Принципы делегирования в административном менеджменте

 

ДОНЕЦКИЙ ИНСТИТУТ ТУРИСТИЧЕСКОГО БИЗНЕСА

Кафедра менеджмента

 

 

 

Индивидуально-творческая работа

по дисциплине: Административный менеджмент

на тему: « Принципы делегирования в административном менеджменте»

 

 

 

Выполнила:

Студентка 3 курса,гр.МО-10А

Держевицкая Оксана

Проверила:

Корнева Д.А.

 

 

 

 

Донецк 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Понятие и сущность делегирования полномочий……………………………4

2. Основные принципы делегирования полномочий…………………………...7  2.1. Принцип делегирования на основе ожидаемых результатов 

           2.2. Принцип функциональной дефиниции 

           2.3. Скалярный принцип 

           2.4. Принцип уровня полномочий 

           2.5. Принцип единоначалия 

           2.6. Принцип безусловной ответственности 

           2.7. Принцип соответствия полномочий и ответственности 

Заключение……………………………………………………………………….13

Список используемой литературы………………………………………….......14 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Сегодня руководитель не в  состоянии единолично решать все  возникающие управленческие проблемы, даже непосредственно входящие в  круг его служебных обязанностей, поскольку их слишком много, они  разнообразны и специфичны, а его  знания, опыт и имеющийся запас  времени ограничены.

Поэтому, сохраняя за собой  выработку стратегии, контроль и  общее управление, он передает решение  менее значительных проблем, необходимые  для этого права и сопряженную  с ними ответственность подчиненным, обладающим необходимыми знаниями, опытом, заинтересованностью принять участие  в управлении. В результате в рамках управленческой структуры происходит расщепление и рациональное перераспределение  прав, обязанностей и ответственности между ее субъектами [2,с.25].

Цель данной работы – раскрыть понятие делегирования полномочий, а также основные принципы делегирования полномочий.

 

 

 

 

 

1. Понятие и  сущность делегирования полномочий

Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Цели  делегирования

Цели делегирования

 

Разгрузить вышестоящих  руководителей, освободить их от текучки  и создать наилучшие условия  для решения стратегических и  перспективных задач управления.

Повысить дееспособность нижестоящих звеньев.

Активизировать «человеческий  фактор», увеличить вовлеченность  и заинтересованность работников.

Рис. 1.1 – Цели делегирования

 

Делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди  сотрудников бесчисленные задачи, которые  должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если существенная задача не делегирована другому человеку, руководитель вынужден будет выполнять  ее сам. Это, конечно, во многих случаях  просто невозможно, так как время  и способности руководителя ограничены. Более важным является то, что сущность управления заключается в умении «добиться выполнения работы другими». Поэтому, в подлинном смысле слова, делегирование представляет собой  акт, который превращает человека в  руководителя.

Процесс делегирования полномочий происходит в три этапа:

I этап – поручение  работникам индивидуальных конкретных  заданий;

II этап – предоставление  соответствующих полномочий и  ресурсов подчиненным;

III этап – формулирование  обязательств подчиненных выполнить  порученные им задания.

Делегирование полномочий имеет ряд положительных моментов:

1.Руководитель освобождается от выполнения рутинной работы и получает время для решения творческих вопросов;

2.Делегирование полномочий является своеобразной формой повышения квалификации сотрудников и способствует максимальному использованию их знаний и опыта;

3.Делегирование является большим стимулом в работе подчиненных, которые начинают чувствовать себя хозяевами на участках работы, поощряет инициативу, приучает к самостоятельности и готовит людей к перемещению на более высокие должности.

Делегирование, несмотря на свое фундаментальное значение, является одной из наиболее непонятых и  неправильно применяемых концепций управления [4,с.102]. Не понимая полностью необходимости делегирования или того, что требуется для роста его эффективности, многие блестящие предприниматели терпели неудачу именно в то время, когда их организации становились большими. Чтобы только приблизиться к пониманию того, как эффективно осуществлять делегирование – необходимо понять связанные с этим концепции ответственности и организационных полномочий.

 

 

Делегирование базируется на полномочиях и ответственности.

Ответственность – это обязательство работника выполнять делегируемые ему задачи и отвечать за их удовлетворительное решение.

Поскольку ответственность  представляет собой обязательство, которое отдельный работник берет  на себя, то он не может ее делегировать или передавать своему подчиненному. Работник, на которого возложена ответственность  за решение какой-либо задачи, не обязан выполнять ее лично, но он останется  ответственным за удовлетворительное (неудовлетворительное) завершение работы.

Под обязательством мы понимаем то, что от индивида ожидается выполнение конкретных рабочих требований, когда  он занимает определенную должность в организации[1,с.58]. Фактически, индивид заключает контракт с организацией на выполнение задач данной должности в обмен на получение определенного вознаграждения. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия. Поскольку рабочий считается ответственным за точное исполнение задачи, начальник имеет право требовать объяснений или исправления плохо сделанной работы.

В крупных организациях руководителя высшего звена редко общаются с подчиненными на низших уровнях, которые  фактически выполняют большинство  конкретных задач. Тем не менее, они  несут ответственность за дела фирмы  и своих подчиненных.

Объем ответственности – одна из причин высоких окладов у менеджеров, особенно руководящих крупными корпорациями.

Полномочие – это организационно закрепленное ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение делегируемых задач.

Полномочия не следует  смешивать с властью, под которой  понимают реальную способность действовать  или возможность влиять на ситуацию.

Полномочия определяют, что  лицо, занимающее определенную должность, имеет право делать. Власть определяет, что оно действительно может  делать. Можно иметь власть, не имея полномочий.

 

2. Основные принципы делегирования полномочий

 

2.1. Принцип делегирования  на основе ожидаемых результатов

Поскольку смысл полномочий заключается в предоставлении управляющему некоего инструмента для внесения соответствующего вклада в дело достижения целей предприятия, то полномочия, делегируемые индивидуальному управляющему, должны быть достаточными для обеспечения  возможности достижения ожидаемых  результатов. Слишком много управляющих  стремится разделить и дефилировать полномочия по объему делегируемых или  приобретаемых прав, вместо того чтобы  вначале понять те цели, которые  необходимо достигнуть, а только затем  определить свободу действий, необходимую  для этого. Только так управляющий  способен делегировать полномочия в  четком соответствии с предъявляемыми им потом требованиями к подчиненному. Часто руководитель имеет представление  о том, что необходимо сделать, но не задумывается над тем, располагает  ли подчиненный необходимыми для  этого полномочиями. Порой он просто не хочет признать, что выполнение задачи требует предоставления большей  свободы действий подчиненному, также  нечетко представляет себе ожидаемые  результаты. Поэтому нет ничего удивительного, что на предприятиях получило распространение  ошибочное представление о делегировании "ответственности".

Делегирование в соответствии с ожидаемыми результатами предполагает, что цели установлены, а планы  разработаны, что они доведены до сведения подчиненных и поняты ими, что введены соответствующие  должности, которые будут способствовать выполнению поставленных задач. Кроме  того, данный тип делегирования указывает  на то, что планирование является необходимой  предпосылкой для осуществления  любых стоящих перед управляющими целей и что на практике все  функции управляющего сливаются  в единый вид деятельности.

2.2. Принцип функциональной дефиниции

Структурное деление –  это группировка видов деятельности, обеспечи¬вающая достижение поставленных целей, и управляющий каждого из подразделений должен обладать полномочиями, необходимыми для координации действий этого подразделения с предприятием в целом. Исходя из этого, принцип функциональной дефиниции означает, что чем яснее определены ожидаемые от управляющего или структурного подразделения результаты, чем четче и полнее определены направления их деятельности и делегированные организационные полномочия, чем яснее осознаны должностные и информационные взаимосвязи с другими управляющими и подразделениями – тем больший вклад способны внести эти управляющие и структурные подразделения в реализацию целей предприятия[7,с.83]. Несоблюдение данного принципа способно вызвать путаницу и неразбериху в вопросе о том, что именно и от кого именно следует ожидать. Данный принцип (который относится и к делегированию и к структурному делению), будучи концептуально весьма простым, зачастую трудно применим на практике. Четкое определение содержания работы и делегирование необходимых для ее выполнения полномочий в большинстве случаев требуют терпения, высокого интеллекта и ясного представления о целях и планах. Ясно, что весьма непросто дать определение содержания работы, если у руководителя нет четкого представления о том, какие результаты он хочет получить.

2.3. Скалярный принцип

Скалярный принцип относится  к цепочке прямых должностных  отношений руководителей и подчиненных  в масштабе всей организации. Всегда должно быть лицо, обладающее верховной  властью в организации. Чем отчетливее линия должностной связи высшего  управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективнее процесс принятия решений и коммуникация.

Данная шкала описывается  Файолем как:

«...цепочка руководителей  от высшего управляющего до низших. Линия полномочий – это путь, по которому проходят (через каждое звено в цепочке) все коммуникации от высшего управляющего к низшим и наоборот. Это обусловливается как потребностями в поддержании связи, так и принципом единоначалия, однако он не всегда является кратчайшим. В крупных концернах, и особенно в правительственных, он порой угрожающе длинен».

Ясное понимание скалярного принципа – есть необходимое условие  для нормального функционирования организации. Подчиненные должны знать, во-первых, кто делегирует им полномочия, а во-вторых, на чье усмотрение они  должны передавать решение проблем, выходящих за рамки их полномочий. И хотя командная цепочка вполне может использоваться самостоятельно для передачи только информации, отказ  от нее при принятии решений приводит к нарушению системы принятия решений и подрыву самой системы  управления.

 

 

 

2.4. Принцип уровня полномочий

Принцип уровня полномочий вытекает из совокупности принципа функциональной дефиниции и скалярного принципа. На каждом организационном уровне имеются  полномочия для принятия решений  в рамках компетенции предприятия. Принцип уровня полномочий означает, что: сохранение эффективности делегирования  требует, чтобы решения в пределах полномочий отдельных сотрудников  принимались ими, а не переадресовывались на высшие организационные уровни. Другими словами, на каждом уровне управляющие  должны принимать все те решения, на которые у них хватает полномочий, а на усмотрение своего руководства  передавать решение лишь тех вопросов, которые выходят за рамки их компетенции. Часто высшие управляющие, утверждая, что прекрасно понимают всю важность делегирования полномочий вниз дают понять, что гораздо большую тревогу  они испытывают в связи с распространением среди подчиненных практики делегирования "вверх". Иначе говоря, как указал в беседе с авторами один из управляющих  высокого звена, часто случается, что, поручив решение той или иной проблемы своим подчиненным, высшие управляющие через несколько  дней или недоль обнаруживают, что  вопрос вновь передан на их усмотрение[7,с.90]. Очевидно, что во избежание этого необходимо не допускать повторной переадресации проблем вверх. Если право принятия решения делегировано должным образом, то руководителю нe следует поддаваться искушению принять решение самому. Подчиненные обычно быстро уясняют, кто из руководителей охотно принимает решения за них.

Если исходить из принципа уровня полномочий, то становится ясным, что, если управляющие хотят добиться эффективности делегирования и  тем самым снять с себя определенную часть нагрузки по принятию решений, они должны быть уверены, что полномочия ясны подчиненному, что он их четко  осознает.

4.5. Принцип единоначалия

Одним из основных принципов  управления является принцип единоначалия, который формулируется следующим  образом: чем полнее взаимосвязь  подчинения подчиненного с руководителем, тем меньше вероятность получения  им противоречивых указаний и тем  выше чувство персональной ответственности  за результаты работы. При рассмотрении вопроса делегирования полномочий предполагалось, что (за исключением  случаев обязательного разделения полномочий) право свободы действия в определенной области деятельности передается подчиненному только одним  руководителем. Несмотря на то, что  подчиненный может в принципе получить полномочия от двух или более  руководителей и соответственно быть подотчетен им всем, существенные трудности, с которыми сопряжена  работа в подчинении двух или более  руководителей, очевидны. Поскольку  принимаемое обязательство по существу носит персональный характер, делегирование  несколькими руководителями полномочий одному человеку часто приводит к  противоречиям как в полномочиях, так и в ответственности. Принцип единоначалия весьма полезен для внесения ясности в систему взаимосвязей полномочия – ответственность. Так, президент фирмы обычно не распределяет сбытовую деятельность между подразделениями сбыта, производства, по связям с общественностью, финансов, бухгалтерского учета и кадров, если ими не руководит одни человек. Вместо этого, поскольку сбыт является своего рода связующим видом деятельности, руководство этой работой поручается управляющему по сбыту. Если же для руководства сбытовым подразделением президент вместо одного управляющего назначает некий исполнительный комитет, то единоначалия уже не будет. Заставить каждого ответственного работника сбытового подразделения подчиняться не одному управляющему, а каждому из членов комитета – значит вызвать неразбериху и нарушить эффективность работы.