Процесс регламентации закупок на предприятии

 

 

Раздел 4 Разработка регламента на  процедуру управления закупками

 

         Содержание

1. Назначение и область применения ……………………………………………..
2. Нормативные ссылки …………………………………………………………….
3. Термины, определения и сокращения ………………………………………….
4. Ответственность …………………………………………………………………
5. Описание процесса ………………………………………………………………
1. Владелец процесса ………………………………………………………….
2. Цель процесса ……………………………………………………………….
3. Входы процесса ……………………………………………………………...
4. Выходы процесса ……………………………………………………………
5. Ресурсы ………………………………………………………………………
6. Описание этапов работ ……………………………………………………..
7. Распределение полномочий и ответственности ………………………….
6. Мониторинг процесса …………………………………………………………..
7. Анализ процесса и улучшение …………………………………………………
8. Документирование ………………………………………………………………
9. Библиография ……………………………………………………………………
10. Приложения ……………………………………………………………………..
11. Лист регистрации изменений ………………………………………………….

 

 

 

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

 

         Настоящий стандарт устанавливает требования к управлению процедурой закупок на ЗАО “Бобруйскмебель”. Требования настоящего стандарта распространяются на процедуру закупок строительных материалов и комплектующих изделий и обязательны для применения руководством и персоналом , участвующих в процедуре закупок.

        Данный  стандарт разработан в соответствии  с требованием СТБ ISO 9001.

 

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

 

         В настоящем стандарте предприятия  использованы ссылки на следующие  нормативные документы:

         СТБ ИСО 9000-2006 Система менеджмента  качества. Основные положения и  словарь;

         СТБ ИСО 9001-2009 Система менеджмента  качества. Требования;

         Положение о приемке товаров  по количеству и качеству от 03 сентября 2008 г. № 1290.

         СТБ 1306 Строительство. Входной  контроль продукции. Основные  положения.

 

3. Термины и определения

 

          В настоящем стандарте применяются следующие термины с соответствующими определениями:

         Верификация – подтверждение посредством представления объективных свидетельств того, что установленные требования были выполнены (СТБ ИСО 9000).

        Продукция – результат процесса (СТБ ИСО 9000).

         Поставщик - организация или лицо, предоставляющее продукцию (СТБ ИСО 9000).

         Потребитель - организация или лицо, получающее продукцию (СТБ ИСО 9000).

         Протокол разногласий – документ, содержащий разногласия по положениям договора.

         Требование – потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным (СТБ ИСО 9000).

 

4. сокращения и Символы

 

         В данном стандарте применяются  следующие сокращения:

БМТО – бюро материально-технического обеспечения;

ПТО – производственно-технический  отдел;

РСП – руководитель структурного подразделения;

СИ и ИО – средства измерения и испытательное оборудование;

ТНПА – технические  нормативно-правовые акты.

 

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ

 

Лицо, ответственное за выполнение операций и работ	Ответственность, полномочия
Генеральный директор	определяет стратегию  ; выделяет необходимые  ресурсы для осуществления закупок; подписывает договора на закупки.
Зам.директора по производству	организовывает планирование и проведение закупок; производит выбор поставщиков; организовывает контроль над процедурой закупок.
ПТО	определяет потребность  в материалах, изделиях и комплектующих
БМТО	определяет перечень ТНПА, устанавливающие требования к закупкам; ведет учет планов заявок на закупку продукции; отвечает за организацию  входного контроля; отвечает за разработку методики и программы входного контроля; определяет требуемую  информацию по закупкам; решает спорные вопросы  с поставщиками; анализирует причины несоответствий закупленной продукции; определяет требования к  номенклатуре и качеству закупок; отвечает за исполнение планов и заявок на  закупку продукции; оформляет договора на закупку; учитывает и систематизирует  данные о поставщиках; контролирует соблюдение условий и сроков поставки на предприятие  в соответствии с принятыми поставщиком на себя обязательствами; производит оценку поставщиков; учитывает договора на закупки; ведет претензионную работу по несоответствующим закупкам; отвечает за получение, хранение, учет на складе и выдачу со склада закупленной продукции; руководит погрузо-разгрузочными  работами на складе; руководит работниками, осуществляющими  погрузочно-разгрузочные работы закупленной продукции; отвечает за правильное размещение материальных ценностей в складских  помещениях, стеллажах, емкостях на открытых площадках в соответствии с ТНПА и НПА; обеспечивает необходимые  условия для сохранности качества закупленной продукции; идентифицирует забракованную  продукцию
Главный бухгалтер	отвечает за своевременные  расчеты с поставщиками по закупкам; учет, движение, и списание закупленных материальных ценностей.

 

6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

 

          Управление процедурой закупок осуществляется с целью обеспечения производства  корпусной мебели требуемого качества, в необходимых объемах и в установленные сроки.

       6.1. Владельцы процессов и руководители структурных подразделений:

• согласовывают потребности в материалах составленные ПТО;
• обеспечивают сохранность и целевое применение и списание полученных материальных ценностей.
2. . Цель процесса - обеспечение потребности в необходимых сырьевых и материально-технических ресурсах требуемого  качества с минимальными  затратами в установленные сроки в необходимом объеме

                                                      6.3. Входы процесса

Входы	Требования	Поставщики
Материальные ресурсы	Положение о приемке товаров по количеству и качеству	поставщики
Заявка на приобретение комплектующих, материалов.	СТП -01 -2010	Структурные подразделения
Информация о поставщиках	СТП «Взаимодействие с  поставщиками»	БМТО
Нормы расхода материалов	Соответствие с нормативом на производство единицы продукции	БМТО

                                                      6.4. Выходы процесса

Выходы	Требования	Поставщики
Договор на закупку	ГК РБ, Положение о порядке заключения и исполнения хозяйственных договоров	БМТО
Возврат забракованной продукции	Условия договора, требования СанПиН	БМТО, РСП

                                                  

6.5 РЕСУРСЫ

Для выполнения процесса задействованы  следующие необходимые, достаточные  ресурсы:

Ресурсы	Должностное лицо, обеспечивающее ресурсы и осуществляющее мониторинг ресурсов	Документы, регламентирующие порядок обеспечения и мониторинга ресурсов
Персонал: Руководители и ответственные  исполнители процесса	Начальник   ОК	Документы СМК Штатное расписание СТП П СМК 6.2
Инфраструктура: Служебные помещения, закреплённые за исполнителями процессов и оснащённые необходимой для работы офисной мебелью Персональные  компьютеры, программные средства и средства оргтехники. ЦМС, Транспорт	директор ,зам.по производству, главный инженер	РК СМК 4.2.2.-2011
Производственная среда	Зам.директора по производству	СТП СМК 4.2.3-04
Финансовая среда	Начальник БМТО	Положение о порядке заключения и исполнения хозяйственных договоров

     

                                                       6.6. Описание этапов работ

          Управление процедурой закупок  представлена в виде блок – схемы      

Процедура закупок включает:

• Определение потребности в материалах, изделиях и комплектующих;
• Планирование закупок;
• Определение требований к закупаемой продукции до ее заказа у поставщика;
• Оценку и выбор поставщиков, способных поставлять продукцию в соответствии с установленными требованиями;
• Заключение договоров (контрактов) и контроль их выполнения;
• Верификацию, приемку, хранение закупленной продукции;
• Решение спорных вопросов с поставщиками;
• Ведение необходимых записей по закупкам.

         Закупки на предприятии осуществляет  БМТО.

6.6.1. Первичный  выбор поставщика

         Оценку и выбор поставщиков  строительных материалов и изделий  с учетом способности поставщиков  выполнять требования договоров  на поставку, включая конкретные  требования к качеству, осуществляет  БМТО.

         Первичный выбор поставщика производится  на основании исследований проведенных БМТО, с учетом следующих критериев отбора: репутация поставщика продукции, его стаж работы на рынке; наличие на поставляемую продукцию соответствующих сертификатов качества соответствия; цена; сроки поставки; условия оплаты, поставки; условия хранения и упаковка продукции на складе поставщика.

6.6.2. Оформление  договоров на закупки

         Подготовка и оформление договоров  на закупку осуществляется БМТО. После согласования с заместителем по производству договор на закупку подписывает директор.

         Договор на закупку должен  содержать: юридический адрес  поставщика; банковские реквизиты; предмет (наименование товара, его количество, ассортимент, качество и комплектность); порядок расчетов и цену товара; порядок поставки товара; транспорт; требование к таре и упаковке; страхование; имущественную ответственность сторон; срок действия; порядок изменения и расторжения; цель приобретения товара.

6.6.3. Оплата договора

         Ответственность за своевременный  расчет с поставщиками несет главный бухгалтер.

6.7. Матрица распределения  полномочий и ответственности

№ п/п	Этапы работ	Должностные лица
		О	У
	Определение потребности  в материалах, изделиях и комплектующих	ПТО	ПТО
	Планирование закупок	БМТО	БМТО
	Выбор поставщика	БМТО	БМТО
	Отправка заявки поставщик	БМТО	ректор БМТО
	Получение от поставщика договора	БМТО	БМТО
	Рассмотрение (согласование) договора	БМТО	БМТО
	Проект договора согласован?
	Подписание договора	БМТО, Зам. По производству	Ген.директор
	Необходим ли предварительный  расчет с поставщиками?
	Предварительный расчет с  поставщиком по закупкам	Гл. бухгалтер	Гл. бухгалтер
	Доставка закупленной продукции	БМТО	БМТО
	Приемка продукции на склад	БМТО	БМТО
	Верификация закупленной  продукции	БМТО, РСП	БМТО, РСП
	Продукция соответствует  требованиям?	БМТО, РСП	БМТО, РСП
	Работа с поставщиком  по замене бракованной продукции.	БМТО	БМТО
	Расчет с поставщиками продукции	Гл. бухгалтер	Гл. бухгалтер
	Хранение закупленной  продукции	БМТО	БМТО