Поняття та зміст контролю. Види управлінського контролю

     План 

1. Поняття та зміст контролю………………………………………….3
2. Види управлінського контролю……………………………………..5
3. Процес контролю……………………………………………………..7
4. Забезпечення ефективності контролю………………………………14
5. Заключення…………………………………………………………….15
6. Список використаної літератури……………………………………..16

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Поняття та зміст контролю

     Для забезпечення ефективної діяльності працівників недостатньо дише визначити завдання, організувати робоче місце, забезпечити оплату праці тощо. Всі ці процеси не результативні, якщо не реалізовується такий управлінський процес, як контролювання, який дає змогу виявити існуючі в організації проблеми та причини їх виникнення.

     Після планування, організування і мотивування діяльності в організації виникає потреба в забезпеченні постійних спостережень за ходом виробничо-господарських процесів та у виявленні проблем, які перешкоджають її успішному здійсненню.

     Контролювання — вид управлінської діяльності щодо оцінки рівня виконання завдань і досягнення цілей, виявлення відхилень, збоїв, недоліків та причин їх виникнення з метою уникнення нагромадження й повторення помилок, мінімізації втрат, подолання складних організаційних проблем тощо.

     Контролювання є важливим чинником забезпечення стабільності, передбаченого рівня розвитку економічного суб'єкта, уникнення криз. Важливими елементами контролювання є спостереження за станом суб'єктів економіки, цілеспрямований збір та аналіз інформації про них з метою прийняття оптимальних рішень.

     Контролювання як вид управлінської діяльності (процес) реалізується на засадах виконання контрольних операцій (контролю).

     Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають. Контроль може бути спрямований як на окремий вид діяльності організації, так і на всю їх сукупність.

     Об'єктивна  зумовленість і необхідність реалізації контролювання як функції менеджменту зумовлені такими чинниками:

— складністю технологічних процесів в організації;

— невизначеністю середовища (зміни законів, політики, структури організації, технології, ринку, складу і кваліфікації працівників організації тощо);

— динамізмом науково-технічного розвитку;

— ймовірністю  виникнення кризових ситуацій;

— особливістю  глобалізації;

— доцільністю підтримання успішних програм, напрямів діяльності організації

— тиском з боку конкурентів;

— боротьбою  за ринки збуту товарів тощо.

Мета  контролю полягає в максимальному  забезпеченні фактичних результатів  очікуваним.

Для того щоб контроль відповідав своєму призначенню і реалізував свої функції, він повинен:

— базуватися на чітко визначених нормативах, гнучких, динамічних технологіях;

— відображати  пріоритети організації відповідно до її стратегічного спрямування і діяльності;

— орієнтуватися  на досягнення конкретних результатів;

— відповідати  основному для організації виду діяльності;

— забезпечувати  своєчасність, мобільність, надійність, гнучкість контрольних операцій;

— бути простим і зрозумілим;

— бути економічним (ґрунтуватися на співставленні  витрат на його здійснення з досягнутими результатами). 
 
 
 
 
 
 
 

      Види  управлінського контролю 

     Як  важливу категорію менеджменту  контроль класифікують за різними ознаками.

     За  змістом: фінансовий, виробничий, маркетинговий  та ін.

     Фінансовий  контроль постає як система спостережень, перевірок, досліджень ефективності функціонування та розвитку фінансових ресурсів. Він зорієнтований на фінансову сферу підприємств, фінансові системи інших суб'єктів управлінських рішень, правильність і своєчасність виявлення відхилень, визначення необхідності у корективах тощо.

     Виробничий  контроль полягає в порівнянні показників виробничого планування із фактичними даними, а також в аналізуванні відхилень. Основними критеріями при цьому є строки виготовлення, якість продукції, ефективність використання виробничих потужностей, аналіз витрат виробництва. За періодичністю виробничий контроль буває регулярним та разовим, зосередженим на внутрішніх і зовнішніх операціях підприємств.

     Контроль  маркетинговий — це комплекс дій та заходів, пов'язаних із перевіркою рівня реалізації маркетингової концепції підприємства. Основними критеріями при цьому є ефективність рекламної кампанії, рівень конкурентоспроможності продукції, якість після-продажного обслуговування споживачів, рівень витрат на збут і просування товару тощо.

     За  етапами виробничо-господарської  діяльності: попередній, поточний та остаточний.

     Попередній  контроль здійснюють на вході в систему організації на основі встановлених правил, процедур, норм поведінки тощо. Цей вид контролю використовують щодо людських (трудових), матеріальних, фінансових, інформаційних, енергетичних та інших ресурсів.

     Мета попереднього контролю - запобігання ситуаціям, здатних завдати шкоди організації, а не їх лікування.

     Поточний  контроль реалізується в процесі виробничо-господарської діяльності. Його характеризують такі особливості:

— управлінська необхідність;

— наявність  мети, спрямованість на конкретні  робочі місця;

— використання зовнішніх ресурсів для внутрішнього споживання організації;

— націленість  на всі види діяльності організації.

     Мета поточного контролю - з’ясування причин відхилень, що обумовлює його широке застосування.

     Остаточний  контроль здійснюють на виході із системи організації. Він необхідний для виявлення рівня досягнутих результатів в організації, забезпечення мотивації (наприклад, при оплаті праці, преміюванні тощо).

     Цілі остаточного контролю:

• отримання інформації для удосконалення планування у майбутньому;
• побудова ефективної системи мотивації.

   За  рівнем централізації контролю: централізований та децентралізований.

   Централізований контроль постає як цілеспрямована діяльність спеціалізованих контрольних служб, заснована на використанні суворих правил, інструкцій, жорстких нормативів. Його особливістю є послідовний, спрямований на суб'єкт вплив «зверху до низу»; здебільшого йому властива закритість інформації.

   Децентралізований контроль ґрунтується на соціальних нормах, цінностях, традиціях, корпоративній культурі. Значною мірою він зорієнтований на самоконтроль та внутрігруповий контроль, що здійснюються на засадах соціальної взаємодії. Йому властива прозорість інформації про цілі, засоби, терміни проведення контролю. Не менш важливою його особливістю є і забезпечення двостороннього впливу. 
 
 
 
 

     Процес  контролю

     Процес  контролю реалізується у декілька етапів:

     1. Визначення стандартів  і критеріїв. Стандарт — це офіційний державний або нормативно-технічний документ галузі, підприємства, що визначає характеристики вимог, яким повинен відповідати певний вид продукції; критерій — показник, за яким оцінюють якість роботи, продукції тощо. Загальноприйнятими щодо них є такі вимоги: обмеженість у часі, конкретність, реальність, можливість прогнозування показників і результатів

     2. Оцінювання виконання. Полягає у з'ясуванні відповідності кількості та якості робіт, продукції, загального стану суб'єкта встановленим стандартам, загально прийнятим нормам і критеріям. Потребує залучення відповідних ресурсів, спеціальних контрольних засобів та приладів; може здійснюватися централізовано і децентралізовано.

     3. Порівняння досягнутих результатів з установленими стандартами.

Його  здійснюють у кілька етапів:

— встановлення масштабу допустимих відхилень;

— вимірювання  результатів;

— передача і поширення інформації про конкретні  результати;

— оцінка інформації про отримані результати.

     4. З'ясування необхідності  коректив. Від ефективності процедур на цьому етапі залежить подальше функціонування організаційної системи та її окремих елементів. Здійснюється на основі обґрунтованих висновків щодо відповідності чи невідповідності робіт, продукції встановленим стандартам. У разі виявлення невідповідності виникає потреба у корективах (усунення недоліків, зміна стандартів тощо), що є завданням функції регулювання.

     Модель  контролю наведена на рис.1 
 

    Рис.1. Модель процесу контролю  

     Аналіз  моделі процесу контролю свідчить, що власне процесу контролю передує встановлення стандартів.

     Стандарти являють собою специфічні цілі, на підставі яких оцінюється прогрес щодо їх досягнення. Вони мають бути визначеними ще в процесі виконання функції планування.

     Характеристика  основних етапів процесу контролю.

     Етап 1. Вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації.

У процесі  вимірювання реального виконання  робіт в організації виникає  два ключових запитання: як вимірювати і що вимірювати?

   Менеджери зазвичай використовують чотири основних методи вимірювання:

1. особисті спостереження;
2. статистичні звіти;
3. усні звіти підлеглих;
4. письмові звіти підлеглих.

   Кожний  із зазначених методів має свої переваги та недоліки, тому їх спільне використання (комбінація) збільшує ймовірність отримання достовірної інформації.

   Особисті  спостереження виявляються у отриманні інформації про реальну діяльність підлеглих безпосередньо менеджером.

Переваги:

відсутність фільтрації інформації;

отримання ширшого кола інформації, яка непосильна для інших методів (ступінь задоволення роботою, ентузіазм тощо).

Недоліки:

значний вплив особистих якостей менеджера;

значні  витрати часу;

негативна реакція підлеглих (сприйняття особистого контролю менеджера як прояву недовіри).

     Статистичні звіти набувають ширшого застосування в управлінському контролі внаслідок використання комп’ютерних технологій.

Переваги:

згрупованість і упорядкованість інформації у  вигляді розрахунків, таблиць, схем, рядів динаміки тощо;