Применение метода «Непрерывное улучшение» к процессу «Управление документацией» промышленного предприятия

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство  по образованию

 

 

 

 

УТВЕРЖДАЮ: Зав. кафедрой            .                              (подпись,  инициалы, фамилия) «__» ______________20 г.

 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к дипломной работе на тему

 

«Применение метода «Непрерывное улучшение» к процессу  
«Управление документацией» промышленного предприятия»

 

Автор работы   ____________________       

                                         ^{(подпись, дата)}                                                     

Специальность           «Управление качеством»    

Обозначение дипломной  работы __________________________ 

Руководитель работы                ______________________       

                                                                                                                                                                                                                                                   ^{(подпись, дата)}               

Консультанты по разделам:

Экономический раздел      ______________________     

                                                                                                           ^{(подпись, дата)}  

Охрана труда и безопасность

жизнедеятельности                     ______________________             

                                                                                                         ^{(подпись, дата)}

Нормоконтроль                          ______________________           

                                                                                                         ^{(подпись, дата)}       

Дипломная работа защищена ___________  Оценка ________________________

                                                                                      ^(дата)       

 

 

Курск 20 г.

ВВедение

 

В стандартах ИСО серии 9000 в числе восьми принципов менеджмента  назван принцип постоянного улучшения. В стандарте ИСО 9000:2000 о нем сказано следующее: «Постоянное улучшение деятельности организации в целом следует рассматривать как ее неизменную цель» [1].

Реализация этого принципа осуществляется с целью повышения  результативности и эффективности СМК и должна охватывать все сферы деятельности предприятия. Одной из таких важнейших сфер является документооборот.

Для эффективной организации работы предприятий по критерию качества необходимо разработать документы системы менеджмента качества, устанавливающие порядок и правила выполнения тех процессов, которыми следует управлять.

Трудно представить  ситуацию, когда нет документов, стандартов предприятия, и все указания руководства сообщаются в устной форме, а каждый исполнитель выполняет эти указания в меру своих знаний и опыта. Здесь о единстве целей в области качества вообще не может быть речи. Контроль, аудит при отсутствии документов также невозможно провести, поскольку любой аудит – это определение соответствия какому-то эталону (документу, стандарту). Управление документацией на любом предприятии осуществляется с целью обеспечения подразделений и должностных лиц необходимой документацией для производства продукции требуемого качества [2].

В связи  с чем, обозначенная тема дипломной работы является актуальной.

Целью данной дипломной  работы является применение метода «Непрерывное улучшение» к процессу «Управление документацией» промышленного предприятия.

Задачи дипломной работы:

• изучить основные типы документов СМК и требования к ним;
• провести анализ требований стандартов ИСО серии 9000 применительно к процессу управления документацией;
• рассмотреть современные методики реализации принципа  «Непрерывное улучшение» в управлении документацией СМК с целью выбора наиболее эффективного подхода к его реализации.

Информационной базой  данной работы являются следующие документы: ИСО 9001:2000 «Системы менеджмента качества. Требования», Руководство по качеству и Паспорт процесса «Управление документацией».

1 основные положения  
в управлении документацией смк

Эффективность СМК во многом зависит от того, насколько  хорошо она документирована. Стандарты ИСО серии 9000:2000 допускают для организации гибкость в выборе пути, которым она осуществляет документирование своей системы. Это дает возможность каждой конкретной организации определить необходимые именно для нее характер и масштаб документирования СМК [3].

Согласно ИСО 9000:2000 (п. 2.7.1), разработка документации системы – не самоцель, она должна добавлять ценность организации, т.е. повышать результативность и эффективность деятельности в системе. Обязательный состав документации СМК определен ИСО 9001:2000, принципы же ее разработки и поддержания установлены в ИСО/ТО 10013:2001.

Общая ответственность  за организацию разработки и анализа, контроль за применением стандартов СМК возлагается на представителя  руководства по качеству. Состав документов СМК и рабочих групп по их созданию, ответственный за документ определяются руководителем проекта СМК.

1.1 Характеристика основных типов документов СМК

В СМК организаций документооборот является неотъемлемой частью управления. Результативность действий организации во многом определяется наличием документов, адекватно описывающих процессы организации, а также документов, отражающих состояние организации, в частности, в области менеджмента качества. Требования к документации в СМК определяются необходимостью передачи целей на нижние уровни организации, идентификации проблем, согласованности действий и предоставления объективных доказательств полученных результатов. Ценность документации проявляется в нескольких критических случаях в СМК таких, как [2]:

• достижение качества продукции и улучшение качества;
• обеспечение повторяемости процессов;
• прослеживаемость продукции;
• предоставление подходящего обучения;
• оценка результативности и эффективности СМК и всего производства;
• аудит второй и третьей стороной.

Любая организация имеет организационную структуру, и в зависимости от того, какие проблемы решаются на том или ином ее уровне, можно выделить соответствующие уровни управления: в малой – как минимум, два (руководящий и оперативный); в средних и крупных – не менее четырех (руководящий, стратегический, тактический и оперативный). На каждом из этих уровней протекают свои внутриуровневые процессы (рисунок 1.1). Управление всеми этими процессами осуществляется, как правило, по вертикали [5].

Рисунок 1.1 Уровни управления и процессы организации

Для выполнения своих  процессов руководители и исполнители  используют те или иные необходимые им документы, имеющиеся в организации: правовые, организационно-распорядительные, планово-финансовые, внешние нормативные, внутренние нормативные и технические.

Следовательно, основная часть документов, необходимых для  той или иной деятельности, имеется  в любой организации, независимо от наличия или отсутствия в ней СМК.

Выпуск документации не должен производиться ради того, чтобы отчитаться перед вышестоящим начальством, но должен добавлять ценность деятельности. В СМК имеется несколько типов документов таких, как [2]:

• документы, содержащие требования: стандарты, ТУ и другая НТД;
• документация, которая предоставляет последовательную информацию, как внутреннюю, так и внешнюю, о СМК. Многие организации представляют такую документацию в виде руководства по качеству;
• документация, которая описывает, как СМК или ее элементы применяются к определенному продукту, проекту или контракту. Многие организации представляют такую документацию в виде плана качества;
• документация, которая предоставляет информацию о том, как выполняются действия или процессы. Многие организации представляют такую документацию в виде процедур, технологических и рабочих инструкций;
• документация, которая предоставляет объективное свидетельство выполненных действий или достигнутых результатов. Такая документация представляется в виде записей по качеству и отчетов качества.

Структура документации СМК представлена на рисунке 1.2, в котором [5]:

• документы по качеству формируют верхний блок (документы по управлению качеством) и нижний блок (документы по планированию, обеспечению и улучшению качества);
• документы по подтверждению качества и подтверждению улучшения качества формируют средний блок.

Каждый уровень в  структуре документации СМК имеет  свои документы, которые дают ответы на конкретные вопросы (таблица 1.1). Такое структурирование позволяет четко наладить управление документацией, поскольку документы разного уровня имеют различные управленческие схемы.

Примечание: ДПУ –  документированные процедуры управления

 

Рисунок 1.2 Структура документации СМК

Таблица 1.1

Содержание документов в зависимости от уровня 
в структуре документации СМК

Уровень в структуре  документации СМК	Вопросы, на которые документы  дают ответы
Первый	Какие цели в области качества ставит высшее руководство? Какие задачи надо решить руководству организации, чтобы  достичь поставленных целей? Каким образом высшее руководство организации обеспечивает решение задач для достижения поставленных целей
Второй	Кто, где, в каком порядке, на основании каких документов-требований, при взаимодействии с кем на уровне организации выполняет требование СМК при осуществлении деятельности в рамках реализации Миссии, Видения, Политика в области качества и достижение поставленных целей?
Третий Подуровень 1	В каком порядке,  при взаимодействии с кем, на  основании каких требований, в  течении какого времени и как  именно конкретное подразделение выполняет требования СМК? Каким образом подразделение  документально подтверждает факт пооперационного  выполнения установленного порядка?
Подуровень 2	Как именно исполнитель  на самом рабочем месте выполняет  конкретную операцию и фиксирует ее фактическое выполнение?
Четвертый	Чем подтверждается качество продукции и его улучшения? Чем подтверждается факт выполнения деятельности в соответствии с конкретным требованием СМК и факт ее улучшения?
Базовый Подуровень 1	Какие требования действующего российского законодательства и других правовых документов, дающих право организации осуществлять деятельность и/или регламентирующих эту деятельность, и/или регламентирующих отношение с другими сторонами, должна выполнять организация при осуществлении деятельности?
Подуровень 2	Какие работы (мероприятия) планирует провести организация  в целом, каждое подразделение и исполнители для реализации Миссии, Видения, Политики в достижении поставленных целей в области качества? Кто и какие виды работ должен выполнять при решении поставленных задач? Как правильно документировать  фактическое выполнение операции и установленных в организации формах? Какие именно требования к продукции, технологическим процессам  на изготовление, контроля и испытаний  следует неукоснительно исполнять?

 

Любая организация создается и осуществляет свою деятельность на основе действующего законодательства. Следовательно, организация имеет правовую документацию, включающую лицензионные документы, дающие ей юридическое право заниматься своей деятельностью. Эта документация «закладывает фундамент» организации – формирует «нулевой цикл» в структуре документации. На рисунке 1.3 приведен состав документов «нулевого цикла» [5].

Рисунок 1.3 Состав документов «нулевого цикла»

Следом за документами «нулевого цикла» идет документация по обеспечению качества, формирующая «базовый уровень» в структуре документации СМК – сам «фундамент» организации (рис. 1.4).

Рисунок 1.4 Состав документации «базового уровня»

Особое внимание следует  уделить документации «базового  уровня».

На рисунке 1.5 приведен состав организационно-распорядительных документов.

Следует отметить, что  при регистрации и для получения  лицензии на ведение деятельности организация разрабатывает основной документ – устав, который входит в состав организационно-распорядительных документов. В уставе сформулирована миссия – предназначение организации, определены ее основные виды деятельности и задачи.

Рисунок 1.5 Состав организационно-распорядительных документов

На основе устава руководство организации  определяет и утверждает организационную структуру. Заметим, что в п. 3.3.2 стандарта ИСО 9000:2000 организационная структура определена как «распределение ответственности, полномочий и установление взаимодействий между работниками». Исходя из данного определения, в Положениях о структурных подразделениях за каждым из них закрепляются конкретные задачи и функции, устанавливаются ответственность руководителя за их выполнение и его полномочия на принятие управленческих решений в рамках выполняемых подразделением работ.

Руководство организации разрабатывает  стратегический и бизнес-планы на определенный период времени и на основе сформулированных на ближайший  год целей в приоритетных областях деятельности планирует работы и их обеспечение всеми необходимыми ресурсами, то есть осуществляет стратегическое и оперативное планирование. На рисунке 1.6 приведен состав документов по стратегическому и оперативному планированию.

Рисунок 1.6 Состав документов по стратегическому  
и оперативному планированию

Если персоналу предстоит  выполнять работы в новых для  организации областях деятельности (например, приведение организации в соответствие с требованиями международных стандартов на СМК, экологического менеджмента, охраны труда и здоровья людей и др.), может возникнуть необходимость разработки ряда методических документов, примерный состав которых приведен на рисунке 1.7.