется, пока система не достигнет состояния В, и т.д.

Для торгового предприятия примером функциональной цели может быть закупка и реализация через одинаковые промежутки времени определенной партии товара. Такая цель не может стоять перед проектируемым вновь предприятием.

Цели-аналоги определяют решение задачи, которая была уже ранее достигнута на другом предприятии, но ни разу не достигалась на проектируемом предприятии. Действие системы при достижении цели-аналога поясняется на рис. 7.3.

 

Проектируя предприятие, нужно  изучить, как аналогичное предприятие  достигало цели, которая обозначена точкой В на этом рисунке. Проектируемое предприятие должно прежде всего выйти на исходную позицию, соответствующую началу работы аналогичного предприятия (т. Aj), и только после этого, пользуясь методами предприятия-аналога, оно сможет перейти в точку Bj, соответствующую выполнению поставленной цели.

Цель развития. Это цель, которая  никогда ранее никем не достигалась. Такая цель, как правило, связана  с образованием новых систем. Примером может служить создание в городах  России системы коммерческих учебных заведений (институтов, гимназий и лицеев) или частных фирм по оказанию различного рода услуг. На первом этапе новизна такой цели заключалась в том, что ранее в нашей стране не существовало организаций подобного типа, поэтому не было и опыта работы в этой сфере деятельности.

Несомненно, что сложность процесса проектирования и сложность самой  организации будет определяться типом цели. В первом случае проектирование новой организации или развитие старой сводится к внедрению уже «обкатанных» в прежней работе методов. Во втором случае проектирование предусматривает обязательный анализ работы организаций, занимающихся аналогичным видом деятельности, и выбор наиболее подходящего варианта для вновь создаваемой организации. В последнем случае для создания новой организации с не существовавшим ранее (во всяком случае, в нашей стране) направлением деятельности потребуется максимальное напряжение сил и полная самостоятельность в принятии основополагающих решений.

Какой же тип целей наиболее характерен для современных предприятий России? Нестабильность экономической обстановки, активные процессы формирования рыночных отношений приводят к частым изменениям во внешней среде организации, что не дает ей возможности работать в режиме функциональной цели в течение более или менее длительного времени даже при неизменной целевой установке.

Несмотря на то что функциональная цель является необходимой составляющей целевых установок многих организаций, занимающихся проблемами развития своего дела, большинство организаций при решении проблем дальнейшего развития предусматривает использование целей-аналогов. Сопоставление данных по целевой ориентации с выбранной общей стратегией развития организации (рост, умеренный рост, сокращение) показало, что в режиме функциональной цели в основном работают те фирмы, которые ориентируются на сворачивание своей деятельности, а также некоторые фирмы, руководствующиеся стратегией умеренного роста. В режиме цели- аналога работают организации, проектирующие расширение деятельности за счет освоения новых сегментов рынка. Работа только в режиме цели развития нехарактерна для деловых организаций России. Ориентация на работу одновременно по трем типам целей доступна лишь крупным, успешно развивающимся организациям.

При планировании деятельности уже существующей организации в системе подцелей необходимо иметь цели функционального типа. Для организаций, реализующих стратегию развития или ускоренного развития, необходимость наличия такой цели объясняется тем, что в условиях экономической нестабильности и острой конкурентной борьбы функциональная цель носит «страховочный характер» и помогает выжить при неблагоприятном стечении обстоятельств. Недостатком функциональных целей является то, что в условиях насыщенного рынка и относительной стабильности цен они соответствуют малодоходным видам деятельности.

Проектирование организации, реализующей  стратегию ускоренного развития, требует наличия в ее деятельности как минимум цели-аналога или цели развития. Ориентируясь на цель развития, следует помнить, что ее реализация доступна только относительно крупным организациям. Это объясняется тем, что реализация цели развития требует создания не только новых производственных или функциональных подразделений, но и новых структур управления, что связано с большими материальными и интеллектуальными затратами. Кроме того, при проектировании современной деловой организации должны быть учтены затраты на создание развернутой системы информационного обеспечения.

После определения общей цели необходимо в зависимости от объективных потребностей рынка и требований, задаваемых проектируемой системе более широкой организационной системой (государством, объединением предприятий, головной организацией), разработать набор целей-ориентиров (подцелей), которые должны быть совместимы с главной целью. При их разработке должны быть учтены ресурсные возможности проектируемой организации (материальные средства, финансовые возможности, включая заемные средства, сырье, оборудование, помещения и персонал). Цели-ориентиры должны быть развернуты во времени и распределены по срокам их выполнения. Наиболее удобным методом реализации этого этапа проектирования деловой организации является целевое планирование.

Цель деловой организации является многоплановой. Кроме выполнения своего функционального назначения в качестве элемента общественной структуры, организации  как самостоятельно действующей системе, приходится решать задачи, обеспечивающие ее жизнеспособность и состоятельность в рамках общественной среды. Последнее утверждение определяется борьбой за выживание в условиях острой конкуренции. Цели, связанные с борьбой организации за свое существование, называются тактическими целями системы. Некоторые из них могут противоречить функциональным целям. Так например, стабильность работы организации — одно из основных условий ее существования. Но не менее важны и нововведения технологического и организационного порядка, которые могут привести к нарушению стабильности.

В процессе проектирования организационных  систем целесообразно ориентироваться на такие понятия, как официальные, оперативные и операционные цели.

Официальные цели соответствуют общему назначению, миссии и стратегическим замыслам организации, они характеризуют внешнюю направленность организации, перспективы ее развития и защитные функции. Эти цели содержатся в уставе организации, отражаются в рекламе и официальных изданиях и используются при создании имиджа организации. Они не всегда адекватно отражают действительное положение вещей в организации.

Оперативные цели соответствуют текущему моменту деятельности организации  и тому, чем на самом деле занимается организация. Эти цели отличаются внутренней направленностью, мобилизацией ресурсов и отражаются в планах работы организации.

Операционные цели характеризуются  конкретизацией и детализацией задач, более четким распределением функциональных обязанностей, контролем за исполнительской дисциплиной, возможностью измерения параметров.

Эта классификация позволяет выделить необходимые цели-ориентиры в той последовательности, которая наилучшим образом способствует достижению главной цели организации.

После разработки развернутой во времени  последовательности целей-ориентиров необходимо определить стратегическую концепцию организации. Затем — выбор общей стратегии, который особенно важен для деловой организации, поскольку он определяет конкретные процедуры управления организацией, ее способность приспосабливаться к быстро меняющимся внешним условиям, выбирать наиболее эффективные пути достижения поставленных целей.

Стратегия должна быть адекватна цели и функциональному назначению организации, она существенно зависит от состояния внешней среды. В условиях переходного периода, экономической нестабильности и активных процессов формирования рынка даже небольшие по размеру деловые организации вынуждены работать в рамках комбинированных Стратегий, представляющих собой набор нескольких базовых стратегий, которые были рассмотрены нами при изучении закона развития организаций.

Правильный выбор стратегии  действия позволяет перейти к  следующему этапу организационного проектирования — к созданию организационной  структуры. Основой для разработки организационной структуры служит общая схема функционального взаимодействия предполагаемых подразделений (организационная модель). Эта модель формируется на базе организационной концепции, во многом зависящей от стиля работы руководителя. При этом должен учитываться опыт работы других организаций и внешние требования, предъявляемые к вновь создаваемой организации.

На базе сформированной модели производится вычислительный эксперимент, результаты которого используются для выбора варианта организационной структуры системы управления и определения набора исполнительных звеньев, с учетом взаимодействия между ними. Разработка организационной структуры предусматривает создание системы управления, обеспечивающей эффективное действие организации в будущем.