Практическое применение методик определения результативности организационно-административной работы

1. Теоретическое  обоснование результирующего содержания  организационно-административной работы

1.1 Понятие результативности 

     Теоретическое осмысление понятия результативности деятельности организаций приводит к выделению нескольких подходов:

     1. Результативность как степень решения поставленных задач и достижения намеченных целей. В этом случает необходимо обратить внимание на изменчивость целей, а также различия между официальными и оперативными целями организации. Такой подход эффективен в том случае, если организационные цели конкретны, измеримы, адекватны ресурсным возможностям и охватывают широкий спектр деятельности организации. [1, c. 227]

     2. Результативность как способность  организации использовать внешнюю среду для приобретения ресурсов. Этот подход базируется на концепции взаимозависимости организации с внешней средой как форме обмена определёнными продуктами на принципе оптимизации, в отличие от других подходов, основанных на принципе максимизации.

     3. Результативность как способность организации достигать максимальных результатов при минимальных затратах. [1, c. 227]

     4. Результативность как способность достичь цели на основе повышения положительных внутренних характеристик, так как эффективная организационно-административная структура способствует усилению удовлетворённости работой, чувства гарантированности и контроля персонала над деятельностью организации.

     5. Результативность как следствие  удовлетворённости клиентов и  заказчиков деятельностью организации.  Как показывает практика ведущих  мировых компаний, грамотная политика организации вызывает большой спрос на их продукцию, что ещё больше повышает результативность работы. Но так как фактор доверия клиентов является следствием всех вышеописанных определений, то есть грамотнее будет определить результативность через системный подход.

     Системный подход рассматривает результативность деятельности организации через  систему общественных ценностей, отвечающих потребностям общественного развития, и трактуется как способность  системы к выполнению функций  целеполагания (формулировка целей в соотсветствии с потребностями), целеобеспечения (использование социально одобренных целей), достижения целей, экономичности, факторной обусловленности (учёт внешних и внутренних факторов функционирования организации). Данное определение достаточно широко и охватывает как внутренние, так и внешние аспекты эффективности.

     Известный экономист Д. Скотт Синк под эффективностью организационной системы понимает результативность её функционирования, которая складывается из следующих семи составляющих:

• действенность как степень достижения поставленных целей;
• экономичность как степень использования ресурсов;
• качество как степень соответствия спецификациям и назначению;
• прибыльность, или соотношение между валовым доходом и суммарными издержками;
• производительность - соотношение количества произведённых продуктов к потреблённым ресурсам;
• качество трудовой жизни - степень удовлетворения личных потребностей и запросов участников производства в процессе трудовой деятельности;
• внедрение новшеств как характеристика преобразования научно-технического потенциала предприятия.

     Данный  подход к пониманию сущности и  оценки эффективности системы получил  широкое распространение в зарубежных системах оценки эффективности деятельности организации и подробно изучается в учебном курсе «Управление производительностью». [2, c. 166]

     В силу относительной самостоятельности организаций формулируемые ею цели имеют двойственную природу.

     Так как всякая организация может являться элементом более крупной организационной системы (например, подразделение и сама компания в целом или корпорация и экономическая система в целом) и действует в предписанных ей рамках, часть организационных целей формируется сверху.

     Их  можно подразделить на внешние цели и внутренние.

     Внешние цели характеризуют те свойства предприятия и среды, которые существенно влияют на её деятельность и должны быть учтены при оценке эффективности. Например, внешние цели - ограничения или факторы - условия (к примеру, изготовление изделий в соответствии с графиком поставок или организация выпуска продукции в количестве, указанном в заявке потребителя и др.)

     Внутренние  цели или собственные автономные цели имеет каждая организация. Они связаны с выполнением основных функций организаций. В зависимости от роли в процессе принятия организационных решений внутренние цели могут быть классифицированы:

       а) цели-направления, которые должны быть достигнуты в качестве результата. В качестве целей-направлений могут быть названы рациональная организационная структура предприятия, совершенная система оперативного планирования и управления, синхронное выполнение процессов и работ и др.

     б) цели-ограничения. К числу целей-ограничений относятся ограничения по ресурсам, затратам на реорганизацию процессов производства и др. Ими могут быть условия выполнения организацией той или иной деятельности.[2, c. 167]

     Реализация  целей составляет основное содержание результативности организационно-административной работы. Если цели за конкретный период не достигнуты, то деятельность организации не может быть признана эффективной. Кроме того, необходимо отметить, что сам факт получения результата не дает возможности определить эффективность достижения целей, если не установлено соотношение затрат и результатов данной деятельности (не известная экономическая составляющая). Требование экономичности деятельности предполагает установление определённого соответствия между полученными результатами и затратами на их достижение. Если при определении сущности результативности использовать вышеизложенные положения в качестве исходных, то можно сделать вывод, что деятельность организации может быть признана эффективной при выполнении следующих условий:

• цели в каждый данный момент времени рассматриваются в качестве временных, подвижных, производных от требований, предъявляемых со стороны как общества, так и самой организации;
• содержание целей отвечает сущностным характеристикам организации и отражает внешние и внутренние условия функционирования предприятия;
• поставленные цели успешно достигнуты: достижение целей оправдано затрачиваемыми на это средствами, требуемое соотношение затрат и результатов деятельности выполнено;
• для достижения целей использованы принятые, одобренные обществом средства; необходимость этого условия определяется социально-экономической природой системы организации; его выполнение позволяет избежать дополнительных затрат, связанных с социальной реабилитацией проводимых работ. [3, c.34-39]

     Результативность  деятельности организации - это неотъемлемая характеристика организации, заключающаяся  в способности формулировать цели и задачи с учётом внешних и внутренних условий функционирования и достигать намеченных результатов путём использования социально одобренных средств при установленном соотношении затрат и результатов.

     Данное  определение отражает и «внутреннюю», и «внешнюю» стороны эффективности организаций, а именно рациональное использование организационных ресурсов и достижение результата с учетом внешних факторов - условий функционирования организаций.

1.2 Виды результатов 

     Результат организации проявляется в трёх формах: экономической, социальной, организационной.

     1. Экономическая форма результата наиболее изучена, для нее разработаны соответствующие количественные методы оценки, общие для определения экономической эффективности любых затрат (на реорганизацию производства, создание новых организационных структур, внедрение новой техники и др.) Единство показателей, используемых для характеристики отдачи затрат различного целевого назначения, и некоторая общность в подходах по их определению обусловливаются узкопрактическими целями тех объектов, на которых планируется осуществление данных затрат.

     2. Социальная форма результата от деятельности организации имеет свою специфическую оценку, хотя и не может быть выражена таким единым синтетическим показателем, как экономическая результативность. При совершенствовании организации существенно меняются условия труда и производства. Например, развитие деятельности групп качества и сочетание двух организационных форм обеспечения качества производства (административной и общественной) способствуют, по оценкам зарубежных специалистов, повышению профессиональной подготовки работников, приобретению навыков принятия решений в сложных ситуациях. К социальным результатам относятся повышение престижности труда, технологической дисциплины, усиление ответственности за результаты своей деятельности и др.

     3. Организационный результат выражается в усилении взаимосвязи и взаимодействия элементов производственной системы и появлении у системы качественно новых свойств, отсутствующих у её элементов и нехарактерных для них. Проявлением организационного результата на уровне подразделений предприятия является повышение согласованности и упорядоченности отдельных процессов и работ, качества функционирования производственной системы. На макроуровне с организационным результатом связаны такие явления, как возможность реализации крупномасштабных мероприятий по реорганизации производства, диверсификация, интеграция производственных стадий и процессов и др., приводящие к повышению целостности системы и развитию её эмерджентных свойств. [4, c. 52-61]

1.3 Факторы результативности деятельности организаций 

     При рассмотрении причин, обуславливающих  качество функционирования и результаты деятельности предприятия, выделяют несколько групп взаимообусловленных факторов результативности:

• общесистемные факторы, определяющие предпосылки эффективного функционирования организации, к числу которых относятся степень реализации принципов деятельности организации, организационная культура, обоснованность системы отбора и оценки организационных решений, наличие организационного механизма, осуществляющего координацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов; [2, c. 167]
• внешние факторы-ограничения деятельности организации производства, обусловленные закономерностью коммуникативности систем, основными из которых являются требования внешней среды, ограничения инвестиционных ресурсов;
• факторы управления развитием организации - наличие программы развития организации производства, обеспеченность организационными ресурсами. [2, c.168]

     По  значимости и силе влияния отдельных факторов в их числе можно выделить такие, которые оказывают наиболее существенное воздействие на эффективность системы организации. Эти факторы называются критическими. Эффективность деятельности организации в основном определяется именно критическими факторами, тогда как промежуточные факторы лишь немного изменяют её параметры. [5, c.135]

     Приведем  характеристику основных критических  факторов:

     1. Принципы деятельности организации. Они являются основой построения практической работы предприятия. Их реализация позволяет повысить результативность за счёт согласования и упорядочения связей основных элементов и процессов производства, а также связей организации с внешней средой.

     2. Организационная культура является фактором, позволяющим организации опосредованно воздействовать на эффективность принимаемых решений. Существует тесная взаимозависимость между культурой организации и успехом предпринимательской деятельности. Все преуспевающие корпорации наряду с четким представлением о стратегии своего развития, гибкой организационной структурой и высококвалифицированными сотрудниками владеют сильной культурой и особым стилем, которые вместе способствуют достижению высокой эффективности организации. При возникновении проблем на предприятиях с развитой культурой организации её сотрудники способны оперативно принимать нужные организационные решения, поскольку основополагающие ценности организации определены, понятны и воспринимаются всеми работниками.

     3. Наличие организационного механизма, осуществляющего координацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов. Организационный механизм характеризует субъекты производства и отношения, которые устанавливаются и поддерживаются между ними в процессе производства, а также формы проявления этих отношений, систему организационных норм и процедур. Наличие организационного механизма позволяет осуществлять целенаправленную работу по упорядочению связей и повышению степени согласованности процессов и работ. Если с изменением требований окружающей среды число и характер взаимосвязей элементов меняются при условии сохранения или повышения организованности, то можно говорить о высокой результативности функционирования организации. Привести же организационные отношения в определённый порядок и обеспечить согласованную работу отдельных звеньев в меняющихся условиях можно, лишь располагая хорошо отлаженным механизмом координации. [6, c.297]