Часть оборудования и услуг вы получаете  бесплатно, за счет аренды выставочной площади определенного размера. Чем больше арендуемая площадь, тем шире оказываемые услуги и больше объем дополнительного оборудования. Специфика ваших экспонатов, организация работы и ваши финансовые возможности определяют, какие заказать услуги и оборудование.

    Оформление  выставочного стенда должно быть выдержано в едином стиле и концентрировать внимание посетителей на экспонатах, выставленных на стенде. Не увлекайтесь идеями оформления стенда, помните, что самое основное – это ваши экспонаты, все остальное должно оттенять, обрамлять, дополнять, но, ни в коем случае не отвлекать внимание от основного.

    Естественно, если на выставке представлена новинка  или ваша основная перспективная продукция, предусмотрите для нее наиболее выгодное, хорошо просматриваемое посетителями место.

    Надписи и плакаты, расположенные рядом  с экспонатами, должны взаимно дополнять друг друга. Насколько удачна ваша комбинация из этих трех составляющих – будет ясно в первые часы работы выставки: неправильное расположение или неполная информация вызывают много дополнительных вопросов со стороны посетителей. Простой анализ вопросов покажет вам, что вы не учли при размещении экспонатов и поясняющих надписей.

    Оформить  стенд помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На выставочном стенде должны преобладать экспонаты, по возможности, в действующем виде. Если это невозможно, то их работу должны пояснять макеты, демонстрационные табло, фильмы. Даже самая хорошая фотография не заменит оборудование или продукцию. Фотография может демонстрировать область применения или, например, гамму возможных расцветок и т.д. Если, кроме фотографий и плакатов, вам нечего представить на выставке – вам лучше в ней не участвовать. Подумайте о другой форме рекламы, например, прямой почтовой рассылке рекламных проспектов (см. Список исп. ист. п. 18).

    Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из зелени и цветов. Живые цветы и растения не всегда удобны: выставочные залы не лучшая среда обитания, а полив может испортить экспонаты или рекламу. Композиции из искусственных цветов и зелени более удобны, практически не требуют ухода, их можно подвесить, разместить на любом уровне и в любом месте.

    Никогда не считайте работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Опыт первых дней, а иногда и часов работы может показать, что какие-то решения были не совсем правильными. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести другие изменения. Если изменение невозможно, учтите ошибки, хотя бы на будущее, и не повторяйте их на следующих выставках. Как говорится, не ошибается тот, кто ничего не делает.

    Помните, что любая выставка – это одновременно и процесс учебы: учитесь вы, учатся ваши конкуренты и партнеры. С каждым разом меняются оформление и дизайн выставок. Появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие внимание посетителей. Появляются и исчезают, потому что на одном-двух стендах, они интересны, но установленные на всех – уже не привлекают внимание посетителей.

    До  начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов: тематика выставки; цели участия в выставке; перечень продукции, услуг, представляемых на выставке; основные новинки; задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров на поставку, продажу и т.д.); план стенда; закрепление мест на стенде за каждым стендистом; распорядок работы; в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде; основные категории предполагаемых посетителей; модели поведения с каждой категорией посетителей; формы регистрации посетителей; формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

    Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все замечания и пожелания работающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом закрепляют связь с представителями прессы. Если намечается такое поручение, то специалиста необходимо предупредить заранее, чтобы он имел время для надлежащей подготовки (разработки пресс-релиза).

    До  начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию. Как правило, все это размещают в одной или двух папках. Одна папка может содержать, сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям: адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки заказов, коммерческие прайс-листы с возможными скидками и дополнительными условиями для оптовых покупателей и т.д.

    В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или, наоборот, только те, в которых он разбирается меньше, - все зависит от организации работы на стенде и личных качеств стендиста (см. Список исп. ист. п. 11).

    Во  время выставки желательно, чтобы  каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте (при необходимости, в первые дни работы выставки расписание мест можно изменить для наибольшего удобства работы стендистов и наилучшего ознакомления посетителей с экспонатами).

    Особое  значение в период работы на выставке приобретает охрана изобретений, технологий и ноу-хау. К сожалению, большинство изобретателей, хорошо зная предмет изобретения, склонны забываться и во всех подробностях и деталях рассказывать всю суть своего изобретения посторонним людям и даже конкурентам.

    Во  избежание разглашения коммерческих секретов их следует привлекать к работе на выставке с большой осторожностью.

    Организация выставки существенно изменяет характер работы руководителя фирмы в период выставки. Желательно, чтобы руководитель присутствовал на стенде во время работы выставки. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде.

    Обычно  заранее (за день-два) становится известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения и т.д. (об этом можно справиться в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя на стенде может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.

    Лучшее, что может сделать руководитель – это наблюдать и делать правильные выводы: сколько действительно необходимо выставочной площади для выставок такого типа, какие товары или услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки.

    Посещение других выставочных стендов руководителю поможет уловить тенденции в развитии того или иного направления производства товаров или услуг, прояснить собственную позицию и позицию фирмы. Помните, что выставка – удобный повод (почти нейтральная территория) посетить не только партнеров по бизнесу или производству, но и конкурентов, При этом учтите возможность ответных посещений как тех, так и других (см. Список исп. ист. п. 4).

    3. РЕЗУЛЬТАТЫ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ

    3.1 Оценка эффективности и конкурентоспособности выставочной деятельности

 

    Эффективной любой вид торговой деятельности, в том числе и выставочно-ярмарочную, можно назвать лишь в том случае, если все заинтересованные в этом процессе юридические лица – продавец, покупатель и посредник – достигают намеченной цели, получают прибыль. Однако необходимо иметь в виду, что для любой составляющей инфраструктуры товарного рынка экономический эффект имеет два аспекта: прямой и косвенный; Прямой эффект – эффект получаемый от результата деятельности инфраструктуры непосредственно самой инфраструктурной составляющей товарного рынка. Косвенный эффект – эффект в тех отраслях экономики, на которые направлены усилия инфраструктуры. Вторичный эффект всегда более ощутим по сравнению с первичным эффектом. Эффективность инфраструктуры в большей мере оценивается вторичным эффектом. К примеру, отсутствие дефицита потребительских товаров, широта их ассортимента дают выгоды торговле, но они ни в коей мере не сопоставимы с теми выгодами, которые имеет покупатель этих товаров. Особенно это касается потерь времени на покупки, стояние в очередях, поиск нужного товара и пр. Классика экономической науки уже давно констатировала, что благосостояние общества и каждого его члена в отдельности определяется не уровнем достатка, дохода, приходящегося на каждого из членов общества, а величиной свободного времени, которое направляется на самосовершенствование личности (см. Список исп. ист. п. 16).

    Для продавца показателем эффективной  торговли будет наличие большого количества выгодно заключенных контрактов и проданной продукции. С точки зрения организаторов ярмарки, эффективной (рентабельной) она будет, если в ходе ярмарочной торговли будут покрыты все издержки и получена прибыль. Основные статьи расхода практически для любой ярмарки или выставки-продажи включают: расходы по аренде помещения и оборудования; оформительские, типографские и информационно-рекламные расходы; транспортно-складские расходы; представительские расходы; организационные расходы; технические и другие расходы.

    Рассмотрим  источники покрытия этих расходов. Перечень статей доходов выставки включает: плату за участие в выставке или ярмарке; стоимость экспозиционных мест; плату за рекламу; плату сервисного обслуживания; плату за услуги консультантов, переводчиков и др. 
Баланс доходов и расходов приведен в таблицах 2 и 3 (Прил. 1, табл. 2, 3).

    Основным  источником доходов являются взимаемые  с участников сборы, т.е. плата за использование экспозиционного места. Стоимость эта определяется типом выбранного экспозиционного места (см. Список исп. ист. п. 23).

    Существует  система, подразделяющая выставочную  площадь на три типа (Прил. 1, табл. 4).

    Рассмотрим  методику расчета размера взимаемой  с участников платы. Определим два показателя:

1. стоимость 1 кв. м выставочной площади;
2. расходы на одного участника.

    Стоимость 1 кв. м выставочной площади составляет:

    

(1),

    где C-стоимость 1 кв.м. выставочной площади

    P-общие расходы

    S-общая выставочная площадь

    При этом общие расходы, учитываемые при расчете стоимости 1 кв. м выставочной площади, включают расходы по аренде выставочной площади, оформительские расходы и половину непредвиденных расходов. Исходя из условных цифр, получим 200,0 тыс. руб. (100000+80000+20000=200000 руб.). А поскольку общая выставочная площадь S_o6 = 1000 кв. м, то стоимость 1 кв. м выставочной площади составит:

    200 тыс. руб.: 1000 кв. м = 200,0 руб. за 1 кв. м.

    Для определения значения второго показателя, отражающего величину расходов на одного участника, воспользуемся формулой:

    

(2),

    где Р — расходы на одного участника;

    Р₂ — общие расходы, учитываемые при расчете данного показателя;

    N — общее число участников выставки.

    При этом общие расходы, учитываемые  при расчете расходов на одного участника, включают транспортные и складские расходы, заработную плату членам оргкомитета, расходы на охрану, культурную программу, информационно-рекламные и половину непредвиденных расходов.

    Общее число участников выставки определяется следующим образом:

    

(3),

    Где S-средняя выставочная площадь. Она определяется по формуле:

    

(4),

    где соответственно максимальная и минимальная  выставочные площади (S    = 20 кв. м; S   = 2,5 кв. м). Тогда средняя выставочная площадь составит:

    S сред.=20+2,5/2=11,25 кв.м

    И общее число участников: