Особенности технологии управленческой деятельности

 

Особенности технологии управленческой деятельности

     Технология  управления - это совокупность и последовательность способов работы с информацией при осуществлении функции управления.

     Для субъекта управления информация-это:

     - предмет труда

     - средства (знания, опыт).

     - продукт труда (управленческое  решение).

     Современная индустрия и тенденции развития общества в целом в промышленно  развитых странах выявили основополагающую роль инормационных ресурсов и их значительное влияние на сферу управления экономикой государства. Информация есть и инструмент управления, с одной стороны, и основание для воздействия на экономические объекты — с другой.

     С точки зрения управления информации должно быть ровно столько, сколько  ее необходимо для формирования эффективного решения при возникновении проблем в управлении. Однако наблюдается диспропорция в сфере управления экономическими объектами: информации, которую генерирует каждый хозяйствующий субъект, в масштабах ее потребления — достаточное количество, а если принять во внимание ее репродукцию во множестве источников информации, то можно утверждать о ее избытке. С другой стороны, при решении уникальных управленческих задач поиск необходимой информации, требуемой для адекватной оценки проблемы, может затянуться по времени (в связи с отсутствием требуемых данных в нужном месте и в нужное время). Это приводит к осознанию того, что информация превращается в категорию ресурса, имеющего свои стоимостные и  
иные характеристики, со своими особенностями, требованиями и условиями использования для целей управления.

       Например, информация, являясь товаром, с одной стороны, и ресурсом управления — с другой, показывает, что ее потребление  растягивается в пространстве и времени, т. е. одну и ту же информацию могут одновременно

использовать  в совершенно разных местах. И даже не нашедшая применения в данный момент времени информация не может считаться бесполезной, так как она может потенциально использоваться для решения других перспективных задач.

     С другой стороны, информация, не использованная в текущей практической деятельности, становится знанием, являющимся всеобщим достоянием. Это говорит о том, что информация обладает как производственным, так и воспроизводственным процессом, поскольку сгенерированная один раз, она может перетекать в знание, а затем опять в конкретную информацию, рождая новые знания.  
Тем самым информационный ресурс используется в экономических отношениях  
точно так же, как труд или капитал, и можно выявить прямую зависимость между  
экономическими результатами и мерой количества и качества информации, введенной в экономический оборот.

     Современные требования к организации и представлению  информации для  
целей управления предъявляют новые требования к технике и технологии процессов обработки информации в самой организационной структуре.

   В условиях становления рыночной экономики, нарастающего многообразия проблем, требующих оперативного решения, обоснованность и эффективность решений, принимаемых органами управления, во многом зависят от качества и оперативности информационно-аналитического обслуживания процедур управления предприятием. Информация как ресурс развития и управления используется недостаточно. Органы управления предприятием, с одной стороны, ощущают дефицит необходимой и своевременно поставляемой информации, а с другой — объемы получаемой информации таковы, что не хватает времени ее обработать.

С другой стороны, все виды деятельности предприятия должны быть представлены и описаны однажды, точно, достоверно, своевременно актуализированы.

      Поэтому одной из главных проблем в формировании на экономическом объекте эффективной системы информационного обеспечения управления и принятия решений, является создание необходимых предпосылок для успешного выполнения задач организационного и функционального менеджмента, базирующихся на следующих принципах:

• активное формирование процедур информационного  обеспечения с учетом  
 особенностей и характеристик информации как ресурса управления;

• создание и развитие современных информационных технологий и соответствующего инструментария, для получения, обработки, анализа и оценки информации, требуемой для решения конкретных задач правления;

• создание собственных информационных ресурсов и технологий поддержки  принятия решений.

     Управление  как объективно данный информационный процесс имеет свою структуру и обязательную последовательность связей, которые обеспечивают его существование в этом качестве.

     Состав  необходимой информации на входе  системы определяется ее выполняемыми функциями и задачами. Излишняя информация создает информационный шум и затрудняет анализ и оценку задачи и соответственно функционирование системы. В этом состоит принцип получения необходимой для управления информации — чем меньше информации требуется для перехода от одного экономического состояния к другому, тем более эффективной является система управления.

      Идеальными  для системы управления считают  такие размеры и состав информации, которые отвечают условиям оптимального сочетания указанных принципов.  
 Однако необходимо помнить, что информация является ресурсом управления и имеет ценовой эквивалент. Поэтому при исследовании и анализе проблемы, следует учитывать фактор стоимости эффективность получения информации для решения необходимых задач. Если затраты на получение информации перекрывают эффект от улучшения поведения системы, то эта информация не является рациональной.

     С точки зрения информационного обеспечения  важнейшим этапом является подготовка информации для принятия решений. При этом на предприятии в процессе управления обычно кроме официальной информации используется и неформальная информация. Первая представляет собой организованный и заранее определенный информационный поток, ориентированный на действующую вертикальную и горизонтальную структуру управления. В отличие от нее неформальная система не связана структурными ограничениями, а также последовательностью отдельных операций. Благодаря чему этап выбора решения иногда делится на два параллельных взаимосвязанных подэтапа.

     По  А. А. Модину, процесс управления в  самом общем виде сводится к определенному предоставлению закономерностей развития производства и выбору таких воздействий на производственный процесс, которые бы обеспечивали достижение наилучших результатов. Другими словами, управление прежде всего представляет собой моделирование следующих процессов:

• во-первых, выбора наилучших или желаемых вариантов развития производства;

• во-вторых, поддержания должного уровня деятельности, т. е. управляющих воздействий.

Таким образом, реализация процесса управления нуждается в:

• модели, описывающей протекание производственных процессов и характеризующей его закономерности;

• информации, отражающей состояние и закономерности поведения всех элементов производственного процесса;

• знание рычагов воздействия на производственный процесс в те или иные моменты (механизм управления);

• стимулах управления.

     Происходящие  сейчас изменения условий вызывают необходимость усовершенствования системы управления с переключением основного внимания оперативного на стратегическое управление, ориентированное на будущее.

     Эту проблему можно решить путем изменения  организационной структуры, в частности, сокращения количества уровней управления. При этом уменьшается не только число звеньев системы, но и объем утраченной и неправильно истолкованной информации, численность участвующих в работе и допускающих ошибки исполнителей, количество связей между данными. В результате повышается эффективность управления в целом. Рост объема информации не обязательно должен вести к увеличению количества уровней управления.

Организационные полномочия 

     Говоря  о распределении полномочий и  делегировании функций управления в организационной структуре управления, необходимо иметь в виду, что проводится делегирование целого комплекса отношений, включающего задачи, полномочия, отношения ответственности и различные виды ресурсов управления.

Процесс делегирования возникает при  выполнении функций управления в каждой организации. И чем эффективнее сама процедура делегирования, тем большее влияние она оказывает на общую эффективность управления организацией в целом, формируя целый спектр неоспоримых преимуществ технологии менеджмента, и в первую очередь высвобождает время и внимание менеджера высшего звена (руководителя) для решения стратегических задач.

Необходимость делегирования полномочий в структурах организационного  
управления существовала всегда, а с переходом страны к рыночной экономике, становление которой невозможно без самостоятельных и предприимчивых работников, этот процесс стал наиболее актуален. Когда полномочия передаются компетентным и инициативным работникам, менеджмент приобретает большую гибкость, динамизм, оперативно реагирует на изменение окружающей среды.

     Организационный процесс осуществляется в двух направлениях:

• создание подразделений, которые соответствуют целям;

• установление взаимоотношений и полномочий, которые связывают высшие  
 уровни управления с низовыми звеньями работников.

Задачи управления распределяются между элементами структуры (работниками управления) и координируются в процессе выполнения через взаимоотношения полномочий. При этом каждый уровень управления наделен собственным набором полномочий, а сами полномочия регулируются в процессе взаимоотношений между их уровнями управления путем делегирования.

Под полномочиями в менеджменте понимается ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение задач. Необходимо отметить, что полномочия согласуются с выполняемыми должностными инструкциями.

Организационные полномочия имеют как внутренние, так и внешние ограничения. Пределы полномочий внутри организации определяются нормативами, правилами, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и т. п., а также корпоративной культурой. Внешние ограничения прописаны в различных законодательных актах, обусловлены традициями, обычаями и социально-культурными стереотипами общества.

Делегирование — это одна из наиболее сложных проблем управления, связанная, прежде всего с размером предприятия; это средство, с помощью которого руководитель распределяет среди работников организации множество задач (работ), выполнение которых необходимо для достижения поставленных целей. Таким образом, под процедурой делегирования понимают поручение вышестоящего уровня управления на выполнение определенных заданий элементами организационной структуры нижестоящего уровня.

Делегирование полномочий — это передача полномочий лицу, которое берет на себя ответственность за решение определенных задач, и предполагает формирование у последнего статуса лица, принимающего решение.

    Сама  сущность делегирования предполагает передачу задач и полномочий от высших уровней руководства  низшим. 
 

 
 
 
 
 
 

    Рис.1. Процесс делегирования полномочий в акционерном обществе 

Надо помнить, что делегирование полномочий и задач порождает в организации проблему распределения ответственности. Под ответственностью управления будем понимать обязательство активного элемента структуры управления (работника) выполнять задачи, присущие занимаемой должности, и отвечать за результаты своей деятельности.