Организация выставочной деятельности

    Планирование  выставки можно разделить на три  этапа:

    1) планирование подготовки выставки;

    2) планирование проведения выставки;

    3) планирование работы после окончания выставки.

    Планирование  подготовки выставки должно включать:

    - составление перечня выставляемой продукции;

    - составление плана выставочного стенда; заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги;

    - изготовление рекламных материалов: информационных листов; плакатов; буклетов; проспектов; подготовка информационных материалов: технических описаний; прайс-листов; папок стендистов;

    - подготовка стендистов и персонала;

    - составление сметы затрат.

    Планирование  работы выставки включает:

    - составление расписания работы персонала; инструктаж персонала;

    - закрепление экспонатов за сотрудниками;

    - завоз и вывоз оборудования; организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции;

        - организация учета посетителей, интересующихся вашей продукцией.

    Планирование  работы после окончания выставки включает:

    - регистрацию посетителей, покупателей, интересующихся вашей продукцией в результате посещения выставки;

    - подведение итогов выставки (затрат, дохода);

    - разбор допущенных ошибок при планировании выставки и стенда, анализ оригинальных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм).

    Перечень  продукции, которую вы собираетесь  представить на выставке, должен соответствовать тематике выставки, но у стендистов всегда должны быть материалы, отражающие все направления деятельности вашей фирмы».

    Составив  перечень продукции, вы легко можете составить перечень необходимых для ее рекламы материалов. Хорошо, если на каждый вид выставляемой продукции у вас разработан информационный лист. В некоторых случаях для технически сложной продукции целесообразно иметь даже два листа: один с общим описанием назначения и функций, другой, рассчитанный на специалистов в данной области, интересующихся вашей продукцией – с подробными техническими характеристиками (см. Список исп. ист. п. 22).

    Несколько видов товаров, продукций, близких  по назначению, можно объединить на одном информационно-рекламном листе.

    К российским особенностям подготовки и  проведения выставок можно отнести пока еще недостаточный сервис услуг. Так, например, ассортимент проката выставочного оборудования еще весьма скромен: в основном, это стандартные алюминиевые профили и белые стенные панели - вот практически и весь набор. Если вам понадобится выставочный модуль особой конструкции или другого цвета, вам придется заказывать его задолго до начала выставки. Некоторые фирмы поступают так: один раз приобретают необходимые конструкции и перевозят свой собственный оригинальный модуль с выставки на выставку, монтируя его собственными силами.

    Очень редки другие услуги, например, прокат искусственных цветов.

    В последнее время оргкомитетами выставок предлагается довольно широкий набор выставочной мебели и витрин, но часто это оборудование, прошедшее несколько выставок, выглядит несколько удручающе, стоимость проката при этом очень велика. Поэтому при заказе того или иного оборудования проверьте заранее, еще до монтажа, выставочного стенда, его внешний вид и пригодность к демонстрации (см. Список исп. ист. п. 5). 

    2.2 Оформление выставочного стенда 

    Выставочный стенд – это лицо фирмы, поэтому к его оформлению необходимо относиться как можно внимательнее. Почему-то на нашей российской «рекламной ниве» часто встречаются руководители, которые очень требовательно относятся к рекламным объявлениям в газетах и журналах, не жалея сил, корректируют их по нескольку раз, и совершенно бесстрастно относятся к тому, как выглядит их выставочная экспозиция.

    Для многих потенциальных покупателей  или партнеров чтение газет с рекламой – занятие каждодневное, а посещение выставки и вашего стенда может стать событием. Поэтому нужно сделать это событие запоминающимся, приложив к этому смекалку, опыт и интеллект.

    Особое, если не главное, значение при проведении выставки играет подготовка выставочного стенда. Обычно оргкомитеты выставок в информационном письме указывают размеры минимального стенда, а также размеры других предлагаемых стендов, описание услуг, и оборудования, полагающихся при аренде площади того или иного размера. На выставках, организуемых иностранными компаниями или с иностранным участием, предлагаются варианты стандартных выставочных модулей разных размеров и конфигураций. Как правило, вы можете заказать стенд по собственным эскизам, при условии, что вы вписываетесь в отведенное вам место и делаете это заблаговременно.

    Первый  вопрос, который возникает перед  фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера необходим стенд? Размер стенда играет, конечно, определенную представительскую роль, но далеко не ту, которую принято у нас ей отводить (см. Список исп. ист. п. 13).

      Гораздо большую роль играет  оригинальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Небольшой стенд может успешно представлять и крупную фирму: дело не только в количестве выставочных метров, но в их качестве.

    Умение  оригинально оформить ваш стенд, сделать его интересным для посетителя – это то главное, что должно занимать всех работающих над подготовкой к выставке. Старайтесь шире использовать нестандартные решения и композиции, но не в ущерб обзору и условиям демонстрации экспонатов.

    При наличии у вас нестандартного оборудования, предназначенного для работы или демонстрации продукции, мебели, предусмотрите возможность доставки ею на ваш выставочный стенд.

    План  стенда, как правило, соотносится  с составленным вами перечнем продукции. Остается лишь предусмотреть место для каждого экспоната, место для рекламных и информационных материалов.

    Расположение  экспонатов – дело вкуса. Их можно располагать на одном уровне или на нескольких – все зависит от габаритов экспонатов, их внешнего вида и плана вашего стенда.

    Располагая  экспонаты, необходимо обратить внимание на следующее: прежде чем планировать расположение экспонатов, отследите по плану выставки, как, в каком направлении будет двигаться основной поток посетителей. Обычно он идет от входных дверей к выходу или в направлении следующего зала: экспонаты должны быть расположены так, чтобы были они видны основному потоку посетителей; работающие стендисты не должны перекрывать обзор посетителям основных экспонатов; а если у вас, предположительно, есть экспонат или работающая модель, которая во время демонстрации будет привлекать посетителей длительное время, предусмотрите место для данного экспоната так, чтобы группа стоящих и разглядывающих его посетителей не мешала работе остальных стендистов и общему потоку посетителей на вашем стенде; поясняющие надписи или плакаты размещайте рядом или над экспонатом, надписи должны легко читаться от границы вашего выставочного стенда (см. Список исп. ист. 15).

    Всю выставочную экспозицию можно разделить  на несколько условных зон:

- выставочная – та площадь, на которой, собственно, располагаются, ваши экспонаты (с учетом их функционирования и места для работы стендистов);

- офис – место для заключения договоров, ведения переговоров, отдыха сотрудников;

    - вспомогательная – место для складирования упаковки от экспонатов, небольшого запаса готовой продукции (см. Список исп. ист. п. 19).

    Как компоновать эти зоны, какие из них нужны вам на данной выставке, вы должны определить сами — это зависит от вида вашей продукции, специализации выставки и пр.

    Есть  несколько вопросов по организации  работы стенда, которые иногда остаются без внимания и «выплывают» в последний момент, разрушая предварительно намеченные планы.

    Место для одежды. Одежда стендистов, ведущих  переговоры посетителей, портфели и сумки, разбросанные по выставочному стенду — не лучшее его украшение. В комплект выставочного оборудования обычно предлагаются навешивающие на стены модуля вешалки или стационарные шкафы. Заказывая их, учитывайте сезон: зимой места под одежду понадобится больше, в теплый сезон - можно ограничиться минимумом.

    Место для отдыха. При длительной работе выставки, нестабильности потоков посетителей необходимо предусмотреть место для кратковременного отдыха сотрудников. Кроме того, далеко не на всех выставках есть буфеты или столовые для питания стендистов. Даже при их наличии очереди и высокие цены могут вынудить ваших сотрудников оставаться голодными, что не лучшим образом скажется на их работоспособности. А вид жующих или распивающих чай стендистов может негативно отразиться на мнении о вашей фирме посетителей выставки.

    Если  есть возможность, лучше предусмотреть  возможность питания ваших стендистов в недоступном посетителям месте.

    Место для посуды, приготовления напитков. Если вы ведете переговоры, и у вас на стенде заключаются контракты, договоры, вам необходимо предусмотреть место для посуды, прохладительных напитков, приготовления чая или кофе.

    Склад. Плохое впечатление производит стенд, загруженный пустыми коробками, портфелями и чемоданами сотрудников и посетителей.

    Если  ваши экспонаты или продукция, которую  вы собираетесь реализовать в период проведения выставки, упакована в картонные коробки и вы намерены хранить их на вашем выставочном стенде, обязательно предусмотрите на стенде место для их хранения, закрытое от посетителей.

    Место для переговоров. При наличии  у вас шумных экспонатов, или шумных экспонатов, принадлежащих другим фирмам, непосредственно рядом с вашим стендом, следует предусмотреть закрытое помещение для переговоров. Шум от этих экспонатов может свести на нет ваши усилия при переговорах с представителями фирм.

    В комнате переговоров должны быть варианты договоров, ваших коммерческих предложений, прайс-листы, рекламные материалы вашей продукции, чистая бумага.

    Место для рекламных и информационных материалов. На руках у стендистов должны находиться папки с необходимой информацией. Обычно такая папка находится на рабочем месте стендиста, но это отвлекает внимание посетителей от экспонатов (иногда у некоторых посетителей возникает желание захватить ее на память). Желательно, чтобы такие папки имели постоянное место, но не были видны посетителям.

    На  большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Место хранения выбирают в зависимости от объема и количества рекламных материалов. Хранить можно непосредственно на выставочной площади, на специальном открытом стеллаже или в шкафу.

    Помимо  общедоступных материалов на стенде обычно находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей фирм, посещающих ваш стенд. Такие материалы лучше хранить в офисе вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров (см. Список исп. ист. п. 3).

    Работа  с оргкомитетом проведения выставки касается, как правило, всей совокупности вопросов по организации и проведению выставки. Работа с оргкомитетом начинается сразу после принятия решения об участии вашей фирмы в данной выставке.

    Ваше  согласие в участии оформляется  либо договором, либо подписанием заказа-договора. В любом случае вам необходимо предусмотреть выполнение оргкомитетом следующих работ: предоставление аренды выставочной площади (открытой, закрытой); аренда и монтаж выставочного оборудования (стен, выставочного модуля в соответствии с вашим планом выставочного стенда); установка розеток (если вам необходимо нестандартное напряжение, укажите обязательно), дополнительных светильников; аренда и установка подиумов под экспонаты; предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, холодильника, мойки, паласа, телефона, столов, стульев; надпись на фризе (название вашей фирмы над вашей экспозицией); публикация сведений в каталоге выставки; при необходимости закажите услуги грузчиков или автопогрузчика.