Применение метода «Непрерывное улучшение» к процессу «Управление документацией» промышленного предприятия

1. Проблемы с контролем документации:
• Устаревшие версии инструкций и другой важной рабочей документации.
• Пробелы в технологической документации.
• Неточная или разрозненная документация на рабочих местах, на которых она непосредственно используется.
2. Проблемы с поддержанием документации в актуальном состоянии:
• Недостаточное "отслеживание" статуса документов.
• Сделанные в документах изменения не всегда входят в новые версии.
3. Проблемы с контрактной документацией:
• На многих предприятиях отсутствует формальные документированные правила, как нужно готовить коммерческие предложения или тендерную документацию.

Если требования к  документации по ИСО 9001 выполнены, то в результате должно получиться детальное описание деятельности предприятия и хорошие процедуры, описывающие как все функции в системе взаимодействуют между собой. Это и есть главная ценность самой документации. И не только разработчику, но и, самое главное, пользователю будет всегда приятно пользоваться аккуратной, точной и немногословной НД [7].

1.3 Общие принципы реализации процесса управления 
документацией на предприятии

1.3.1 Управление документацией по ИСО 9001:2000

В п. 4.2 «Требования к документации» ИСО 9001:2000 содержатся требования о том, что документация СМК должна включать [2]:

а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;

б) руководство по качеству;

в) документированные процедуры, требуемые  стандартом;

г) документы, необходимые организации  для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;

д) записи, требуемые стандартом (п. 4.2.4).

Документация может  быть в любой форме и на любом  носителе.

В п. 4.2.3 «Управление документацией» изложены требования о том, что документами СМК необходимо управлять.

Для определения необходимых средств  управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая [2]:

а) проверку документов на адекватность до их выпуска; официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска;

б) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов; анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;

в) обеспечение идентификации  изменений и статуса пересмотра документов;

г) обеспечение наличия соответствующих  версий документов в местах их применения;

д) обеспечение, сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

е) обеспечение идентификации  документов внешнего происхождения  и управление их рассылкой;

ж) предотвращение непреднамеренного  использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

При этом следует иметь в виду, что жизненный цикл любого документа, который разрабатывается на предприятии, не зависит ни от формы собственности или его организационной структуры, ни от численности или компетентности персонала, ни от сложности технологических процессов или требований заказчика, ни, в конечном счете, от комплектности разрабатываемой документации СМК, а единственно зависит от требований, содержащихся в п. 4.2.3. ISO 9001:2000 [2].

Несмотря на установленный  минимум в шесть обязательных документированных процедур ИСО 9001:2000 не подразумевает единообразия как в структуре СМК, так и в документации. Однозначно только то, что документы, требуемые СМК, должны управляться (рис. 1.16) [8].

Управление документацией  предусматривает [7]:

• обеспечение единообразия в оформлении всех документов СМК;
• идентификацию документов для возможности в необходимых случаях обращения пользователя к составителю документа СМК в целях разъяснения положений или по изменению данного документа;
• проверку до выпуска документа содержания на соответствие установленным требованиям уполномоченным персоналом, включая руководителя службы качества (в составе технического отдела);'
• выпуск (согласование, утверждение, издание, анализ и пересмотр) каждого документа только теми службами и лицами, которые ответственны за данный документ;
• обеспечение идентификации принятых изменений и статуса пересмотренной документации в целях предотвращения непреднамеренного использования устаревших и несоответствующих документов;
• обеспечение целенаправленной и контролируемой рассылки и получение документов;
• актуализацию действующих (внесение изменений) и изъятие устаревших документов;
• хранение и ведение контрольных экземпляров. Подробнее рассмотрим вопрос актуализации документов.

Управление  документацией 
(подраздел 4.2.3 МС ИСО 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001-2001))

 

Обеспечить гарантированное  применение на каждом рабочем месте  только актуализированных документов   Управление всеми видами документов (включая документы внешнего происхождения) должно осуществляться с помощью документированных процедур, регламентирующих единые требования к разработке, согласованию, проверке, утверждению, тиражированию, актуализации, архивированию и аннулированию каждого вида документов СМК: Разработать структуру документации СМК и Перечни всех действующих на предприятии документов; Все изменения документов должны быть идентифицированы, актуализированы, оформлены и утверждены до их внедрения; Необходимо обеспечить целенаправленную и контролируемую рассылку; Внедрению документов должно предшествовать обучение персонала   Все подразделения организации, входящие в систему менеджмента качества     Ответственность за управление процессом на уровне руководства организации несет должностное лицо, которому директор делегировал полномочия

Рисунок 1.16 Управление документацией по ИСО 9001

В п. 4.2.3 стандарта ИСО 9001:2000 перечислены необходимые действия по управлению документацией, в том числе и требования по анализу и актуализации документов по мере необходимости, причем эту «меру необходимости» организация определяет сама. Иными словами, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 не требуется обязательного рутинного пересмотра всех документов, если они не меняются.

Каждый аспект деятельности предприятия, согласно стандартам ISO серии 9000, рассматривается как процесс. Менеджмент процесса заключается в том, что владелец процесса непрерывно или с установленной периодичностью контролирует его ход и принимает управленческие решения в случаях отклонения параметров процесса от критериев, установленных для нормального хода процесса. Владелец процесса в ходе управления планирует (Plan) распределение ресурсов для достижения поставленных целей процесса с максимальной эффективностью. Ход выполнения (Do) процесса исполнителями владелец проверяет (Check) по информации, которая поступает с контрольных точек. Владелец процесса ведет оперативное управление процессом, корректируя (Act), то есть, активно вмешиваясь в ход процесса, изменяя запланированное распределение ресурсов, меняя планы, сроки и требования к результатам процесса в соответствии с изменившейся ситуацией. Деятельность владельца процесса носит плановый характер при нормальном ходе процесса или неплановый в случаях возникновения проблемных ситуаций, требующих немедленного вмешательства.

Цикл управления известен как цикл Деминга или PDCA (Plan – планирование, Do – выполнение, Check – проверка, Aсt – корректировка). Методология PDCA представляет собой алгоритм действий руководителя по управлению процессом и достижению его целей (рис. 1.17) [9].

Рисунок 1.17 Процесс совершенствования «Планируй-Делай-Проверяй-Действуй» (Plan-Do-Check-Act) У. Эдварда Деминга-Шухарта

На основании этого  можно сделать вывод, что управление документацией подразумевает постановку цели, для чего нужна документация, установление плана действий по управлению документами и распределение ответственности, выполнение этих действий, проверка результатов на предмет соответствия требованиям, проведение улучшающих действий.

Применительно к управлению документацией цикл Деминга можно представить в виде алгоритма (рисунок 1.18).

Рисунок 1.18 Цикл PDCA применительно к управлению документацией

*именно  на стадии проверки устанавливается  соответствие документации требованиям  к описанию процессов, требованиям к системам менеджмента качества, а также п. 4.2. стандарта ISO 9001:2000.

**достигнутые  результаты не должны ограничиваться  соответствием требованиям ISO 9001:2000, необходимо стремиться к достижению более высоких целей, для чего и предпринимаются улучшающие Действия. Если же результат не достигнут, то следует просмотреть документ (вполне возможно, что результативность не обеспечивается из-за ошибок в документе) и при необходимости отправить на корректировку.

1.3.2 Содержание документированной процедуры  
«Управление документацией»

Для того, чтобы документация находилась в управляемых условиях, СМК предусматривается регламентирование  процесса «Управление документацией». Результативное и эффективное функционирование этого процесса невозможно без полного и детального описания, устанавливающего порядок и правила его выполнения.

Рассмотрим подробнее  основные этапы работы с документами  организации, предусмотренные документированной процедурой «Управление документацией» [9].

Процесс жизненного цикла любого документа начинается с подготовки проекта. Разработчик получает задание – к определенному сроку подготовить проект документа. При этом нужно иметь в виду, что разработка всей документации может вестись в соответствии с ГОСТ 2.105, если мы в системе делаем акцент на проектные и конструкторские разработки (зависит от вида деятельности организации).

В процессе проектирования документа разработчик должен сразу же обеспечить его адекватность. Адекватность подразумевает соответствие документа деятельности предприятия, требованиям стандарта ISO 9001:2000, а самое главное, тому процессу, описание которого содержится в документе. На этом же этапе разработчик указывает перечень пользователей документом.

Следующим шагом является одобрение документа, то есть документ должен быть согласован со всеми заинтересованными сторонами. Копии проекта официально рассылаются во все подразделения для рассмотрения и получения отзывов, дополнений, изменений, рекомендаций. После сбора предложений и замечаний от заинтересованных сторон разработчик проводит анализ полученной информации, а затем вносит необходимые изменения. Если после внесения дополнения документ претерпел принципиальные изменения, то он должен пройти повторное одобрение. Разработчику следует иметь в виду, что невозможно прийти к согласию со всеми заинтересованными сторонами по всем пунктам документа, но необходимо достичь одобрения по принципиальным моментам документа. Далее соответствующей службой предприятия документу присваивается идентификационный номер, и издается приказ по организации об утверждении данного документа. После чего все заинтересованные подразделения обеспечиваются его официальными копиями.

В процессе деятельности предприятия любой документ претерпевает изменения. Периодически каждый документ СМК проходит проверку, т. е. организация периодически проводит проверку, анализ и рассмотрение документации, чтобы гарантировать ее постоянную пригодность, адекватность и эффективность. После этого, если необходимо, разработчик усовершенствует документ, т. е. вносит в него изменения и дополнения.

На ряде предприятий  порядок внесения изменений в  документацию СМК осуществляется аналогично порядку, существующему для конструкторской и технологической документации, который определяется ГОСТ 2.503 либо специально созданным документом в рамках СМК, который также устанавливает порядок и требования к разработке документации. Внесенные изменения приобретают статус официальных после утверждения их соответствующими службами.

Здесь необходимо учесть исполнение п. 5.4.2b в отношении того, что при изменениях документов целостность СМК не должна пострадать. Кроме того, при изменении требований к продукции организация должна обеспечить уверенность в том, что соответствующая документация исправлена, а соответствующий персонал четко представляет содержание измененных требований, то есть выполнить п.7.2.2.

Каждое внесенное изменения  идентифицируется и регистрируется, т. е. разработчик должен вести учет и фиксировать в прилагаемом к документу «Листе учета» все вносимые изменения.

После утверждения последняя версия документа регистрируется соответствующей службой предприятия, которая обеспечивает доступ к нему всех заинтересованных подразделений.

Документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями к текстовым документам по правилам, принятым в организации, то есть должен быть разборчивым и легко идентифицируемым. Его издание необходимо производить с применением качественных средств печати, а размножение – на современной копировальной технике. Как уже было сказано выше, каждый документ и его копии должны иметь идентификационный номер, а также отметки о том, что данная версия является официальным изданием.